Démarrer une entreprise de nettoyage pour des bureaux ou des maisons dans l’État de Californie a son propre ensemble de considérations juridiques. Il s’agit notamment de choisir l’entité commerciale appropriée, d’obtenir les licences ou permis requis, de s’occuper de la santé et de la sécurité, de faire de la publicité, de créer des énoncés de politique et des contrats, d’obtenir une assurance et de traiter avec les employés.
Pour en savoir plus sur d’autres opportunités commerciales en Californie, consultez la section de Nolo sur le démarrage d’une entreprise en Californie.
Choisir l’entité commerciale
Bien que vous puissiez exploiter votre entreprise de nettoyage en tant qu’entreprise individuelle ou société de personnes, vous devriez envisager d’utiliser une forme juridique qui vous protège de la responsabilité personnelle, telle qu’une société ou une société à responsabilité limitée. Contrairement à de nombreux autres types d’entreprises, telles que certaines entreprises professionnelles ou de conseil, votre entreprise de nettoyage fonctionnera dans les bureaux ou les maisons d’autres personnes, et vous aurez probablement des employés engagés dans une quantité importante d’activité physique. Ces faits augmentent la probabilité qu’un employé ou une autre personne puisse être blessé, ou que les biens d’un client puissent être endommagés par vous ou l’un de vos travailleurs — auquel cas vous voudriez que l’entreprise, et non vous personnellement, soyez responsable de toute responsabilité.
En savoir plus sur le choix d’une structure d’entreprise.
Licences et permis
Même si vous êtes un propriétaire unique, vous devriez envisager d’obtenir un numéro d’identification fiscale fédéral, connu officiellement sous le nom de Numéro d’identification de l’employeur (EIN). Le processus est facile et peut être complété en ligne à irs.gov .
Diverses autres licences et permis seront également nécessaires; ceux-ci peuvent inclure:
- une licence commerciale
- un permis de code de prévention des incendies
- une divulgation de matières dangereuses
- un permis d’évacuation des eaux usées
- un numéro d’identification de l’EPA de l’État et
- un formulaire d’enregistrement de l’État pour les employeurs
Pour en savoir plus sur les licences et les permis dont vous pourriez avoir besoin, vous devriez consulter le – utiliser le site Web de CalGOLD, qui est maintenu par le Bureau du Gouverneur pour le développement économique et commercial; il vous montrera la plupart des différentes licences et permis qui peuvent être nécessaires pour l’un des près de 150 types d’entreprises, y compris les services de maintenance de nettoyage de conciergerie.
Santé et sécurité
Nettoyer les bureaux ou les maisons n’est peut-être pas l’activité la plus dangereuse, mais les personnes qui font le nettoyage peuvent travailler avec des produits de nettoyage quelque peu toxiques, et lorsque des personnes se déplacent dans une maison ou un bureau, des accidents peuvent survenir. Si vous avez des employés, la Californie exige que vous prépariez un Plan de prévention des blessures et des maladies; plus d’informations sont disponibles auprès de la Division de la Santé et de la Sécurité au Travail (DOSH) du Département des Relations industrielles de Californie.
La federal Occupational Safety&Health Administration (OSHA) a également une variété de réglementations relatives, entre autres, à la protection des yeux et du visage, à la protection des mains et des pieds, aux substances toxiques et dangereuses et à la ventilation. Pour plus de détails sur les règles fédérales de sécurité et de santé, consultez la section Industrie du nettoyage du site Web de l’OSHA.
Publicité
Bien que le bouche-à-oreille soit souvent le meilleur moyen d’attirer de nouveaux clients, avec une nouvelle entreprise de nettoyage, vous devrez probablement faire au moins de la publicité. Quelle que soit la façon dont vous choisissez de faire de la publicité (votre propre site Web, l’affichage de flyers dans les espaces publics, Craigslist, l’annuaire téléphonique), les meilleurs conseils sont (a) d’être précis et (b) de faire très attention à décrire des réductions spéciales ou à dire que quelque chose est « gratuit. »Si vous offrez quelque chose gratuitement, mais qu’il y a des conditions, vous devez indiquer quelles sont ces conditions; si vous offrez quelque chose à prix réduit, il doit vraiment être moins cher que votre prix normal. Les interdictions de publicité mensongère sont incorporées dans la loi californienne dans le cadre du Code des affaires et des professions de l’État.
Énoncés de politique et contrats
Différents clients peuvent avoir des idées différentes sur exactement quels services votre entreprise de nettoyage fournira. Il est dans votre propre intérêt de préciser à l’avance — par écrit — ce que vous ferez et ne ferez pas pour vos clients. Si vous avez un site Web, vous devez y publier vos politiques. Que vous ayez ou non un site Web, vous devez fournir un document imprimé contenant les informations sur la politique à tous vos clients avant de conclure un accord et de commencer à travailler.
Par exemple, si vous nettoyez des maisons, vous devez indiquer des choses telles que:
- qui achètera les produits de nettoyage
- comment les produits chimiques seront éliminés
- exigences pour un chauffage, un refroidissement et une ventilation adéquats
- exigences concernant les enfants ou les animaux domestiques non surveillés
- règles concernant le fonctionnement des machines à laver, des séchoirs et d’autres équipements électriques
- règles concernant les portes répondantes
- règles concernant le partage des informations personnelles des clients
Plusieurs de ces mêmes types de règles s’appliquerait également au nettoyage des bureaux et autres zones commerciales. Au-delà d’un ensemble général de règles, il est utile de travailler avec chaque client particulier pour créer un plan écrit pour les services spécifiques à fournir.
Pour qu’un contrat de services soit juridiquement contraignant, (a) vous et votre client devez vous entendre sur l’objet du contrat (il doit y avoir une « réunion des esprits”) et (b) il doit y avoir un échange de valeur (également appelé « contrepartie” — dans le cas d’une entreprise de nettoyage, généralement l’échange de services de nettoyage contre de l’argent). Si les services concernés seront achevés en moins d’un an, le contrat n’a pas besoin d’être écrit; cependant, un contrat écrit est toujours plus sûr. Vous devriez envisager de rédiger — ou de faire rédiger par un avocat — un contrat type que vous pouvez modifier pour des clients individuels.
Pour en savoir plus sur les énoncés de politique, les contrats commerciaux et les questions connexes, consultez le Guide juridique pour le démarrage d’une entreprise de nettoyage &Gérer une petite entreprise, par Fred Steingold (Nolo)
Assurance
Il existe des risques particuliers associés à la gestion d’une entreprise de nettoyage, tels que les employés glissant et tombant au travail et les dommages ou la destruction involontaires des biens des clients. Ceux-ci s’ajoutent à des risques commerciaux plus génériques pour votre propre propriété commerciale, tels que le feu ou le vol.
Essayez de travailler avec un agent d’assurance qui a de l’expérience dans la rédaction de polices pour des entreprises de nettoyage. Vous aurez besoin d’une excellente couverture de responsabilité générale en cas de dommages ou de destruction des biens de vos clients — ou de blessures aux clients eux-mêmes. Pour la couverture des biens, essayez de vous assurer que tous les biens importants pour votre entreprise, tels que les fournitures et l’équipement, sont entièrement couverts. Vous voudrez également une assurance automobile appropriée pour vous couvrir, vous et vos employés, qui voyagent entre les lieux de travail. Et, enfin, en fonction des réglementations et des normes locales, vous voudrez peut-être étudier la liaison pour votre entreprise.
Pour plus d’informations, consultez l’article de Nolo sur l’obtention d’une assurance entreprise.
Employés
La plupart des entreprises de nettoyage ont des employés et, dans de nombreux cas, il peut y avoir un roulement relativement fréquent. Vous devez vous informer sur les questions fondamentales du droit du travail telles que la discrimination illégale, l’indemnisation des travailleurs et la façon de gérer le processus d’embauche. En ce qui concerne l’embauche en particulier, apprenez à:
- créer une demande d’emploi utile qui n’inclut pas de questions illégales
- vérifier les références ou faire d’autres demandes de préemploi — encore une fois sans violer les lois sur la protection de la vie privée ou chercher autrement des informations illégales, et
- poser des questions d’entrevue qui sont à la fois utiles et légalement autorisées.
Gardez à l’esprit qu’il existe certaines lois du travail qui peuvent être particulièrement pertinentes pour les entreprises de nettoyage, telles que celles relatives au salaire horaire minimum, au travail des enfants et à la documentation requise pour pouvoir travailler.
De plus, si vous envisagez de traiter certaines personnes qui effectuent les travaux de nettoyage en tant qu’entrepreneurs indépendants, procédez avec une extrême prudence. L’IRS a des règles très particulières sur qui peut être classé comme entrepreneur indépendant, et les personnes qui obtiennent des emplois de nettoyage par le biais de votre entreprise de nettoyage peuvent, à tout le moins, tomber dans une zone grise. Un document spécifique qui mérite d’être examiné est le formulaire SS-8 de l’IRS (Détermination du statut de travailleur aux fins des impôts fédéraux sur l’emploi et de la retenue d’impôt sur le revenu), qui expose les nombreux critères potentiels utilisés par l’IRS pour déterminer le statut de travailleur; il est disponible à l’adresse suivante: irs.gov .
L’État de Californie a également ses propres règles et directives concernant les entrepreneurs indépendants; des informations sont disponibles sur les pages Web du Département des Relations industrielles et du Centre des services fiscaux de Californie.