Iniciar un negocio de limpieza para oficinas u hogares en el Estado de California tiene su propio conjunto de consideraciones legales. Estos incluyen elegir la entidad comercial adecuada, obtener las licencias o permisos necesarios, ocuparse de la salud y la seguridad, hacer publicidad, crear declaraciones de políticas y contratos, obtener seguros y tratar con los empleados.
Para obtener más información sobre otras oportunidades de negocios en California, consulte la sección de Nolo sobre Cómo iniciar un negocio en California.
Elegir la Entidad Comercial
Si bien puede operar su negocio de limpieza como propietario único o sociedad, debe considerar el uso de una forma legal que lo proteja de la responsabilidad personal, como una corporación o una compañía de responsabilidad limitada. A diferencia de muchos otros tipos de negocios, como ciertos negocios profesionales o de consultoría, su negocio de limpieza operará en oficinas u hogares de otras personas, y es probable que tenga empleados que realicen una cantidad significativa de actividad física. Estos hechos aumentan la probabilidad de que un empleado u otra persona pueda resultar lesionado, o que la propiedad de un cliente pueda resultar dañada por usted o por uno de sus trabajadores, en cuyo caso usted querría que la empresa, no usted personalmente, fuera responsable de cualquier responsabilidad.
Obtenga más información sobre cómo elegir una estructura de negocio.
Licencias y permisos
Incluso si opera como propietario único, debe considerar obtener un número de identificación fiscal federal, conocido formalmente como Número de Identificación de Empleador (EIN). El proceso es fácil y se puede completar en línea en irs.gov.
También se necesitarán varias otras licencias y permisos; estos pueden incluir:
- una licencia comercial
- un permiso de código de incendio
- una divulgación de materiales peligrosos
- un permiso de descarga de aguas residuales
- un número de identificación de la EPA del Estado, y
- un formulario de registro estatal para empleadores
Para obtener más información sobre qué licencias y permisos puede necesitar,-usar el sitio web de CalGOLD, que es mantenido por la Oficina de Negocios y Desarrollo Económico del Gobernador; le mostrará la mayoría de las diversas licencias y permisos que pueden ser necesarios para cualquiera de los casi 150 tipos de negocios, incluidos los Servicios de Mantenimiento de Limpieza de Conserjería.
Salud y seguridad
La limpieza de oficinas u hogares puede no ser la actividad más peligrosa, pero las personas que hacen la limpieza pueden estar trabajando con suministros de limpieza que son algo tóxicos, y cuando las personas se mueven por una casa u oficina, pueden ocurrir accidentes. Si va a tener empleados, California requiere que prepare un Plan de Prevención de Lesiones y Enfermedades; más información está disponible a través de la División de Salud y Seguridad Ocupacional (DOSH, por sus siglas en inglés) del Departamento de Relaciones Industriales de California.
La Administración Federal de Seguridad Ocupacional & La Administración de Salud (OSHA) también tiene una variedad de regulaciones relacionadas, entre otras cosas, con la protección de los ojos y la cara, la protección de manos y pies, las sustancias tóxicas y peligrosas y la ventilación. Para obtener más detalles sobre las reglas federales de seguridad y salud, consulte la sección industria de limpieza del sitio web de OSHA.
Publicidad
Mientras que el boca a boca es a menudo la mejor manera de conseguir nuevos clientes, con un nuevo negocio de limpieza, probablemente necesitará hacer al menos algo de publicidad. Independientemente de cómo elija hacer publicidad (su propio sitio web, publicar folletos en espacios públicos, Craigslist, la guía telefónica), los mejores consejos breves son (a) ser precisos y (b) tener mucho cuidado al describir descuentos especiales o decir que algo es «gratis».»Si ofreces algo gratis, pero hay condiciones, debes declarar cuáles son esas condiciones; si ofrece algo con descuento, debe ser realmente más barato que su precio normal. Las prohibiciones de publicidad falsa se incorporan a la ley de California como parte del Código de Negocios y Profesiones del Estado.
Declaraciones de política y contratos
Diferentes clientes pueden tener ideas diferentes sobre exactamente qué servicios proporcionará su empresa de limpieza. Es de su propio interés dejar claro por adelantado, por escrito, lo que hará y lo que no hará por sus clientes. Si tiene un sitio web, debe publicar sus políticas allí. Independientemente de si tiene un sitio web, debe proporcionar un documento impreso que contenga la información de la política a todos sus clientes antes de llegar a un acuerdo y comenzar a trabajar.
Por ejemplo, si limpia casas, debe indicar cosas como:
- quién comprará los productos de limpieza
- cómo se eliminarán los productos químicos
- requisitos de calefacción, refrigeración y ventilación adecuadas
- requisitos relativos a niños o mascotas no supervisados
- reglas relativas al funcionamiento de lavadoras, secadoras y otros equipos eléctricos
- reglas relativas a las puertas de respuesta
- reglas relativas al intercambio de información personal de los clientes
también se aplica a la limpieza de oficinas y otras áreas comerciales. Más allá de un conjunto general de reglas, es útil trabajar con cada cliente en particular para crear un plan escrito para los servicios específicos que se proporcionarán.
Para que un contrato de servicios sea legalmente vinculante, (a) usted y su cliente deben acordar para qué es el contrato (debe haber una «reunión de mentes») y (b) debe haber un intercambio de valor (también conocido como «contraprestación», en el caso de un negocio de limpieza, generalmente el intercambio de servicios de limpieza por dinero). Si los servicios involucrados se completarán en menos de un año, el contrato no necesita ser por escrito; sin embargo, un contrato escrito siempre es más seguro. Debe considerar redactar, o tener un borrador de abogado, un contrato estándar que pueda modificar para clientes individuales.
Para obtener más información sobre declaraciones de política, contratos comerciales y asuntos relacionados, consulte Guía Legal para iniciar & Dirigir una pequeña empresa, de Fred Steingold (Nolo)
Seguros
Existen riesgos particulares asociados con la gestión de una empresa de limpieza, como los empleados que se resbalan y caen en el trabajo, y los daños o la destrucción involuntarios de la propiedad de los clientes. Estos se suman a los riesgos comerciales más genéricos para la propiedad de su negocio, como el incendio o el robo.
Trate de trabajar con un agente de seguros que tenga experiencia previa en la redacción de pólizas para empresas de limpieza. Querrá una excelente cobertura de responsabilidad civil general en caso de daños o destrucción de la propiedad de sus clientes, o lesiones a los propios clientes. Para la cobertura de propiedades, trate de asegurarse de que todas las propiedades de importancia para su negocio, como suministros y equipos, estén completamente cubiertas. También querrá un seguro de vehículo adecuado para cubrirlo a usted y a sus empleados que viajan entre lugares de trabajo. Y, finalmente, dependiendo de las regulaciones y estándares locales, es posible que desee investigar la vinculación para su negocio.
Para obtener más información, consulte el artículo de Nolo sobre Cómo Obtener un Seguro Comercial.
Empleados
La mayoría de las empresas de limpieza tienen empleados y, en muchos casos, puede haber rotación relativamente frecuente. Debe informarse sobre cuestiones básicas de la ley de empleo, como la discriminación ilegal, la compensación laboral y cómo manejar el proceso de contratación. Con respecto a la contratación en particular, aprenda a:
- crear una solicitud de empleo útil que no incluya preguntas ilegales
- verificar referencias o realizar otras consultas previas al empleo, de nuevo sin violar las leyes de privacidad ni buscar información ilegal de otro modo, y
- hacer preguntas para entrevistas que sean útiles y legalmente permisibles.
Tenga en cuenta que hay algunas leyes laborales que pueden ser particularmente relevantes para las empresas de limpieza, como las relacionadas con el salario mínimo por hora, el trabajo infantil y la documentación requerida de elegibilidad para trabajar.
Además, si está pensando en tratar a algunas personas que hacen el trabajo de limpieza real como contratistas independientes, proceda con extrema precaución. El IRS tiene reglas muy particulares sobre quién puede ser clasificado como contratista independiente, y las personas que obtienen trabajos de limpieza a través de su negocio de limpieza pueden, por lo menos, caer en una zona gris. Un documento específico que vale la pena revisar es el Formulario SS-8 del IRS (Determinación de la Condición de Trabajador para Fines de Impuestos Federales sobre el Empleo y Retención de Impuestos sobre la Renta), que establece los muchos criterios potenciales utilizados por el IRS para determinar la condición de trabajador; está disponible en irs.gov.
El Estado de California también tiene sus propias reglas y pautas con respecto a los contratistas independientes; la información está disponible en las páginas web del Departamento de Relaciones Industriales y el Centro de Servicios Fiscales de California.