Jeudi 27 août 2020

Tout au long de 2020, vous avez probablement dû réévaluer le budget de votre organisation à but non lucratif. Les défis sans précédent que la pandémie mondiale a mis en lumière ont forcé de nombreuses organisations à but non lucratif de petite et moyenne taille à fonctionner avec un budget encore plus serré que d’habitude.

Cela en fait le moment idéal pour votre organisation de rafraîchir votre compréhension des budgets de fonctionnement afin de réorganiser les vôtres pour en tirer le meilleur parti.

Chez Jitasa, nous aidons les directeurs exécutifs et financiers d’organisations à but non lucratif à organiser leurs finances pour une utilisation plus efficace. Dans nos histoires de réussite, vous pouvez lire d’autres organisations qui ont fait confiance à leurs informations financières à nos experts et comment la relation leur a permis de réorienter leur énergie et de se concentrer sur leur mission.

Une planification financière et une budgétisation efficaces sont encore plus importantes en ces temps difficiles. Une communication ouverte avec un expert sur les finances de votre organisation à but non lucratif peut vous aider à évaluer votre budget et à redéfinir vos objectifs en fonction des meilleures pratiques des experts.

Cela nous ramène à l’importance d’une compréhension globale des budgets opérationnels des organisations à but non lucratif. Dans ce guide, nous aborderons les bases et nous plongerons en profondeur pour aider votre organisme à but non lucratif à réévaluer votre budget pour l’année. Nous aborderons les points suivants :

1. Qu’est-ce qu’un budget à but non lucratif?
2. Caractéristiques des budgets effectifs
3. Composants budgétaires
4. Modèle de budget à but non lucratif
5. Examens budgétaires

N’hésitez pas à utiliser la navigation ci-dessus pour accéder à la section qui vous intéresse le plus pour votre organisation. Ou, lisez avec nous depuis le début pour un aperçu complet. Commençons!

Qu’est-ce qu’un budget à but non lucratif?

Un budget à but non lucratif est un document de planification utilisé pour prévoir les dépenses et allouer des ressources à votre organisation. Il détaille à la fois les coûts que votre organisation engagera ainsi que les revenus que vous attendez de recevoir sur une période de temps définie.

Votre organisme à but non lucratif élaborera régulièrement deux budgets primaires. Ce sont votre budget de fonctionnement et votre budget d’investissement.

Un budget de fonctionnement à but non lucratif décompose les recettes et les dépenses annuelles prévues pour l’organisation. Il répartit vos revenus par différentes sources de financement et vos dépenses d’exploitation par programme et frais généraux.

Votre budget d’immobilisations prévoit les dépenses et les revenus associés à des projets pluriannuels à long terme. Cela a tendance à couvrir les campagnes de financement de votre organisme à but non lucratif et d’autres campagnes de dépenses importantes.

Tout au long de l’année, ces budgets sont ce que vous examinez régulièrement pour suivre le processus de vos différents projets, le succès de la collecte de fonds et votre situation financière. Cela signifie que votre budget n’est pas quelque chose que vous créez mais que vous ne regardez plus jamais. C’est un document vivant qui devrait être au centre de vos activités financières.

Caractéristiques des budgets à but non lucratif efficaces

L’avantage de revoir votre budget à but non lucratif maintenant, pendant le chaos de 2020? Vous avez la possibilité de le rendre encore plus efficace. Lorsque vous et votre comptable travaillez ensemble pour élaborer ou redéfinir un budget efficace, vous devez garder à l’esprit les fonctionnalités qui rendent un budget le plus efficace.

D’après notre expérience, ces caractéristiques comprennent des activités définies, une période de temps spécifiquement définie et des mesures réalistes et mesurables. Couvrons chacune de ces fonctionnalités en profondeur.

Activités définies

Le budget de votre organisme à but non lucratif et votre plan stratégique doivent aller de pair. Chaque aspect de votre budget doit être directement associé à une activité spécifiquement définie que vous souhaitez accomplir.

En plus de cela, chacune de ces activités devrait avoir un budget distinct spécifiquement défini. Ces budgets distincts se combinent tous dans le budget opérationnel unique à l’échelle de l’organisation.

Par exemple, votre organisme à but non lucratif peut se fixer comme objectif d’amasser 15 000 $ pour construire un laboratoire informatique dans une école du centre-ville.

Vous devrez établir un budget qui planifie toutes les dépenses nécessaires à la construction d’un tel laboratoire informatique. Par exemple, vous devez estimer le coût qu’il faudra pour acheter les ordinateurs, investir dans un wifi efficace et rassembler divers équipements (comme une assurance) nécessaires à un tel investissement.

Sur votre budget plus important à l’échelle de l’organisation, vous devrez désigner les sources que vous utiliserez pour collecter ces 15 000 $ et allouer les fonds au projet.

Période spécifique

Lorsque votre organisme à but non lucratif fixe des objectifs pour le plan stratégique ou de développement de votre organisation, vous vous assurez que ces objectifs sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (ou INTELLIGENTS). La mesure que nous voulons souligner ici est l’aspect temps. Votre organisme à but non lucratif devrait être très attentif au temps que vous élaborez votre budget.

Les organisations à but non lucratif élaborent généralement un budget unique pour l’année. Cependant, il est important de tenir compte du moment où votre organisation s’attend à percevoir des revenus et du moment où vous souhaitez mener à bien les activités décrites dans le document. Par exemple, si vous savez que le #Mardi je donne et les dons de fin d’année sont une source majeure de revenus pour votre organisation à but non lucratif, vous pouvez décider de mener à bien un projet plus vaste directement après ces campagnes.

Une autre raison pour laquelle le temps est important? Obtenir l’approbation du budget et établir des check-ins pour votre équipe. Avant même de commencer le processus de budgétisation, vous devez définir un jour et une heure où vous souhaitez que le document soit approuvé par le conseil d’administration. Cela vous tient responsable en fournissant une date d’échéance pour terminer le plan.

Vous devez également mettre en place des check-ins réguliers avec votre équipe pour vous assurer de respecter le budget que vous avez prévu. De nombreuses organisations à but non lucratif effectuent un enregistrement rapide chaque mois avec un examen plus approfondi chaque trimestre.

Mesures réalistes et mesurables

L’idée de définir des mesures réalistes et mesurables va de pair avec la définition des activités dans le budget de votre organisation. Chacune de vos activités doit être associée à un montant spécifique pour chaque source de dépenses et de revenus.

Ceci est particulièrement important lorsque votre organisation élabore la partie recettes du budget. Le financement de votre organisme à but non lucratif doit être spécifiquement associé à différentes sources de collecte de revenus.

Par exemple, si vous vous attendez à recevoir 100 000 from d’une collecte de fonds individuelle cette année, vous pouvez déterminer que 50 000 come proviendront de donateurs importants, 20 000 from de votre campagne entre pairs, 20 000 from de votre page de dons en ligne, 10 000 from de la collecte de fonds par publipostage.

N’oubliez pas que chacune de ces mesures de financement doit être réaliste pour votre équipe. Déterminez ce qui est réaliste en analysant vos succès de collecte de fonds passés. Cependant, vous pouvez également choisir un objectif plus ambitieux pour pousser votre équipe à en collecter davantage. Ne le mettez pas trop haut, sinon vous risquez de décourager votre équipe.

Composants budgétaires pour les organisations à but non lucratif

Que vous élaboriez un budget pour les organisations à but non lucratif par vous-même ou que vous travailliez avec un expert-comptable, vous devrez vous assurer qu’il est complet avec vos revenus attendus et vos budgets de dépenses.

Ce sont les deux principales composantes d’un budget à but non lucratif. Approfondissons un peu plus chaque sujet.

Revenus attendus

Vos revenus attendus doivent être séparés et répartis par chaque source de collecte de fonds. Utilisez les données passées de votre équipe de développement pour mieux comprendre et prédire le montant que vous collecterez à partir de chaque source.

Il existe deux méthodes de prévision que vous pouvez utiliser pour prédire les revenus futurs de votre organisation à but non lucratif. Chacune de ces méthodes de prévision crée une certaine flexibilité dans le budget afin que votre organisation soit plus susceptible d’être sur la cible tout au long de l’année. Ces deux méthodes de prévision sont appelées méthode d’actualisation et méthode de coupure:

• Méthode de remise: À l’aide de cette méthode, votre équipe identifie le montant en dollars que vous attendez de recevoir de chaque source de collecte de fonds. Ensuite, vous multipliez ce montant par le pourcentage de probabilité de collecte de fonds. Par exemple, si vous demandez une subvention de 10 000 $ et que vous avez une probabilité de recevoir la subvention de 75 %, vous mettrez à jour les revenus prévus pour qu’ils soient de 7 500 $.
• Méthode de coupure: À l’aide de cette méthode, votre équipe identifie le montant total des revenus de collecte de fonds prévus, puis le multiplie par votre estimation de probabilité globale. Par exemple, si vous avez une histoire de collecte de fonds réussie et que vous vous attendez à une chance de succès de 80% de vos revenus estimés de 100 000 $, vous prévoyez 80 000 $.

Un comptable à but non lucratif pourra aider votre équipe à décider quelle méthode de prévision convient le mieux à votre budget. De plus, ils pourront travailler avec vous pour déterminer les taux de probabilité de vos prévisions.

Il peut être dangereux de prédire que vous aurez 100% de succès avec tous vos revenus prévus. Il est préférable d’être prudent lorsque vous planifiez à l’avance afin d’être plus certain d’avoir le financement dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs, quelles que soient les circonstances externes.

Budget de dépenses

La deuxième partie d’un budget à but non lucratif efficace est votre budget de dépenses. C’est l’outil que vous utilisez pour déterminer et prévoir les coûts supportés par votre organisation à but non lucratif pour financer vos différents projets.

Cela peut être décomposé en vos frais de collecte de fonds, d’administration et de programme. La combinaison de vos frais de collecte de fonds et d’administration est ce qui constitue les frais généraux de votre organisme à but non lucratif. Bien que le budget de dépenses de chaque organisme à but non lucratif soit légèrement différent, le Better Business Bureau recommande aux organisations de ne pas dépenser plus de 35% de votre financement pour leurs frais généraux et de dépenser au moins 65% pour leurs programmes.

Cependant, comme nous l’avons mentionné, cela sera différent pour chaque organisation à but non lucratif. C’est pourquoi il est important de discuter de vos propres dépenses avec un comptable qui a de l’expérience avec des organisations à but non lucratif. Ils peuvent vous aider à vous assurer que vos dépenses sont en échec.

À un niveau plus granulaire, votre organisation à but non lucratif doit garder à l’esprit les dépenses spécifiques que vous rencontrerez, telles que:

• Les dépenses de collecte de fonds peuvent être ventilées en votre campagne de marketing, lieu de l’événement de collecte de fonds ou investissement logiciel virtuel, et outils technologiques de collecte de fonds.
• Les dépenses administratives peuvent être décomposées en éléments tels que le salaire que vous payez à vos employés, les investissements que vous effectuez pour organiser les données, le loyer de votre espace de bureau et les factures que vous payez pour votre organisation.
• Les dépenses de programme sont celles qui sont nécessaires pour mener votre travail dans la collectivité. Par exemple, un organisme qui encourage l’éducation musicale pour les enfants défavorisés pourrait investir dans des salles de classe, des instruments et des livres de musique pour son programme.

La meilleure façon d’estimer les dépenses de votre organisme à but non lucratif est d’examiner ce que vous avez dépensé dans le passé. Assurez-vous de séparer les dépenses fixes et variables de votre organisation, puis estimez le coût des différents postes budgétaires.

Les dépenses fixes sont celles qui sont constantes d’une année à l’autre, comme le loyer des bureaux de votre organisation. Vous pouvez compter sur le même prix d’année en année en raison du contrat que vous avez avec votre société de gestion. Pendant ce temps, les dépenses variables sont celles qui peuvent changer d’une année à l’autre et sur lesquelles on ne peut pas compter pour rester constantes. Par exemple, vos dépenses de collecte de fonds peuvent varier d’une année à l’autre en fonction des campagnes que vous menez.

Il existe de nombreuses idées fausses sur les dépenses à but non lucratif. Les gens ont tendance à penser que les employés à but non lucratif ne devraient pas faire de bons salaires et que les frais généraux sont une mauvaise chose intrinsèquement. Ce n’est tout simplement pas vrai. La partie dépenses de votre budget devrait assurer un équilibre financier sain pour votre organisation.

Modèle de budgétisation à but non lucratif

Nous vous recommandons de contacter un comptable à but non lucratif formé pour élaborer vos budgets d’année en année. Un comptable vous aidera à vous diriger dans la bonne direction lorsqu’il s’agit de découvrir des opportunités de réduire diverses dépenses. Ils aideront également votre organisme à but non lucratif à trouver de nouvelles façons d’améliorer votre collecte de fonds afin de maximiser vos revenus.

Lorsque vous aurez terminé votre budget annuel à but non lucratif et qu’il sera prêt à être envoyé à votre conseil pour examen, il ressemblera à quelque chose comme le modèle ci-dessous.

Passez en revue Votre Budget à but non lucratif

Mannequins.com explique: « Un bon budget est froissé, taché de café et beaucoup scruté. Un bon budget guide et prédit. »Cela signifie que votre organisme à but non lucratif devrait vérifier fréquemment votre budget pour surveiller vos progrès tout au long de l’année.

Votre organisation devrait effectuer des bilans budgétaires à but non lucratif régulièrement. Beaucoup vous recommandent de les tenir annuellement, trimestriellement et mensuellement pour vous assurer que votre organisation est sur la bonne voie.

• L’examen annuel de votre budget à but non lucratif a généralement lieu lorsque vous rédigez le budget de l’année suivante. C’est à ce moment-là que vous (et votre comptable) examinez les finances budgétisées de l’année écoulée et déterminez où le budget est resté sur le droit chemin et où vos finances se sont écartées du chemin. Vous utiliserez ces informations pour informer vos revenus et dépenses prévus pour le prochain exercice.
• Lorsque votre équipe se réunit tous les trimestres pour examiner votre budget, vous devez comparer vos revenus et dépenses budgétés pour ce trimestre et les comparer aux montants réels. Vous devez également examiner vos budgets de subventions et déterminer quels fonds ont été gagnés, utilisés, inutilisés, etc. Enfin, examinez l’intégralité du budget et recherchez les éventuelles divergences. Il est préférable de les attraper tôt et d’en prendre note pour les budgets futurs.
• Les revues budgétaires mensuelles permettent à votre équipe de se réunir fréquemment et régulièrement pour examiner vos finances pour le mois et déterminer les dépenses et les revenus budgétés par rapport aux dépenses et revenus réels pour les projets individuels. Vous pouvez également examiner les bilans pour détecter les écarts et vous assurer que les postes budgétaires futurs semblent conformes.

Encore une fois, chaque fois que votre organisation examine votre budget et vos comptes, un comptable qualifié vous aidera à vous assurer que tout est en ordre. Contactez les comptables de Jitasa pour savoir comment leurs professionnels financiers formés peuvent aider votre organisme à but non lucratif à examiner et à élaborer le meilleur budget pour vous aider à réussir.

La beauté de votre budget à but non lucratif est qu’il permet à votre organisation à but non lucratif de rester transparente avec votre équipe, les membres de votre conseil d’administration et vos soutiens. La transparence des finances est essentielle pour inspirer confiance à toutes les personnes impliquées dans l’organisation.

Si vous souhaitez investir dans un comptable qualifié pour aider votre organisation à but non lucratif à assurer la transparence et la responsabilité financière, effectuez vos recherches. Voici quelques ressources supplémentaires que vous pouvez consulter pour plus d’informations:

• Travailler avec un comptable à but non lucratif: À quoi vous attendre. Travailler avec un comptable peut aider votre organisation à élaborer un budget efficace. En savoir plus sur ce qu’un comptable peut faire pour vous dans cet article complet.
• Tenue de livres et comptabilité pour les organisations à but non lucratif. Vous cherchez à embaucher ou à externaliser une équipe financière? En savoir plus sur la tenue de livres et la comptabilité des organisations à but non lucratif, en particulier sur la différence entre elles.
• Top 10+ Des Cabinets Comptables à But Non lucratif Externalisés. Travailler avec un comptable spécifiquement dédié aux organisations à but non lucratif est important pour élaborer un budget à but non lucratif bien informé. En savoir plus sur les dix meilleurs choix de Fundly pour les entreprises externalisées.