Der RFI-Prozess (Request for Information) ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung von Projekten in der Bauindustrie. Der Beschaffungsprozess kann jedoch unnötig lang und verwirrend sein und Sie wertvolle Zeit und Geld kosten. Im Folgenden erfahren Sie, was eine formelle Informationsanfrage ist, wie hilfreich sie ist und wie sie am besten geschrieben werden können. Wir werden auch über einige wichtige Tipps zur Verbesserung des RFI-Prozesses sprechen, damit Sie Ihre Geschäftseffizienz maximal halten können.
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RFI definiert
Eine Informationsanfrage ist im Grunde eine Form der Geschäftskommunikation, die allgemeine Informationen über potenzielle Anbieter und die von ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen erhalten soll. Das ultimative Ziel beim Senden einer RFI ist es zu sehen, wie die Produkte und Dienstleistungen eines potenziellen Lieferanten am besten verwendet werden können, um Lösungen zu lösen und die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Auftragnehmer haben eine breite Palette von Anbietern und Interessenten zur Auswahl, so Anfragen nach Informationen helfen zu sehen, was jedes Unternehmen zu bieten hat, und wie jedes Unternehmen stapelt sich nach den Bedürfnissen des Auftragnehmers.RFI’s werden hauptsächlich in den frühen Phasen von Bauverträgen eingereicht, können aber während der gesamten Bauphase verwendet werden, wenn unterschiedliche Anforderungen für ein bestimmtes Projekt entstehen. Im Allgemeinen werden RFIs vor Angebotsanfragen (RFQ) und Angebotsanfragen (RFP) gesendet, da RFQ’s und RFPs von Auftragnehmern gesendet werden, sobald sie die besten Passungen eingegrenzt haben.
RFI’s können auch verschiedene Formen annehmen, da sie davon abhängen, wonach der Generalunternehmer sucht. Zum Beispiel würde ein Generalunternehmer, der nach elektrischen Arbeiten sucht, eine RFI an einen Subunternehmer senden, während ein GC, der nach Materialien sucht, eine RFI an einen Lieferanten senden würde.
Vorteile für RFIs
Informationsanfragen helfen Auftragnehmern nicht nur, potenzielle Lieferanten zu vergleichen, sondern auch, den Pool der Anbieter, aus denen sie wählen können, einzugrenzen. RFI’s haben auch ein allgemeines Format zum Sammeln grundlegender Informationen, was es GC’s erleichtert, Lieferanten herauszufiltern, die nicht gut für das jeweilige Projekt geeignet sind. RFIs können auch dazu beitragen, den Wettbewerb zwischen Lieferanten zu fördern, insbesondere wenn das Dokument auf einer öffentlichen Plattform geteilt wird.
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Schreiben einer RFI
Geben Sie zunächst einen allgemeinen Überblick über Ihr Unternehmen und darüber, was Sie vom Anbieter erwarten. Nach Erhalt sollte der Verkäufer verstehen, dass es sich bei dem Dokument um ein RFI handelt, und eine gute Vorstellung davon haben, wer Ihr Unternehmen ist. Sie sollten auch so genau wie möglich auf Ihre Bedürfnisse eingehen, z. B. allgemeine Preise, Personalanforderungen und Lieferpläne. Auf diese Weise können Sie Ihre Lieferanten ohne weitere Klärung besser vergleichen.Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Richtlinie angeben, wie der Empfänger auf die Informationsanfrage antworten soll, welches Format zu befolgen ist, und geben Sie eine Frist an, um sich bei Ihnen zu melden. Schließlich können Sie weitere Details angeben, z. B. die vorherige Erfahrung der Lieferanten oder Ihren Bewertungsprozess für die Auswahl des potenziellen Lieferanten.
Verbesserung des RFI-Prozesses
Eine Möglichkeit, den Beschaffungsprozess als Generalunternehmer zu verbessern, ist die Verwendung einer RFI-Vorlage. Die Verwendung einer Vorlage erleichtert es Ihnen nicht nur, alle erforderlichen Informationen einzufügen, sondern erleichtert es dem Lieferanten auch, mit dem zu antworten, wonach Sie suchen. Sie können auch Bilder und Konstruktionszeichnungen oder Bilder als Visuals können dem Lieferanten helfen, ein besseres Gefühl für die Lösung, die Sie suchen. Die Verwendung eines Softwaresystems trägt auch dazu bei, Ihren RFI-Prozess organisierter zu gestalten und Mitarbeitern im Außendienst und im Büro einen schnelleren und besseren Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen.
Wenn Sie der Empfänger der RFI sind, gibt es auch Schritte, die Sie unternehmen können, um den Prozess zu verbessern. Wenn Sie schnell und fleißig reagieren, haben Sie einen Vorteil gegenüber anderen Wettbewerbern und erhöhen Ihre Wahrscheinlichkeit, den Job zu bekommen. Bevor Sie jedoch antworten, müssen Sie sicherstellen, dass die RFI detailliert genug ist, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gut für das Bauprojekt geeignet ist. Sie können keine gute Antwort geben, wenn die RFI unklar ist oder nicht die richtigen Fragen stellt. Haben Sie keine Angst, einen Job abzulehnen. Wenn Ihr Unternehmen nicht gut für den Job geeignet ist, können Sie dennoch einen guten Eindruck bei einem GC hinterlassen, indem Sie formal ablehnen und Ihre Chancen erhöhen, dass der GC Sie für ein anderes zukünftiges Unterfangen erneut kontaktiert.
Fazit
Wenn Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie eine viel bessere Vorstellung davon haben, was eine Informationsanfrage ist und wie sie Unternehmen dabei hilft, die bestmögliche Lösung für ihre Anforderungen auszuwählen. Befolgen Sie unbedingt die oben genannten Tipps zum Schreiben eines RFI und die Best Practices zur Verbesserung des RFI–Prozesses – Ihr Unternehmen wird es Ihnen danken.