Seyfarth Synopsis: California Labor Code § 221 Staaten ist es „rechtswidrig für jeden Arbeitgeber zu sammeln oder von einem Mitarbeiter einen Teil der Löhne erhalten … bezahlt … zu dem Mitarbeiter.“ Mit anderen Worten, Arbeitgeber können nicht einfach Geld zurücknehmen, um eine Überzahlung der Löhne zu korrigieren. Aber was ist, wenn Sie feststellen, dass Sie versehentlich einen Mitarbeiter überbezahlt haben?

Es ist kein Back to school Special — es ist ein Glücksfall (und ein Einkaufsbummel)! Nein, eigentlich handelt es sich um eine Überzahlung des Lohns eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber. Es kommt vor, und leider haben genug Arbeitgeber Überzahlungen in die falsche Richtung zurückgefordert und eine Spur von Gerichtsverfahren und Wartezeiten hinterlassen.

Können Sie als Arbeitgeber eine Überzahlung des Lohns an einen Arbeitnehmer zurückfordern? Die Antwort ist eine durchschlagende … vielleicht!

Steigen Sie in den Black Friday ein: Kann ich die Überzahlung vom regulären Gehaltsscheck abziehen?

Nein. Arbeitgeber verstoßen häufig gegen das kalifornische Recht, wenn sie automatisch Löhne vom Gehaltsscheck oder vom endgültigen Lohn eines Mitarbeiters abziehen, um eine Überzahlung der Löhne zurückzufordern. Selbst wenn ein Arbeitnehmer mündlich zustimmt, dass der Arbeitgeber eine Überzahlung einbehalten kann — entweder als Pauschalbetrag, der vom nächsten Gehaltsscheck abgezogen wird, oder in Raten, die von mehreren Gehaltsschecks abgezogen werden —, verstößt der Arbeitgeber möglicherweise gegen das Gesetz. Es wird dringend empfohlen, jede Rückzahlungsvereinbarung schriftlich sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber unterschreiben zu lassen.

Versuchen Sie, einen Deal abzuschließen

Wenn ein Arbeitgeber eine Überzahlung der Löhne feststellt, ist es am besten, sich zuerst an den Arbeitnehmer zu wenden und ihn zu erklären. Vielleicht hat der Mitarbeiter die Überzahlung nicht bemerkt und ist einverstanden, einen Scheck zu schreiben, um die Überzahlung zurückzuzahlen. In den meisten Fällen ist es für die Mitarbeiter bequemer, Überzahlungen im Laufe der Zeit und häufig durch Lohnabzüge auszugleichen. Diese Praxis ist akzeptabel, solange die Vereinbarung schriftlich, freiwillig und vom Mitarbeiter unterzeichnet ist. Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen mit verbleibenden Rückzahlungsraten verlässt, kann der Arbeitgeber den Restbetrag nicht vom endgültigen Lohn eines Arbeitnehmers abziehen, sofern keine neue schriftliche Vereinbarung getroffen wurde. Siehe Barnhill v. Sanders, 125 Cal. App. 3d 1 (1981).

Ausstehende Beträge, die ein Arbeitnehmer bei der Trennung schuldet, können schwer einzutreiben sein und erfordern möglicherweise, dass der Arbeitgeber sie vor Gericht einreicht. Viele Beträge können durch ein Gericht für geringfügige Forderungen eingezogen werden, aber Beträge über 10.000 US-Dollar müssen vor dem Obersten Gerichtshof eingezogen werden. Gerichtsverfahren zur Rückforderung überbezahlter Löhne können kostspielig sein, aber ein Arbeitgeber, der vor Gericht erfolgreich ist, kann ein Urteil erwirken und die Löhne des Arbeitnehmers (vom nächsten Arbeitgeber) garnieren, um die Überzahlung zurückzufordern.

Achtung Mindestlohn! Wenn Sie mit einem Mitarbeiter eine Rückforderungsvereinbarung für eine Überzahlung abschließen, achten Sie darauf, dass eine Zahlung nicht dazu führt, dass der Lohn des Mitarbeiters für diesen Zahlungszeitraum unter den Mindestlohn fällt.

Rechtswidrige Abzüge können zu mehr freiem Geld führen!

Wenn ein Arbeitgeber einen rechtswidrigen Abzug vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers vornimmt, um eine Lohnüberzahlung zurückzufordern, kann der geschädigte Arbeitnehmer eine Lohnforderung bei der DLSE einreichen oder eine Klage einreichen. Eine Feststellung gegen einen Arbeitgeber könnte den Arbeitgeber Strafen und Anwaltskosten des Arbeitnehmers aussetzen. Mitarbeiter können auch Vergeltungsansprüche geltend machen, wenn sie entlassen werden oder andere nachteilige Beschäftigungsmaßnahmen erleiden, um einen Anspruch bei der DLSE einzureichen oder sich über einen rechtswidrigen Abzug zu beschweren.

Was ist, wenn sich ein Mitarbeiter weigert, die Überzahlung zurückzuzahlen?

Mitarbeiter, die sich ihrer Verpflichtung zur Rückzahlung von Überzahlungen widersetzen, können ohne besondere Umstände entlassen werden. Und wenn ein Arbeitnehmer Unehrlichkeit zeigt, indem er sich weigert, das bei einem Glücksfall erhaltene Geld zurückzuzahlen, kann sogar die EDD zweimal überlegen und Arbeitslosengeld verweigern.

Workplace Solutions

• Entwickeln Sie in Ihrem Handbuch eine schriftliche Richtlinie, um die Verfahren für die Überzahlung von Löhnen anzugehen.
• Überprüfen Sie die Abhilfemaßnahmen für Überzahlungen an Mitarbeiter mit Ihrem Gehaltsabrechnungspersonal.
• Achten Sie darauf, eine Rückzahlungsoption zu finden, die dem Mitarbeiter keine finanziellen Schwierigkeiten bereitet.
• Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren bevorzugten Seyfarth-Anwalt, um eine Rückzahlungsvereinbarung für Sie zu erstellen.

Herausgegeben von Christopher J. Truxler