RFI-processen är en viktig aspekt för att planera projekt inom byggbranschen. Upphandlingsprocessen kan dock vara onödigt lång och förvirrande, vilket kostar dig värdefull tid och pengar. Nedan går vi igenom vad en formell begäran om information är, hur de är användbara och de bästa metoderna för hur man skriver dem. Vi kommer också att prata om några viktiga tips om hur du kan förbättra RFI-processen, så att du kan hålla din affärseffektivitet maximalt.
foto av Rodolfo Quir UBS på Pexels
RFI definierad
en begäran om information är i grunden en form av affärskommunikation avsedd att få allmän information om potentiella leverantörer och de produkter och tjänster de erbjuder. Det yttersta målet med att skicka en RFI är att se hur en potentiell leverantörs produkter och tjänster bäst kan användas för att lösa lösningar och passa ditt företags behov. Entreprenörer har ett brett utbud av leverantörer och intresserade parter att välja mellan, så förfrågningar om information hjälper till att se vad varje företag har att erbjuda och hur varje företag staplar upp efter entreprenörens behov.
RFI: er lämnas huvudsakligen in i de tidiga stadierna av byggkontrakt, men kan användas under hela byggfasen eftersom olika krav uppstår för ett specifikt projekt. Generellt kommer RFI: er att skickas före offertförfrågningar (RFQ) och Begäran om förslag (RFP), eftersom RFQ: er och RFP: er skickas av entreprenörer när de har minskat de bästa passningarna.
RFI kan också ta olika former eftersom de beror på vad huvudentreprenören letar efter. Till exempel skulle en huvudentreprenör som letar efter elarbeten skicka en RFI till en underleverantör medan en GC som letar efter material skulle skicka en RFI till en leverantör.
fördelar med rfi: s
förfrågningar om information hjälper inte bara entreprenörer att jämföra potentiella leverantörer, men de hjälper också till att begränsa poolen av leverantörer att välja mellan. RFI: er har också ett allmänt format för att samla in grundläggande information, vilket gör det lättare för GC: er att filtrera bort leverantörer som inte passar bra för projektet till hands. RFI: s kan också bidra till att uppmuntra konkurrens mellan leverantörer, särskilt när dokumentet delas på en offentlig plattform.
foto av Ivan på Pexels
skriva en RFI
börja med att ge en allmän översikt över ditt företag och vad du söker från leverantören. Vid mottagandet bör säljaren förstå att dokumentet är en RFI och ha en god uppfattning om vem ditt företag är. Du bör också vara så specifik som möjligt med dina behov, som allmän prissättning, personalkrav och leveransscheman. Detta gör att du bättre kan jämföra dina leverantörer utan ytterligare förtydligande.
var noga med att ge en riktlinje om hur mottagaren ska svara på informationsförfrågan, vilket format som ska följas och ge en tidsfrist för att komma tillbaka till dig. Slutligen kan du inkludera andra detaljer som att begära leverantörernas tidigare erfarenhet eller din utvärderingsprocess för att välja den potentiella leverantören.
förbättra RFI-processen
som huvudentreprenör är ett sätt att förbättra upphandlingsprocessen att använda en RFI-Mall. Att använda en mall gör det inte bara lättare för dig att inkludera all nödvändig information, men gör det också lättare för leverantören att svara med det du letar efter. Du kan också inkludera bilder och konstruktionsritningar eller bilder eftersom bilder kan hjälpa leverantören att få en bättre känsla av den lösning du letar efter. Att använda ett mjukvarusystem hjälper också till att göra din RFI-process mer organiserad och ge snabbare och bättre tillgång till dokument för anställda på fältet och kontoret.
Om du är mottagare av RFI finns det också steg du kan vidta för att förbättra processen. Att svara snabbt och flitigt ger dig en fördel gentemot andra konkurrenter, vilket ökar sannolikheten för att få jobbet. Men innan du svarar måste du se till att RFI är tillräckligt detaljerad för att säkerställa att ditt företag passar bra för byggprojektet. Du kan inte ge ett bra svar om RFI är oklart eller inte ställer rätt frågor. Slutligen, var inte rädd för att avvisa ett jobb. Om ditt företag inte passar bra för jobbet kan du fortfarande lämna ett gott intryck med en GC genom att formellt minska, vilket ökar dina chanser GC kontaktar dig igen för en annan framtida strävan.
slutsats
från att läsa den här artikeln borde du ha en mycket bättre uppfattning om vad en begäran om information är och hur de hjälper företag att välja den bästa möjliga lösningen för sina krav. Var noga med att följa ovanstående tips om hur du skriver en RFI och de bästa metoderna för att förbättra RFI – processen-ditt företag kommer att tacka dig.