om en anställd har ett problem (’klagomål’) på jobbet är det vanligtvis en bra ide för dem att höja det informellt först.

arbetsgivaren bör svara även om problemet är upp informellt.

ett klagomålsförfarande är ett formellt sätt för en anställd att ta upp ett problem eller klagomål till sin arbetsgivare.

arbetstagaren kan väcka klagomål om:

• de känner att höja det informellt har inte fungerat

• de vill inte att det behandlas informellt

• det är en mycket allvarlig fråga, till exempel sexuella trakasserier eller ’whistleblowing’

efter ett formellt förfarande

När en anställd väcker ett formellt klagomål bör deras arbetsgivare följa ett formellt förfarande.

din arbetsplats ska ha sitt eget klagomålsförfarande, annars måste du följa stegen i den här guiden och Acas Code of Practice on disciplinary and grievance procedures.

om din arbetsplats har sitt eget klagomålsförfarande bör det:

• följ Acas-koden, som ett minimum

• var skriftlig och lätt att hitta

ladda ner ett exempel på ett klagomålsförfarande.

ACAs-koden och lagen

Du måste följa ett fullständigt och rättvist förfarande i linje med Acas-koden för varje disciplin eller klagomål. Förfarandet du har följt kommer att beaktas om ärendet når en arbetsdomstol.

storleken på verksamheten eller organisationen

oavsett storleken på ditt företag eller din organisation, bör alla arbetsgivare följa ett fullständigt och rättvist klagomålsförfarande som anges i denna guide. De borde:

• gör klart att de kommer att hantera klagomål rättvist och konsekvent

• undersök för att få så mycket information som möjligt

• låt arbetstagaren ta med en relevant person till ett klagomålsmöte

• ge alla en chans att säga sitt innan de fattar ett beslut

• vidta åtgärder och fatta beslut så snart de kan

• Tillåt arbetstagaren att överklaga klagomålsutfallet

förfarandet kan justeras beroende på storlek. Till exempel kan en chef för ett litet företag med en eller 2 anställda behöva hantera klagomålsförfarandet på egen hand.

arbetstagaren ska alltid:

• höja klagomålet så snart de kan

• vidta alla åtgärder som förväntas av dem så snart de kan

utbildning för arbetsgivare och chefer

Du kan få Acas-utbildning om hantering av klagomålsförfaranden för att lära dig mer om Acas-koden och hur du följer ett formellt förfarande.

om det finns relaterade klagomål

om det finns 2 eller fler relaterade klagomål ska arbetsgivaren:

• följ fortfarande det formella förfarandet, för alla klagomål

• håll information konfidentiell

• tänk på vad varje anställd vill ha

• förklara för de anställda hur det hanterar klagomålen

det finns viss flexibilitet i hur man kör klagomålsförfarandet i dessa situationer. Arbetsgivaren kan till exempel besluta att ha ett enda möte för att täcka alla klagomål, om de anställda är överens.

varje anställd har fortfarande rätt till sitt eget klagomålsmöte där anställda som ingår i klagomålet inte är närvarande.

använda medling

Du kan använda medling när som helst. Medling innebär en oberoende, opartisk person som arbetar med båda sidor för att hitta en lösning.

medlaren kan vara någon inifrån eller utanför ditt företag. Om de är utanför ditt företag kan du behöva betala.

båda sidor måste gå med på medling.
Du kan läsa mer om medling i Acas guide till disciplin och klagomål på jobbet (PDF, 841KB, 79 sidor).

Du kan få medlingsutbildning från Acas.