e-post har länge varit ett kärnverktyg för företagskommunikation, men en 2013 undersökning av Sendmail, Inc., fann att det har orsakat spänning, förvirring eller andra negativa konsekvenser för 64 procent av yrkesverksamma.
Så, hur kan du undvika att dina e-postmeddelanden gör detta? Och hur kan du skriva e-postmeddelanden som får de resultat du vill ha? I den här artikeln och videon tittar vi på strategier du kan använda för att säkerställa att din användning av e-post är tydlig, effektiv och framgångsrik.
Klicka här för att se ett transkript av den här videon.
skriva effektiva e-postmeddelanden
den genomsnittliga kontorsarbetaren får cirka 80 e-postmeddelanden varje dag. Med den volymen av e-post kan enskilda meddelanden lätt förbises. Följ dessa enkla regler för att få din e-post märkt och agerat på.
- överkommunicera inte via e-post.
- använd ämnesrader på ett bra sätt.
- Håll meddelanden tydliga och korta.
- var artig.
- kontrollera din ton.
- korrekturläsa.
överkommunicera inte via e-post
en av de största källorna till stress på jobbet är den stora volymen av e-postmeddelanden som människor får. Så innan du börjar skriva ett mail, fråga dig själv: ”är det verkligen nödvändigt?”
som en del av detta bör du använda telefonen eller IM för att hantera frågor som sannolikt kommer att behöva lite fram och tillbaka diskussion. Använd vårt Kommunikationsplaneringsverktyg för att identifiera de kanaler som är bäst för olika typer av meddelanden.
dessutom är e-post inte så säkert som du kanske vill att det ska vara, särskilt som människor kan vidarebefordra e-post utan att tänka på att ta bort konversationshistoriken. Så undvik att dela känslig eller personlig information i ett e-postmeddelande, och skriv inte om något som du, eller ämnet för din e-post, inte skulle vilja se putsade på en skylt av ditt kontor.
När det är möjligt, leverera dåliga nyheter personligen. Detta hjälper dig att kommunicera med empati, medkänsla och förståelse, och att gottgöra om ditt meddelande har tagits på fel sätt.
använd ämnesrader
en tidningsrubrik har två funktioner: den fångar din uppmärksamhet och sammanfattar artikeln så att du kan bestämma om du vill läsa den eller inte. Ämnesraden i ditt e-postmeddelande bör göra samma sak.
en tom ämnesrad är mer sannolikt att förbises eller avvisas som ”spam”, så använd alltid några väl valda ord för att berätta för mottagaren vad e-postmeddelandet handlar om.
Du kanske vill inkludera datumet i ämnesraden om ditt meddelande är en av en vanlig serie e-postmeddelanden, till exempel en veckovis projektrapport. För ett meddelande som behöver ett svar kanske du också vill inkludera en uppmaning till handling, till exempel ”svara senast den 7 November.”
en välskriven ämnesrad som den nedan ger den viktigaste informationen, utan att mottagaren ens behöver öppna e-postmeddelandet. Detta fungerar som en uppmaning som påminner mottagarna om ditt möte varje gång de tittar på sin inkorg.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25 februari 2014 |
om du har ett mycket kort meddelande att förmedla, och du kan passa det hela i ämnesraden, använd ”EOM” (slutet av meddelandet) för att låta mottagarna veta att de inte behöver öppna e-postmeddelandet för att få all information de behöver.
ämne: kan du skicka februari försäljningsrapport? Tackar! EOM
(naturligtvis är detta bara användbart om mottagarna vet vad ”EOM” betyder.)
Håll meddelanden tydliga och korta
e-postmeddelanden, som traditionella affärsbrev, måste vara tydliga och koncisa. Håll dina meningar kort och rakt på sak. E-postmeddelandet ska vara direkt och informativt och det ska innehålla all relevant information. Se vår artikel om skrivförmåga för vägledning om att kommunicera tydligt skriftligt.
Till skillnad från traditionella bokstäver kostar det dock inte mer att skicka flera e-postmeddelanden än att bara skicka en. Så, om du behöver kommunicera med någon om ett antal olika ämnen, överväga att skriva ett separat e-postmeddelande för var och en. Detta gör ditt meddelande tydligare och det gör att din korrespondent kan svara på ett ämne i taget.
| dåligt exempel | bra exempel |
|---|---|
|
ämne: revideringar för försäljningsrapport hej Jackie, Tack för att du skickade den rapporten förra veckan. Jag läste det igår, och jag känner att kapitel 2 behöver mer specifik information om våra försäljningssiffror. Jag kände också att tonen kunde vara mer formell. Jag ville också meddela att jag har planerat ett möte med PR-avdelningen för denna fredag angående den nya annonskampanjen. Klockan är klockan 11.00 och kommer att vara i det lilla konferensrummet. låt mig veta om du kan göra den tiden. Tack! Monica |
ämne: revideringar för försäljningsrapport Hej Jackie, Tack för att du skickade den rapporten förra veckan. Jag läste det igår, och jag känner att kapitel 2 behöver mer specifik information om våra försäljningssiffror. jag kände också att tonen kunde vara mer formell. kan du ändra det med dessa kommentarer i åtanke? Tack för ditt hårda arbete med detta! Monica (Monica följer sedan upp detta med ett separat e-postmeddelande om PR-avdelningsmötet.) |
det är viktigt att hitta balans här. Du vill inte bombardera någon med e-post, och det är vettigt att kombinera flera relaterade punkter i ett e-postmeddelande. När detta händer, håll det enkelt med numrerade stycken eller punktpunkter, och överväga ”chunking” information i små, välorganiserade enheter för att göra det lättare att smälta.
Observera också att Monica i det goda exemplet ovan angav vad hon ville att Jackie skulle göra (i detta fall ändra rapporten). Om du gör det enkelt för människor att se vad du vill, det finns en bättre chans att de kommer att ge dig detta.
var artig
folk tror ofta att e-postmeddelanden kan vara mindre formella än traditionella bokstäver. Men meddelandena du skickar är en återspegling av din egen professionalism , värderingar och uppmärksamhet på detaljer, så en viss formalitet behövs.
om du inte är på goda villkor med någon, undvik Informellt Språk, slang, jargong och olämpliga förkortningar. Emoticons kan vara användbara för att klargöra din avsikt, men det är bäst att bara använda dem med personer du känner väl.
Stäng ditt meddelande med” hälsningar”,” Med vänliga hälsningar ”eller” allt det bästa”, beroende på situationen.
mottagare kan välja att skriva ut e-postmeddelanden och dela dem med andra, så var alltid artig.
kontrollera tonen
När vi möter människor ansikte mot ansikte använder vi den andras kroppsspråk, vokalton och ansiktsuttryck för att bedöma hur de känner. E-post berövar oss denna information, och det betyder att vi inte kan berätta när människor har missförstått våra meddelanden.
ditt val av ord, meningslängd, skiljetecken och kapitalisering kan enkelt misstolkas utan visuella och auditiva signaler. I det första exemplet nedan kanske Emma tror att Harry är frustrerad eller arg, men i verkligheten känns han bra.
| dåligt exempel | bra exempel |
|---|---|
|
Emma, jag behöver din rapport med 5 pm idag eller jag saknar min deadline. Harry |
Hej Emma, Tack för allt ditt hårda arbete med den rapporten. Kan du snälla få din version över till mig klockan 5, så jag saknar inte min deadline? Tack så mycket! Harry |
Tänk på hur din e-post ”känns” känslomässigt. Om dina avsikter eller känslor kan missförstås, hitta ett mindre tvetydigt sätt att formulera dina ord.
korrekturläsning
slutligen, innan du trycker på ”Skicka”, ta en stund att granska din e-post för stavnings -, grammatik-och skiljetecken. Dina e-postmeddelanden är lika mycket en del av din professionella bild som kläderna du bär, så det ser dåligt ut att skicka ut ett meddelande som innehåller stavfel.
När du korrekturläser, var noga med längden på din e-post. Människor är mer benägna att läsa korta, koncisa e-postmeddelanden än långa, vandrande e-postmeddelanden, så se till att dina e-postmeddelanden är så korta som möjligt, utan att utesluta nödvändig information.
vår artikel om skrivförmåga har tips och strategier som du kan använda när du korrekturläser dina e-postmeddelanden.
nyckelpunkter
de flesta av oss spenderar en betydande del av vår dag på att läsa och komponera e-postmeddelanden. Men meddelandena vi skickar kan vara förvirrande för andra.
för att skriva effektiva e-postmeddelanden, först fråga dig själv om du ska använda e-post alls. Ibland kan det vara bättre att ta upp telefonen.
Gör din e-post koncis och rakt på sak. Skicka dem bara till de människor som verkligen behöver se dem, och var tydlig med vad du vill att mottagaren ska göra nästa.
Kom ihåg att dina e-postmeddelanden är en återspegling av din professionalism, värderingar och uppmärksamhet på detaljer. Försök att föreställa dig hur andra kan tolka tonen i ditt meddelande. Var artig och korrekturläsa alltid vad du har skrivit innan du klickar på ”Skicka.”
Infographic
klicka på bilden nedan för att se vår infographic om hur man skriver effektiva e-postmeddelanden.
