i ett inlägg varje månad riktar vi oss mot de interna problem som våra kunder har identifierat som att förhindra deras organisations förmåga att köra som bäst. I det här inlägget undersöker vi policyer och förfaranden.

policyer och rutiner är nödvändiga för en smidig och effektiv organisation med mindre konflikter och omarbetningar. Det finns emellertid ofta förvirring mellan vad som är en policy och vad som är ett förfarande och hur man skapar P&P som är effektiva. I sina interna bedömningar av strategisk planering kommenterade många av våra kunder att deras policyer och förfaranden saknades eller var ineffektiva. I det här blogginlägget har vi för avsikt att klargöra definitionerna och ge dig några bra tips för att skriva bra policy och rutiner.

definitionerna

låt oss börja med vad som är en policy och vad är en procedur.

• en organisations politik är de tydliga, koncisa uttalandena av parametrarna genom vilka en organisation bedriver sin verksamhet. I huvudsak är politiken de regler som personalen följer när de utför sina olika ansvarsområden.
• procedurerna är de instruktioner eller steg som beskriver hur du slutför en uppgift eller gör ett jobb.

en av de enklaste och tydligaste förklaringarna jag har hört är detta. Om du åkte på en körresa är policyn för din enhet reglerna för den väg du följer, dvs hastighetsgränser, enkelriktade vägar, inga passande zoner etc. Procedurerna för din körresa är de anvisningar du följer för att komma dit, dvs., gå 75 miles västerut på Interstate 40 tills du når Nashville, ta sedan Interstate 65 söderut för 25 miles, etc. Policyer styr hur du kör, procedurer berättar vad du ska göra för att komma till din destination.

skriva bra policyer och procedurer

på PGS skapar vi policyer för att vägleda hur vi arbetar inom vår verksamhet. Vi använder en mall som innehåller följande:

• policynamnet och uppdelningen av den organisation som den gäller (ekonomi, försäljning, verkställande och så vidare)
• syftet med policyn. Detta är ett kort uttalande som definierar vad vi kommer att ha när denna policy är i kraft.
• teorin för politiken. I likhet med syftet, men kommer från en annan vinkel, förklarar teorin varför detta är viktigt.
• slutligen listar vi de delar av själva policyn eller specifika regler som vi alla följer när det gäller denna policy.

till exempel har vi en uppsättning ”Admindag” för PGS, en dag då vi alla försöker vara närvarande på kontoret eller arbeta via Skype utan schemalagda klientmöten eller utanför möten. Vid förtydligande Admin dag, vi har en skriftlig policy.syftet med Admindagspolicyn lyder: För att säkerställa att kommunikationen mellan teammedlemmar är tillräcklig, att företagets tillstånd är känt för teammedlemmarna och att problem identifieras och löses snabbt.

teorin säger: upprätthålla en stark förståelse bland gruppmedlemmar re. villkoret för verksamheten och lösa problem som hämmar produktiviteten i gruppmedlemmar kommer att resultera i en högpresterande team och organisation.

själva policyn för Admin Day innehåller kulor som: ”varje onsdag är PGS utsedda admin day.”, och ”teammedlemmar förväntas delta i vårt personalmöte varje onsdag klockan 8:30”

procedurer på PGS har ett annat utseende. Nästan alla våra rutiner är skrivna som flödesscheman. Till exempel har vi ett facilitatorflödesschema skapat för varje fas i vår vision Navigation strategic planning process. Dessa flödesscheman visar de allmänna stegen som måste följas för att säkerställa att varje klient får ett högkvalitativt slutresultat från sessionen.

procedurer skrivs också ofta som en serie steg i ett word-dokument, som stegen för att ange faktureringsinformation i Quickbooks.

slutliga anteckningar om att utveckla policyer och procedurer

policyer och procedurer är viktiga för att en organisation ska hålla alla verksamma från samma kärnprinciper och slutföra sina uppgifter på det sätt som säkerställer en sund och pålitlig produkt varje gång. Den enda varningen när du skapar en uppsättning policyer och procedurer: var noga med att undvika överdrift.

Vi har några tidigare bloggar om när du ska skapa policy och när inte det hjälper dig att avgöra när en policy är nödvändig och när den inte är det. på samma sätt är procedurer viktiga när en avvikelse från processen kommer att resultera i omarbetningar eller en dåligt gjort produkt eller för en mycket komplicerad och komplex uppgift. Procedurer blir overkill när de skapas för enkla uppgifter eller uppgifter som verkligen kan göras effektivt på olika sätt för att uppnå samma resultat.

vad har varit din upplevelse? Vi skulle älska att du hör dina tankar. Skicka oss ett mail för att starta konversationen.