het plannen van uw werknemers lijkt nooit gemakkelijker te worden, toch? Er zijn zoveel bewegende delen te coördineren: time-off Verzoeken, overuren, het krijgen van de juiste mensen in de juiste shifts, het trainen van nieuwe werknemers, het vinden van vervangers, omgaan met noodsituaties…de lijst gaat maar door.

gelukkig heeft moderne mobiele technologie manieren geïntroduceerd om het hele proces meer gestroomlijnd te maken. Ten eerste, moet u een aantal belangrijke essentiële strategieën te volgen.

bijvoorbeeld, maak het schema ruim van tevoren; maak het schema gemakkelijk te lezen en gemakkelijk toegankelijk; maak het gemakkelijk voor medewerkers om hun beschikbaarheid aan te geven, te communiceren en iedereen op de hoogte te houden; en altijd, altijd een plan B. Deze best practices kunnen helpen bij het stroomlijnen van het planningsproces en zorgen dat alles soepel verloopt.

in dit artikel, we beginnen met het nemen van een kijkje op alle voordelen van een werkschema app kan bieden. Dan bespreken we 13 van de beste werkschema apps. Aan het einde richten we ons op de Sling-app, die u kan helpen plannen, communiceren, bedrijfscultuur opbouwen, medewerkers betrokken houden, taken instellen en nog veel meer.

voordelen van een app voor het werkschema

Het is mogelijk dat u nog niet volledig verkocht bent op het idee om een app voor het werkschema voor uw bedrijf te gebruiken. Laat ons je nu overtuigen.

de belangrijkste reden om een werkschema-app te gebruiken is dat het u tijd en geld bespaart. Een kwaliteit werkschema app zal planning sneller en gemakkelijker te maken, die tijd die u kunt committeren aan andere taken vrijmaakt.

Als u zich richt op het verbeteren van andere aspecten van uw bedrijf, zoals marketing of klantervaring, ziet u waarschijnlijk een boost in uw bottom line. Dat is vrij moeilijk om tegen te spreken, toch?

dus hoe precies wordt planning zo veel eenvoudiger en sneller? Een werkplanning app stroomlijnt het planningsproces door:

• Voorkomen dat u dubbel het plannen van een werknemer voor dezelfde shift of van het plannen van een werknemer voor een positie die zij niet gekwalificeerd om mee te doen
• ervoor te Zorgen dat u hebt gepland is het juiste aantal medewerkers voor elke positie en voor elke shift
• U waarschuwen wanneer u hebt aangegeven dat een werknemer, een verschuiving die niet strijdig zijn met de beschikbaarheid of een time-off aanvraag
• Waarschuwing ontvangt wanneer een werknemer zouden kunnen gaan in de overuren in een bepaalde week
• het schema direct verspreiden onder uw werknemers zodra u klaar bent met het aanmaken
• zodat u gemakkelijk alle noodzakelijke wijzigingen aan het schema kunt aanbrengen, zelfs nadat het is afgerond en naar uw team is verzonden
• alle medewerkers informeren wanneer een wijziging of update is aangebracht aan het schema

al deze handige functies verkleinen de planning van een berg naar een molshoop. Maar de voordelen van een werkschema-app stoppen niet bij het plannen. Hier is een lijst van een aantal andere functies die een uitzonderlijke werkschema app kan vervullen.

tijdklok

medewerkers kunnen eenvoudig in en uit klokken op hun telefoons, en de app kan bijhouden welke uren elke persoon werkt. Bovendien, sommige apps vereisen dat werknemers zijn aangemeld bij uw bedrijf wifi voordat ze kunnen klok in, die ervoor zorgt dat iedereen daadwerkelijk op het werk wanneer ze beweren te zijn.

Payroll Software

na het vastleggen van het aantal uren dat elke werknemer werkt per loonperiode, de beste werkschema apps zal u ook toestaan om die gegevens te exporteren naar payroll draaien. Met Sling kunt u bijvoorbeeld zelfs uw arbeidskosten en geschatte arbeidskosten bekijken voor geplande toekomstige loonperioden.

Werkspecifiek Messaging systeem

communicatie is van het grootste belang, maar werknemers kunnen terughoudend zijn om een persoonlijke messaging app, zoals Facebook Messenger of WhatsApp, te gebruiken voor professionele gesprekken. Een ideale werkplanning app biedt een messaging-functie om alle werkgerelateerde discussies te huisvesten.

deze lijst is niet uitputtend, maar het zou u een goed idee moeten geven van hoe nuttig een werkplanning app kan zijn voor uw bedrijf. Door het vereenvoudigen van de planning proces en het dienen van verschillende andere belangrijke doeleinden, een uitstekende werkschema app kan u helpen bij het verhogen van zowel de efficiëntie en de winst.

dus welke apps kunt u vertrouwen om alle hierboven beschreven voordelen te bieden? Laten we eens kijken naar 13 verschillende werkschema apps en vergelijken hun functies.

beschikbare werkplanning Apps

1) Schedule Planner

Schedule Planner is een werkplanning app die u kan helpen de controle over het werknemer-planning proces. Hiermee kunt u onbeperkt kleur gecodeerde velden die kunnen worden gebruikt om uw werknemers te vertegenwoordigen creëren. Deze velden kunnen vervolgens worden gedistribueerd op de kalender-interface om aan te geven wanneer een werknemer werkt.

net als Google Calendar is Schedule Planner cloudgebaseerd, dus distributie, wijzigingen en samenwerking worden gestroomlijnd tot slechts een paar tikken op het scherm.

houd in gedachten dat Schedule Planner was bedoeld voor een enkel individu, dus ingewikkelde planning zoals overlappende verschuivingen kan niet gemakkelijk zijn, of zelfs mogelijk, met deze werkschema app. Het is een eenvoudige scheduling tool, maar het is niet gemaakt met restaurants of retail bedrijven in het achterhoofd.

2) Fantastical 2

Fantastical 2 (de nadruk ligt op de ‘cal’, zoals in Agenda) is een andere werkplanning app die kan helpen om de stress uit het plannen van uw werknemers te halen.

net als andere planningsapps kunnen werknemers worden ingevoerd als taken en met kleurcodes worden gecodeerd om ze van elkaar te onderscheiden. Gebruikers kunnen dan het schema per dag, week of zelfs maand bekijken. Gebruikers kunnen zelfs zoeken in het schema om te zien verleden, heden, en toekomstige gebeurtenissen die van toepassing zijn op hen.

hoewel Fantastical 2 een aantal krachtige functies heeft (zoals Apple Watch-ondersteuning en 6 verschillende talen), is het voornamelijk gebouwd voor één gebruiker. Ja, het kan worden gedwongen om te werken voor meerdere mensen en complexe planning, maar waarom gaan naar de inspanning van het duwen van een vierkante pin in een rond gat?

Er zijn andere werkschema app opties die beter passen.

3) WorkTime

zoals de naam al aangeeft, draait de WorkTime om het plannen en bijhouden van de werktijd. Dit werkschema app kunt u maken en bijhouden van complexe werkschema ‘ s met gemak. Gebruikers kunnen een shift invoeren in slechts een paar eenvoudige tikken en vervolgens het schema van de hele week bekijken op één scherm.

functies op professioneel niveau-zoals onbeperkte taken, alarmen en meldingen, en zelfs delen van plannen via Facebook, Twitter of e — mail — maken dit een nuttige app voor het plannen van werknemers. Gebruikers kunnen zelfs optellen gewerkte uren en lonen verdiend met worktime ‘ s hours calculator.

maar, zoals veel van de andere werkplanning apps op deze lijst, was WorkTime eigenlijk alleen bedoeld voor een enkele gebruiker. Op de top van dat, het heeft geen functies om u te helpen tijdens het scheduling proces. Echt, slechts één werkschema app doet.

4) Google Docs

als het werkschema apps gaan, Google Docs is vrij basic. Het begint als een blanco vel papier, dus je moet veel extra werk doen om het schema eruit te laten zien als een schema. Dat kan een afschrikmiddel zijn voor sommige mensen, zoals het zou moeten zijn.

Er zijn betere manieren-betere apps-om het planningsproces te vereenvoudigen.

Het leuke aan Google Docs is dat het cloud-based is. Dit betekent dat medewerkers op elk moment of op elke plaats toegang hebben tot het schema. Voor jou betekent dit dat distributie gemakkelijker is, net als het ontvangen van veranderingsverzoeken en het maken van wijzigingen. Google Docs misschien niet de eerste keuze voor een werkschema app, maar het is een begin.

5) Google Spreadsheets

Google Spreadsheets is een stap omhoog ten opzichte van Google Docs in die zin dat de kolommen, rijen en cellen al zijn geformatteerd en klaar zijn om te gaan. Dit verwijdert een grote stap uit de planning karwei en maakt Sheets een van de eerste werkschema apps die velen wenden tot.

Google Sheets biedt u de flexibiliteit en het gemak van wijziging die wordt geleverd met een spreadsheet, samen met de gestroomlijnde distributie en wijziging die wordt geleverd met cloud-gebaseerde apps. Spreadsheets zijn gemaakt voor databasemanipulatie en boekhouding, zodat gemeenschappelijke restaurantbehoeften mogelijk niet worden aangepakt door apps zoals Google Spreadsheets.

Deze apps dekken de basis, maar bieden niet meer hulp dan dat.

6) Google Calendar

Google Calendar combineert de eenvoud van een agendaweergave met de toegankelijkheid van een cloudgebaseerde app voor werkschema ‘ s. Voor u, de manager, de kalenderweergave betekent dat het proces van planning eenvoudiger en intuïtiever zal zijn. Dat is een overwinning op zichzelf.

voor uw medewerkers betekent de agendaweergave dat het voltooide schema gemakkelijk te begrijpen is. Dat betekent dat de verwarring over wie wanneer werkt drastisch zal worden verminderd.

Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om in gedachten te houden dat Google Calendar moeilijk te gebruiken kan zijn als u meer dan vijf werknemers hebt. Het, net als zoveel andere agenda-apps, is gemaakt om activiteiten te plannen voor een enkele gebruiker. Vanwege dat, het heeft niet veel van de functies die een groeiend restaurant of retail bedrijf nodig zou kunnen hebben.

7) tekstverwerker

sommige teammanagers zweren bij de tekstverwerker die bij hun computer kwam. Maar apps zoals Microsoft Word en Apple Pages zijn gemaakt met het geschreven woord in het achterhoofd. Ze waren zeker niet bedoeld voor planning, noch maken ze het proces gemakkelijker. Dat zet ze slechts een kleine stap boven pen en papier.

zeker, een tekstverwerker kan de klus in een handomdraai klaren. Maar het zal waarschijnlijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite alleen maar om correct geformatteerd … niet te vergeten waardoor het gemakkelijk toegankelijk en collaboratief (twee zeer belangrijke factoren in de huidige snelle werkomgeving).

een van de nadelen van het gebruik van een tekstverwerker om uw team te plannen is dat, zodra het schema is voltooid, het een andere stap vereist om het in handen van uw werknemer te krijgen. Je moet het afdrukken en posten, uitdelen, e-mailen of verzenden naar een site voor het delen van bestanden van derden, zoals Dropbox.

ongeacht welke methode u kiest, dat is nog steeds een stap. En laten we er niet eens aan denken om het schema te veranderen! Met een tekstverwerker moet u het hele document opnieuw verzenden, controleren of iedereen het heeft gezien en ervoor zorgen dat ze niet in de war raken over welke ze moeten gebruiken.

8) spreadsheetsoftware

terwijl een tekstverwerker zoals Word of Pages slechts een kleine stap boven pen en papier kan zijn, kan een spreadsheet zoals Microsoft Excel of Apple Numbers meer worden beschouwd als een sprong boven de basismethode. Dat maakt een spreadsheet app een meer voorkomende vervanging.

een van de voordelen van een spreadsheet app is dat het niet wordt beperkt door de opmaakproblemen die tekstverwerkers teisteren. Spreadsheet-apps stellen gebruikers in staat om rijen, kolommen en zelfs individuele cellen op een veel eenvoudiger en eenvoudiger manier te verkleinen.

dat betekent niet dat het u niet een flink stuk tijd kost om alles goed te krijgen voor uw schema, maar het proces zou aanzienlijk eenvoudiger moeten zijn met een spreadsheet app.

terwijl spreadsheet-apps meer flexibiliteit genieten als een planningstool voor werknemers, worden ze nog steeds beperkt door distributieproblemen. Je moet het schema nog steeds met de hand afdrukken en distribueren, e-mailen naar alle teamleden of posten op een website voor het delen van bestanden. Dat is een extra stap die er niet hoeft te zijn.

net als tekstverwerkers werden spreadsheet-apps ontworpen met andere taken in het achterhoofd. Ze zijn zeer goed als een database en accounting tool. Ja, een spreadsheet app kan worden gemaakt om te werken als een planning tool, maar je zou beter af met andere apps op deze lijst.

9) Shifty

Shifty is een eenvoudige kleine app voor kleine bedrijven en individuen waarmee u meerdere personen in meerdere ploegen kunt plannen. Met een intuã tieve drag-and-drop-interface kunt u snel en eenvoudig slechts één persoon of al uw medewerkers beheren. U kunt zelfs taken en taken toewijzen, zodat uw medewerkers weten wat er moet worden gedaan tijdens trage tijden.

Deze app is veel meer bevorderlijk voor het plannen van meerdere diensten en meerdere werknemers in vergelijking met tekstverwerker en spreadsheet apps. Voor een ding, het is bedoeld voor het plannen (in tegenstelling tot het schrijven of database onderhoud), dus de weergave, interface, opmaak, en al zijn tools maken die taak gemakkelijker.

Het heeft echter last van dezelfde distributie problemen als de vorige twee apps. Schema ‘ s worden verspreid via e-mail. Dat betekent dat je ervoor moet zorgen dat iedereen ze ontvangt, zelfs als ze geen e-mailaccount hebben.

Plus, moet u controleren of iedereen begrijpt wanneer wijzigingen worden aangebracht omdat er iets verschillende kopieën van hetzelfde schema zullen bestaan. Die distributie speedbump kan dingen ingewikkelder maken dan ze moeten zijn, maar de tijd die je bespaart gewoon het samenstellen van uw schema zal waarschijnlijk aanzienlijk zijn.

hoe handig Shifty ook is, de functionaliteit is op zijn best basic. Shifty zal je niet verwittigen als je een van je werknemers dubbel geboekt hebt. Shifty houdt geen time-off-verzoeken bij. En Shifty zal geen suggesties bieden om het planningsproces gemakkelijker te maken.

10) Email

laten we het even hebben over distributie. Op een gegeven moment, en als je dat nog niet hebt gedaan, moet je je schema online beschikbaar maken. Dat is gewoon het zakelijke klimaat waarin we leven. De eenvoudigste manier om dat te doen is met een cloud-gebaseerde oplossing zoals Sling. Maar als je nog steeds vast met behulp van een tekstverwerker of een spreadsheet app, e-mail is de volgende beste optie.

om uw planning in handen van uw medewerkers te krijgen, maakt u eenvoudig een mailinglijst aan met al uw teamleden. Dan voeg je het schema toe aan het bericht en verzendt het.

zodra u uw groep hebt ingesteld, kost het verzenden van het schema zeer weinig moeite…hoewel het nog een stap is die met de juiste app kan worden geëlimineerd.

Het leuke aan e-mail is dat het snel een groot aantal mensen kan bereiken. Het slechte is dat e-mail gebruik is op de daling. Sms ‘ en, instant messaging, en chatten worden steeds de nieuwe norm, zodat uw medewerkers misschien niet controleren hun inboxen heel vaak … of helemaal.

u heeft ook te maken met meerdere kopieën die rondzweven als er wijzigingen moeten worden aangebracht. Het is heel gemakkelijk voor te stellen dat een werknemer een nieuwe e-mail mist en vertrouwt op een oudere kopie van het schema. Daar bestaat een reëel gevaar voor verwarring.

Als u afhankelijk bent van e-mail om uw schema ‘ s te distribueren, raden we u ten zeerste aan om een Revisiedatum op het document en in het e-mailonderwerp op te nemen, zodat uw medewerkers zich niet hoeven af te vragen aan welk schema ze zich moeten houden.

11) Dropbox

Dropbox is een andere distributieoptie die het planningsproces eenvoudiger kan maken. Je maakt gewoon je schema, upload het naar Dropbox, en geef alle medewerkers die zijn toegestaan om het te lezen. U kunt zelfs sommige medewerkers de mogelijkheid geven om het document te bewerken als u daarvoor kiest.

een leuke functie die Dropbox biedt is dat het kan worden ingesteld om meldingen te sturen naar al je teamleden via e-mail, sms en een aantal andere kanalen, zodat ze weten wanneer een nieuw schema is geplaatst. In veel opzichten is het efficiënter dan e-mail, omdat het die werknemers kan bereiken die vertrouwen op tekst of chat om te communiceren.

maar nogmaals, het is nog een stap die wegsnijdt op uw kostbare tijd.

12) Doodle

Doodle is een andere eenvoudige planning app die kan worden ingedrukt als een manier om bij te houden van de verschuivingen wanneer uw teamleden werken. Deze app biedt niet veel functies, dus meerdere verschuivingen en andere ingewikkelde planning kan zijn capaciteiten overtreffen.

maar voor een klein bedrijf met slechts een paar werknemers, kan dit een mooie overgang zijn van pen en papier (of spreadsheet) naar een meer geavanceerde planning app zoals Sling. De cloud-gebaseerde interface van Doodle maakt het ideaal voor het krijgen van het schema in handen van uw werknemer snel en gemakkelijk — tekst ze de link — en voor het maken van updates en wijzigingen die iedereen kan zien.

wanneer u een schema maakt, maakt u in wezen een basisdocument dat iedereen kan bekijken. Wanneer veranderingen nodig zijn, worden ze aan de meester aangebracht. Op die manier, wanneer medewerkers de schedule link bekijken, zien ze altijd de meest up-to-date versie.

net als de apps die eraan voorafgaan op deze lijst, geeft Doodle geen suggesties, geeft het geen overlappende verschuivingen weer, geeft het u geen melding wanneer u dubbel geboekt en werknemer of gepland hebt tijdens een aangevraagde vrije tijd. Voor die dingen heb je iets veel krachtiger nodig.

13) Sling

Sling is een werkschema-app die speciaal is gemaakt voor restaurants, winkels, hotels en gezondheidszorg. Het combineert cloud-gebaseerde distributie met krachtige scheduling functies die zelfs de meest ingewikkelde schema een fluitje van een cent maken.

andere krachtige functies helpen u om no-shows te verminderen en iedereen op tijd aan het werk te krijgen. Managers kunnen pushmeldingen instellen en versturen om werknemers eraan te herinneren wanneer ze moeten werken. Gebruikers kunnen zelfs berichten, bestanden, foto ‘s, video’ s en links naar één persoon, een door de gebruiker gedefinieerde groep mensen of iedereen tegelijkertijd verzenden met behulp van de krachtige communicatiefuncties van Sling.

Sling biedt zelfs unieke tijdklok en arbeidskosten tools om uw management leven eenvoudiger te maken.

Schedule

Sling maakt het gemakkelijk om een groot aantal werknemers te plannen, dankzij de mogelijkheid om schema ‘ s te kopiëren tussen dagen en weken of gewoon diensten te slepen en neer te zetten waar u ze wilt. U kunt zelfs terugkerende verschuivingen maken die elke keer op dezelfde plaats verschijnen.

De Sling AI biedt begeleiding, suggesties en minuten-tot-minuut time-off verzoeken en beschikbaarheid. Sling helpt u ook conflicten te elimineren tijdens het planningsproces door het verstrekken van waarschuwingen en meldingen wanneer u overlappende diensten of dubbel geboekt iemand.

tijdklok

de tijdklok van Sling stelt uw werknemers in staat om in en uit te klokken voor hun diensten op een centrale computer of zelfs direct vanaf hun telefoon of tablet.maak je je zorgen over vroege clock-ins of een werknemer die op zoek is naar een overleden vriend? Met Sling kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers op de juiste plaats zijn door locatiespecifieke parameters in te schakelen waaraan moet worden voldaan om de clock-in te laten werken. Je kunt zelfs een geofence opzetten om te voorkomen dat werknemers in-en uitgaan voordat ze dat moeten doen.

Deze unieke functie helpt ook het voorkomen van toevallige overuren en vergeten clock-outs. In slechts een paar klikken kunt u grenzen stellen aan hoe vroeg uw medewerkers in staat zijn om in te klokken. U kunt de app ook instellen om een werknemer automatisch uit te klokken als ze vergeten om het zelf te doen. Dit helpt dure arbeidskosten te beheersen en voorkomt tijddiefstal.

communicatie

De Sling-berichten en Newsfeed-functies maken het communiceren met uw team een fluitje van een cent. U hoeft niet te vertrouwen op telefoongesprekken, e-mail of andere apps van derden om in contact te blijven.

u kunt direct communiceren met uw werknemers (en uw werknemers kunnen direct met u communiceren) op Sling door middel van pushmeldingen en verschillende messaging categorieën. U kunt zelfs bestanden delen, foto ‘s, video’ s, en links met iedereen, of slechts één persoon. Dat is krachtige communicatie die je niet de hele dag aan je bureau geketend houdt.

Bovendien kunt u met de functie Slingtaken taken toewijzen aan individuen of groepen en hun voortgang volgen.

taken kunt u takenlijsten maken en deze delen op naam, Groep, locatie of positie. U kunt zelfs vervaldata instellen en Herinneringen verzenden als deadlines naderen.

arbeidskosten

en laten we een van de grootste kosten die een bedrijf moet absorberen niet vergeten: arbeidskosten. Sling helpt daar ook bij. Sling maakt het eenvoudig om de arbeidskosten te optimaliseren terwijl u plant. Niet meer heen en weer gaan om je diensten onder het budget te krijgen.

u kunt zelfs profiteren van krachtige kostenbesparende functies, zoals:

• Set wages per employee
• Set wages per position
• Forecast schedules for maximum savings
• Set alerts to inform you when you’re over budget
• Create wider margins (for increased profits)
• Prevent overtime from becoming an issue
• View labor as a percentage of sales
• Analyze labor data to understand your team

Sling truly is a start-to-finish employee management oplossing. Het gaat verder dan elke andere werkplanning app door het oplossen van de problemen die van invloed zijn op u en uw medewerkers op een dagelijkse basis.

en het feit dat Sling altijd en overal werkt, betekent dat u uw team op de hoogte en betrokken kunt houden en een betere bedrijfscultuur kunt opbouwen zonder 24/7 te werken.

Stop met het proberen om meerdere planning, time-tracking en payroll programma ‘ s samen te laten werken. Krijg de ene app die het allemaal doet. Haal Sling. Check it out voor jezelf en probeer het gratis.

de Best Work Schedule App zou u moeten helpen beter te beheren

terwijl veel apps het planningsproces eenvoudiger maken, bieden slechts een handvol (zoals Sling) tools die u helpen in alle aspecten van het beheer van uw restaurant, winkel, hotel of gezondheidszorg.

van het opzetten van uw eigen business-based news feed voor werknemers tot het creëren van taken die iedereen helpen beter te werken, dit soort werkschema apps zijn echt de beste keuze voor drukke managers.

neem geen genoegen met de tweede beste. Gebruik de premier tool voor de taak bij de hand om:

• Automatiseer uw planning
• Beheers uw arbeidskosten
• stroomlijn de repetitieve managementprocessen
• centraliseer de communicatie op de werkplek

en maak uw team — en uw bedrijf — soepeler en efficiënter met de sling suite van tools.