een beleid voor de vergoeding van kosten voor werknemers is het proces dat een werknemer moet volgen om door zijn werkgever te worden terugbetaald wanneer hij bedrijfsgerelateerde kosten maakt. Typisch, een vergoeding beleid is gerelateerd aan een werknemer reizen voor het werk, die betrokken zijn bij zakelijke diners, of de aankoop van werk-gerelateerde leveringen of gereedschappen.

het beleid voor de vergoeding van kosten voor werknemers moet een onderdeel zijn van uw werknemershandboek dat de handtekening van de werknemer vereist om ervoor te zorgen dat zij het beleid voor de vergoeding van kosten voor werknemers in zijn geheel begrijpen.

gebruik ons sjabloon voor de vergoeding van kosten van uw werknemer als uitgangspunt en breng waar relevant wijzigingen aan, indien mogelijk, overleg met juridische adviseurs om ervoor te zorgen dat het beleid voor de vergoeding van kosten van uw werknemer past bij uw bedrijf.

beleidssjabloon voor onkostenvergoeding voor werknemers

het volgende is het beleid voor onkostenvergoeding voor werknemers voor ABC-producties dat al onze werknemers moeten volgen wanneer het gaat om geld dat wordt besteed aan werkgerelateerde zaken.

Er zijn slechts twee werkgerelateerde uitgavencategorieën ABC Productions omvat:

• kosten die rechtstreeks door ABC Productions namens werknemers worden betaald.
• kosten betaald door werknemers van ABC Productions en worden vergoed.

de werknemer kan recht hebben op volledige of gedeeltelijke terugbetaling nadat HR de vorderingen heeft onderzocht.

wat zijn / zijn werkgerelateerde kosten?

werkgerelateerde uitgaven zijn rechtstreeks gerelateerd aan een werknemer van ABC productions tijdens een benefiet (zoals een zakelijke telefoon) of zakelijke entertainmentkosten (zoals een diner met klanten of collega ‘ s).

merk op dat de werkgerelateerde uitgaven kunnen worden afgetopt en dat de HR-manager deze moet goedkeuren. Als een werknemer meer uitgeeft dan het bedrag dat HR heeft goedgekeurd, moeten de extra kosten alleen door de werknemer worden gedekt.

het volgende zal niet als werkkosten worden beschouwd, daarom dekt ABC Productions het niet:

• een ongeautoriseerde ontmoeting met klanten, partners of bedrijfskandidaten.
• boetes of overtredingen tijdens het besturen van een bedrijfswagen.
• een niet-zakelijk abonnement of opleiding.
• een persoonlijke reis.

houd er rekening mee dat het bovenstaande als een paar voorbeelden dient, praat met HR om meer te weten te komen over terugbetaalbare kosten voordat u zelfs maar een claim indient.

reiskosten

tijdens het bijwonen van een goedgekeurde zakenreis voor ABC-producties worden de volgende kosten gedeeltelijk of volledig vergoed:

• transporttarieven (vliegtuig, auto, schip, enz.)
• accommodatie
• kosten van juridische documenten (visum)
• vereiste/noodzakelijke medische kosten (vaccinaties)
• lokaal vervoer tijdens de reis (taxi tarieven, huurauto ‘ s etc.)
• kleine uitgaven die vooraf zijn goedgekeurd door de manager van de werknemer (maaltijden, bedrijfsmateriaal, enz.)

Indien na een reisgerelateerd incident of ongeval kosten voor medische zorg ontstaan, kan de werknemer gedekt zijn door een werknemerscompensatieverzekering. Als dit niet het geval is, kan ABC Productions de werknemer vergoeden voor zijn medische kosten, indien dit passend wordt geacht.

niet-terugbetaalbare uitgaven

Hieronder volgt een meer diepgaande lijst van de uitgaven die ABC Productions een werknemer niet zal vergoeden voor:

• het verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen van een werknemer, zoals bagage.
• ongeautoriseerde upgrades, zoals business class tijdens het vliegen of een hotelkamer upgrade.
• persoonlijke diensten, zoals massage, schoonheidsbehandelingen, enz.
• persoonlijke aankopen, zoals kleding, geschenken, snacks voor het kantoor, enz.
• de kosten die een echtgenoot of andere niet-werknemer heeft gemaakt terwijl hij de werknemer van ABC Productions vergezelde tijdens zijn reis.

het bovenstaande is geen volledige lijst, neem contact op met HR over alle terugbetaalbare kosten voordat u op zakenreis gaat.

Procedure

wanneer een werknemer van ABC Productions op een werkgerelateerde reis gaat, regelt HR uw accommodatie, transport en documenteert zij de kosten. U dient echter het volgende te doen:

• documentkosten ABC Productions heeft niet direct geregeld voor, zoals taxi tarieven. Vraag waar mogelijk om ontvangstbewijzen, omdat u recht zou kunnen hebben op een dagvergoeding om extra noodzakelijke reiskosten te dekken.
• dien binnen twee weken na uw reis een onkostenrapport in bij HR met alle benodigde documentatie.

HR is verantwoordelijk voor de goedkeuring van de terugbetalingsaanvragen van werknemers. Eenmaal goedgekeurd, ontvangt u de terugbetaling in uw salaris binnen twee betalingstermijnen.

wanneer werknemers werkgerelateerde kosten maken, moeten zij:

• om HR en de goedkeuring van hun manager vragen.
• dien een terugbetalingsaanvraag in bij HR.
• dien alle relevante ontvangsten en rekeningen voor zakelijke diners en vervoer binnen twee weken in. eventuele excessieve uitgaven zullen worden onderzocht en indien gevallen van vervalste of overdreven claims worden gevonden, zal ABC Productions disciplinaire maatregelen nemen.