wanneer klanten goederen en/of diensten van een leverancier ontvangen of goederen en/of professionele diensten aan hun klanten/klanten leveren, is het van essentieel belang dat de partijen een schriftelijke leveranciersovereenkomst/ – overeenkomst aangaan. Dit document is belangrijk omdat het de voorwaarden van een relatie tussen de organisatie en de leverancier of leverancier uiteenzet. Daarnaast is wat in de leveranciersovereenkomst is opgenomen ook belangrijk, omdat het de belangen van de klant moet beschermen en potentiële verliezen of aansprakelijkheid moet vermijden. Dit artikel bespreekt het belang van leverancierscontracten en de bepalingen die van vitaal belang zijn voor het contract.
leverancierscontracten zijn juridische overeenkomsten die duidelijk de bepalingen en voorwaarden van het werk en/of de diensten die door een verkoper en/of aannemer moeten worden verleend, bevatten. Indien deze documenten correct zijn opgesteld, bieden zij bescherming tegen potentiële aansprakelijkheid. Echter, verkopers hebben vaak hun eigen overeenkomsten en dergelijke documenten bevatten meestal taal gunstig voor de verkoper. Wij stellen voor de hieronder beschreven bepalingen op te nemen.
Relatieclausule: De overeenkomst moet een bepaling bevatten waarin de betrekkingen tussen de partijen worden uiteengezet. Deze clausule omvat doorgaans wat de partijen van elkaar kunnen verwachten te ontvangen en waar zij krachtens de overeenkomst recht op hebben/niet op hebben.
contracttermijn en opzeggingsclausule: leverancierscontracten hebben vaak een vaste looptijd, bijvoorbeeld één of twee jaar. Bij wijze van alternatief kan de termijn eindigen bij voltooiing of voldoening. Indien de Overeenkomst voor een bepaalde periode geldt, dienen de begin-en einddatum ervan te worden vermeld. In de clausule moet worden vermeld hoe en wanneer de overeenkomst vóór de vastgestelde termijn moet worden beëindigd. Het gedeelte over beëindiging omvat doorgaans het bedrag van de schriftelijke kennisgeving die moet worden verstrekt en alle informatie met betrekking tot terugbetalingen en/of betalingen die verschuldigd zijn vóór en bij beëindiging.
Dienstverleningsclausule: een dienstverleningsbepaling waarin de doelstellingen, verwachtingen en te verlenen diensten worden beschreven, moet in een leverancierscontract worden opgenomen. Dit moet specifieke details bevatten van de door de partijen overeengekomen diensten.
Betalingsclausule: een gedetailleerd betalingsschema is essentieel. In deze sectie kunnen specifieke betalingsdata, verschuldigde bedragen op elke datum en alle andere betalingsgegevens worden vermeld die tussen de organisatie en de verkoper zijn overeengekomen. De betalingsvoorzieningen kunnen op verschillende manieren worden gestructureerd. De betaling kan bijvoorbeeld worden vastgesteld aan het einde van elke maand, wanneer opdrachten zijn voltooid, of in een forfaitair bedrag.
Verzekeringsclausule: indien van toepassing dient in deze clausule te worden vermeld dat de verkoper ermee instemt de passende verzekering voor een bepaald bedrag te verkrijgen.
vrijwaringsclausule: Een bepaling inzake schadeloosstelling bepaalt dat een partij (de verkoper) er contractueel mee instemt de verliezen van de andere partij (de organisatie) in gespecificeerde voorwaarden te dekken. Meestal bevatten leveranciersovereenkomsten taal waarin staat dat de verkoper ermee instemt de organisatie te vrijwaren voor verliezen als gevolg van een schending van de voorwaarden van het leverancierscontract, grove nalatigheid en opzettelijk wangedrag of fraude.
bescherming van Vertrouwelijke informatie / Geheimhoudingsclausule: Bij het delen van vertrouwelijke informatie met een verkoper is het van cruciaal belang om in het contract een vertrouwelijkheidsbepaling op te nemen om duidelijk te maken dat informatie die met de verkoper wordt gedeeld, niet aan derden kan worden bekendgemaakt. Deze bepaling beschermt de vertrouwelijke informatie van een organisatie en voorziet in een oorzaak als actie als er een inbreuk. De specifieke soorten vertrouwelijke informatie die op het bedrijf van toepassing zijn, moeten worden opgenomen en zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven. Dergelijke informatie kan bijvoorbeeld: businessplannen, financiële informatie, marketinginformatie, werknemersinformatie, onderzoeksplannen, formules, uitvindingen, enz. Bovendien moet deze bepaling een gedeelte van billijke rechtsmiddelen bevatten waarin de rechtsmiddelen worden uiteengezet waarop de organisatie recht heeft indien de verkoper deze clausule van het contract schendt.
bepaling inzake intellectuele eigendom: Het is belangrijk om de eigendom van intellectuele eigendom in verband met de overeenkomst aan te pakken. Klanten kunnen ervoor kiezen om aan te geven dat de intellectuele eigendom die tijdens de Overeenkomst door één of beide partijen is gecreëerd, volledig eigendom zal zijn van de klant, leverancier/klant of de partij die de Overeenkomst heeft gecreëerd.
naleving van wetsbepaling: in het algemeen bepaalt deze bepaling dat de verkoper ermee instemt zich te houden aan het beleid van de organisatie en alle toepasselijke federale, staats-en lokale wetten en voorschriften.
rechtskeuze / rechtskeuze: Deze clausule bepaalt dat elk geschil dat voortvloeit uit het contract zal worden bepaald in overeenstemming met het recht van een bepaald rechtsgebied. Bovendien kunnen de partijen ermee instemmen dat eventuele geschillen met betrekking tot de overeenkomst in een specifiek forum worden beslecht.
arbitragebeding: deze bepaling vereist dat een contractgeschil wordt opgelost door middel van een arbitrageprocedure.
als onderdeel van onze praktijk worden we vaak opgeroepen om deze overeenkomsten voor te bereiden of te herzien, zodat de belangen van onze klanten naar behoren worden beschermd.