Prosci heeft al meer dan 20 jaar onderzoek gedaan naar best practices in change management. Voor elke editie van Best Practices in Change Management vragen we aan onze deelnemers,

” Wat zijn de grootste bijdragen aan een succesvol Change management initiatief?”

gezamenlijk en consequent wijzen de reacties van de deelnemers op zeven eenvoudige factoren die de resultaten van een veranderingsinitiatief beïnvloeden. Dit zijn de best practices van change management, zoals gemeld aan Prosci door meer dan 8.000 personen die betrokken zijn bij change management.

7 Best Practices voor veranderingsmanagement

1. actieve en zichtbare uitvoerende sponsoring mobiliseren
2. een gestructureerde aanpak voor veranderingsmanagement toepassen
3. communiceren vaak en openlijk
4. contact opnemen met eerstelijnsmedewerkers
5. contact opnemen met en integreren met projectmanagement
6. contact opnemen met en ondersteunen van middlemanagers

onderzoeksdeelnemers die deze bijdragers identificeerden waren ervaren uitvoerders, project leiders, leidinggevenden en consultants. Tweeënzestig procent van de deelnemers aan de 11e editie van Best Practices in Change Management had meer dan vier jaar betrokkenheid bij het toepassen van change management, en bijna 25% had meer dan 12 jaar.

mobiliseer actieve en zichtbare sponsoring

het hebben van een positieve leider die de organisatie actief begeleidt door verandering en zichtbaar deelneemt gedurende de gehele levenscyclus van verandering is de grootste bijdrage aan succes. Het belang van sponsoring werd vier keer vaker aangehaald dan de volgende bijdrager om succes te veranderen. Deelnemers gebruikten consequent de sleutelwoorden “actief en zichtbaar” om deze top contribuant te beschrijven. Actieve en zichtbare sponsoring betekent dat de sponsor:

• Ondersteuning van de wijziging door het geven van constante aandacht voor de veranderingen en de noodzaak voor het change management
• een Voorvechtster van de wijziging door het leiden en motiveren van anderen in de organisatie
• het Maken van effectieve en invloedrijke beslissingen met betrekking tot de wijziging, met inbegrip van de aanpassing van prioriteiten andere leiders in de organisatie
• Onderhouden directe communicatie met de project management en change management teams, en blijft toegankelijk tijdens het wijzigen
• het Beïnvloeden van collega ‘ s om te handhaven, buy-in en deel te nemen in een coalitie van sponsoring

De grafiek hieronder is een duidelijke correlatie te zien tussen de effectiviteit van sponsoring en de waarschijnlijkheid dat de projectdoelstellingen worden gehaald. Projecten met uiterst efficiënte sponsors waren meer dan twee keer zo waarschijnlijk om hun doelstellingen te bereiken dan die met zeer ineffectieve sponsors.

Als u niet zeker weet hoe u uw sponsor kunt helpen actief en zichtbaar te worden, of als u een sponsor bent en meer verduidelijking wilt, lees dan dit artikel over de rol van een sponsor.

een gestructureerde aanpak van veranderingsmanagement toepassen

Een opzettelijke en gedefinieerde aanpak van het beheer van veranderingen biedt de structuur die nodig is om op koers te blijven. Het voorziet in voldoende tijd voor zinvolle activiteiten en biedt ruimte om hiaten in de gehele projectcyclus op te sporen en aan te pakken. Het gebruik van een formele aanpak maakt ook processen herhaalbaar voor consistente toepassing van change management op meer initiatieven binnen de organisatie. Sleutelwoorden die naar voren kwamen toen de deelnemers deze beste praktijk beschreven, waren::

• vastgesteld
• aanpasbaar
• schaalbaar
• gemakkelijk te implementeren over meerdere veranderingen
• Gemakkelijk toe te passen in elke fase van het project

hoe organisaties een gestructureerde aanpak gebruiken die varieert in het onderzoek. Zesenzeventig procent gebruikt een change management methodologie voor algemene begeleiding, terwijl 46% deze gebruikt als een checklist voor activiteiten en 38% gebruikt om de voortgang te controleren (deelnemers konden meerdere reacties selecteren, wat resulteerde in een totaal van meer dan 100%).

opnieuw blijkt uit het onderzoek hoezeer het toepassen van een gestructureerde aanpak bijdraagt tot succes. Deelnemers die een gestructureerde aanpak toepasten, hadden 33% meer kans om een goede of uitstekende effectiviteit van verandermanagement te ervaren dan degenen zonder methodologie.

Communiceer vaak en openlijk

Change management beoefenaars worstelen vaak met de misvatting dat change management “slechts communicatie is.”Hoewel change management veel meer is dan dat, zijn effectieve communicatie cruciaal voor het succesvol leiden van verandering. Naast de frequentie noemden de deelnemers deze factoren als belangrijk voor succes:

• cadans
• consistentie
• transparantie
• gebruikmakend van meerdere communicatiekanalen
• preferente afzenders

daarnaast identificeerden de deelnemers belangrijke onderwerpen om te communiceren, zoals waarom de verandering plaatsvindt, verwachtingen, langetermijnplanperspectieven, hoe de verandering van invloed zal zijn op werknemers en essentiële zakelijke drivers.

contact opnemen met Eerstelijnsmedewerkers

wij passen change management toe om werknemers te helpen begrijpen waarom verandering noodzakelijk is en hoe het hen zal beïnvloeden, en om hen toe te rusten om succesvol door het proces te kunnen stappen-wat resulteert in succesvolle resultaten voor organisaties. Gezien deze doelstelling, is het duidelijk waarom betrokkenheid en participatie van werknemers werd geïdentificeerd als een top bijdrager aan succes. Tactieken om betrokkenheid te vergroten zijn:

• accentueren ” wat zit er voor mij in?”(WIIFM)
• het identificeren en opbouwen van relaties met getroffen groepen
• ervoor zorgen dat getroffen groepen het juiste opleidingsniveau krijgen
• waarbij werknemers worden betrokken bij het identificeren van een voorgestelde oplossing en toekomstige status

Het doel van deze inspanningen is om werknemers te helpen blijk te geven van bereidheid om deel te nemen aan de verandering en samen te werken met de mensen die de verandering leiden.

versterking is een cruciale stap in het veranderingsmanagementproces. Omdat de meeste organisaties vandaag verzadigd zijn met verandering, en beoefenaars moeten jongleren veel veranderingen gelijktijdig, ze vaak negeren deze stap. Het onvoldoende aanpakken van versterkings-en ondersteuningsactiviteiten heeft een negatief effect op het algemene resultaat van de verandering. Deelnemers die versterkingsactiviteiten hadden gepland, hadden 20% meer kans om de projectdoelstellingen te bereiken dan degenen die dat niet deden.

Dedicate Change Management Resources

uw project heeft speciale resources en financiering nodig om change management werk gedaan te krijgen. Specifieke middelen voor verandermanagement en financiering betekent toegang hebben tot:

• geschikte financiering en middelen
• specifieke middelen met ervaring in verandermanagement
• een veranderingsteam of gemeenschap van flexibele, ambitieuze, beslissende, samenwerkende personen

een deelnemer aan het onderzoek gaf deze inzichtelijke opmerking: “If it isn’ t someone ’s job, then it’ s no one ‘ s job.”Om de voordelen van verandermanagement te realiseren, moet iemand er verantwoordelijk voor zijn en toegang hebben tot een passend bedrag aan financiering. De gegevens laten een positieve en betekenisvolle correlatie zien tussen het hebben van een specifieke resource (persoon) en de algehele effectiviteit van veranderingsmanagement. Deelnemers met specifieke middelen hadden een aanzienlijk grotere kans om een goede of uitstekende effectiviteit van verandermanagement te bereiken dan deelnemers zonder specifieke middelen.

Engage and Integrate With Project Management

Prosci ‘ s onderzoek heeft de algemene trend van integratie van veranderingsmanagement met projectmanagementactiviteiten onderstreept. Deze complementaire disciplines kruisen natuurlijk de paden gedurende het leven van een initiatief. In de laatste studie, 74% van de deelnemers geïntegreerd project management werk en change management werk tot op zekere hoogte. Toen ze dit als een top bijdrager aan succes identificeerden, gaven ze voorbeelden van hoe ze integratie bereikten:

• activiteiten op het gebied van verandermanagement toevoegen aan het projectplan
• samenwerken met het projectteam
• veranderingsplannen afstemmen op projectplannen
• verantwoordelijkheden en rollen combineren of toewijzen
• training op het gebied van verandermanagement aan het projectteam

steeds meer organisaties realiseren de waarde van integratie van projectmanagement en verandermanagement. Deelnemers die deze twee disciplines integreerden, hadden 17% meer kans om de projectdoelstellingen te halen of te overtreffen dan degenen die niet integreerden.

betrekken bij en ondersteunen van Middle Managers

Managers kunnen de grootste bondgenoot van een veranderaar worden in tijden van verandering omdat ze het dichtst bij werknemers staan die door verandering worden beïnvloed. Deelnemers legden deze top contribuant uit als:

• met nadruk op communicatie over de verandering en de rollen van managers in verandering
• het houden van een-op-een vergaderingen, teamvergaderingen en uitlijningssessies
• met nadruk op bewustmaking, inclusief hoe de verandering hen zal beïnvloeden, de zakelijke redenen voor de verandering en de behoefte aan veranderingsmanagement
• het verstrekken van materialen, hulpmiddelen en ondersteuning die managers zullen helpen de verandering te begrijpen en te navigeren
• het betrekken en betrekken van managers tijdens de vroege fasen van de verandering en gedurende de gehele projectcyclus
• /LI>

De laatste studie toont het midden managers als de groep die het meest bestand is tegen verandering, met 42% van de deelnemers die hen als zodanig identificeren. Deelnemers geloven dat een meerderheid van deze weerstand had kunnen worden verzacht door deze groep grondig aan te pakken in het veranderingsplan.

wat dit voor u betekent

Prosci heeft de afgelopen twee decennia 11 Best Practices in change Management rapporten geproduceerd, waarbij gegevens werden verzameld van meer dan 8.000 change leiders in 85 landen. Gebruik deze best practices om:

• Start uw verandermanagementwerk met de concepten die er het meest toe doen
• Evalueer uw huidige aanpak
• bewust best practices opnemen in uw dagelijkse werk

de discipline van verandermanagement groeit nog steeds, en de best practices zijn gegroeid en veranderd in de loop der jaren. Door de hier gepresenteerde best practices te overwegen en te implementeren, kunnen u en uw organisatie blijven groeien en leren samen met de discipline.