en ersättningspolicy för anställda är den process som en anställd måste följa för att kunna betalas tillbaka av sin arbetsgivare när de ådrar sig affärsrelaterade utgifter. Vanligtvis är en återbetalningspolicy relaterad till en anställd som reser för arbete, deltar i affärsmiddagar eller köper arbetsrelaterade varor eller verktyg.

ersättningspolicyn för anställda bör vara ett avsnitt i din medarbetarhandbok som kräver att arbetstagaren undertecknar för att säkerställa att de förstår ersättningspolicyn för anställda i sin helhet.

använd vår mall för din policy för ersättning av personalkostnader som utgångspunkt och gör ändringar där det är relevant, om möjligt, rådfråga juridisk rådgivare för att säkerställa att återbetalningspolicyn för anställda passar ditt företag.

Employee Expense replacement Policy Template

Följande är policyn för ersättning av personalkostnader för ABC Productions som alla våra anställda behöver följa när det gäller pengar som spenderas på arbetsrelaterade frågor.

det finns bara två arbetsrelaterade kostnadskategorier ABC Productions täcker:

• utgifter som betalas direkt av ABC Productions på uppdrag av anställda.
• utgifter som betalas av ABC Productions anställda och är återbetalningsbara.

arbetstagaren kan ha rätt till full eller del ersättning efter HR granskar kraven.

vad är/är arbetsrelaterade kostnader?

arbetsrelaterade utgifter är direkt relaterade till en ABC productions-anställd under en förmån (som en affärstelefon) eller affärsrelaterade underhållningskostnader (som en middag med kunder eller medarbetare).

Observera att de arbetsrelaterade kostnaderna kan begränsas och att HR-chefen måste godkänna dem. Om en anställd spenderar mer än det belopp som HR godkänt, måste extrakostnaden endast täckas av arbetstagaren.

Följande kommer inte att betraktas som en arbetskostnad därför kommer ABC Productions inte att täcka det:

• ett obehörigt möte med kunder, partners eller företagskandidater.
• böter eller brott när du kör en företagsbil.
• en icke-business prenumeration eller utbildning.
• en personlig resa.

Observera att ovanstående fungerar som några exempel, prata med HR för att lära dig mer ingående om återbetalningsbara utgifter innan du ens skickar in en fordran.

resekostnader

När du deltar i en godkänd affärsresa för ABC Productions kommer följande kostnader att återbetalas helt eller delvis:

• transportpriser (flyg, bil, fartyg etc.)
• boende
• juridiska dokumentkostnader (visum)
• nödvändiga/nödvändiga medicinska kostnader (vaccinationer)
• lokal transport under resan (taxipriser, hyrbilar etc.)
• mindre utgifter som är förhandsgodkända av medarbetarens chef (måltider, affärsmaterial etc.)

om några sjukvårdsavgifter inträffar efter en reserelaterad incident eller olycka, kan arbetstagaren täckas av arbetstagarnas ersättningsförsäkring. Om det inte är det kan ABC Productions ersätta arbetstagaren för sina medicinska kostnader, om det är lämpligt.

icke-återbetalningsbara kostnader

Följande är en mer djupgående lista över kostnaderna ABC Productions kommer inte att ersätta en anställd för:

• förlust eller stöld av en anställds personliga egendom, som bagage.
• obehöriga uppgraderingar, som business class under flygning eller en uppgradering av hotellrum.
• personliga tjänster, såsom massage, skönhetsbehandlingar etc.
• personliga inköp, såsom kläder, gåvor, snacks till kontoret etc.
• de utgifter som en make eller annan icke-anställd ådragit sig när han åtföljde ABC Productions-arbetstagaren under resan.

ovanstående är inte en komplett lista, tala med HR om alla ersättningsbara utgifter innan du åker på affärsresa.

procedur

När en ABC Productions-anställd går på en arbetsrelaterad resa, kommer HR att ordna ditt boende, transport och dokumentera utgifterna. Du måste dock göra följande:

• Dokumentkostnader ABC Productions har inte direkt ordnat för, som taxipriser. Be om kvitton när det är möjligt, eftersom du kanske har rätt till ett belopp per dag för att täcka ytterligare nödvändiga resekostnader.
• skicka in en kostnadsrapport till HR med all nödvändig dokumentation inom två veckor efter din resa.

HR ansvarar för godkännandet av ersättningskraven för anställda. När du har godkänt får du återbetalningen i din lönecheck inom två löneperioder.

När anställda drabbas av arbetsrelaterade kostnader måste de:

• be om HR och deras chefs godkännande.
• skicka in ett ersättningsanspråk till HR.
• skicka in alla relevanta kvitton och räkningar för affärsmiddagar och transport inom två veckor. eventuella överdrivna kostnader kommer att undersökas och om fall av förfalskade eller överdrivna påståenden hittas kommer ABC Productions att vidta disciplinära åtgärder.