torsdag 27 augusti 2020

under hela 2020 har du förmodligen varit tvungen att omvärdera din ideella budget. De oöverträffade utmaningar som den globala pandemin har visat har tvingat många små till medelstora ideella organisationer att arbeta med en ännu stramare budget än vanligt.

detta gör det till en perfekt tid för din organisation att uppdatera din förståelse av driftsbudgetar för att omstrategisera din egen för att få ut det mesta av det.

här på Jitasa hjälper vi verkställande och finansiella direktörer på ideella organisationer att organisera sin ekonomi för effektivare användning. I våra framgångshistorier kan du läsa om andra organisationer som litade på deras ekonomiska information till våra experter och hur förhållandet gjorde det möjligt för dem att omdirigera sin energi och fokusera på sitt uppdrag.

effektiv ekonomisk planering och budgetering är ännu viktigare under dessa svåra tider. Öppen kommunikation med en expert om din ideella ekonomi kan hjälpa dig att utvärdera din ideella budget och omdefiniera mål enligt bästa praxis från experter.

det leder oss tillbaka till vikten av en omfattande förståelse av ideella operativa budgetar. I den här guiden kommer vi att täcka grunderna och ta ett djupt dyk för att hjälpa din ideella organisation att analysera din budget för året. Vi kommer att täcka följande punkter:

1. Vad är en ideell Budget?
2. funktioner i effektiva budgetar
3. budgetkomponenter
4. ideell budgetmall
5. Budgetrecensioner

använd gärna navigeringen ovan för att hoppa till det avsnitt som de flesta väcker dina intressen för din organisation. Eller läs med oss från början för en fullständig översikt. Låt oss komma igång!

Vad är en ideell Budget?

en ideell budget är ett planeringsdokument som används för att förutsäga utgifter och fördela resurser för din organisation. Den beskriver både de kostnader som din organisation kommer att ådra sig samt de intäkter du förväntar dig att få under en viss tidsperiod.

din ideella kommer att skapa två primära budgetar regelbundet. Det här är din driftsbudget och din kapitalbudget.

en ideell driftsbudget bryter ner de årliga beräknade intäkterna och utgifterna för organisationen. Det bryter ner dina intäkter genom olika finansieringskällor och dina driftskostnader genom program och omkostnader.

din kapitalbudget projekterar utgifter och intäkter i samband med fleråriga, långsiktiga projekt. Detta tenderar att täcka dina ideella kapitalkampanjer och andra stora utgiftskampanjer.

under hela året är dessa budgetar vad du granskar regelbundet för att övervaka processen för dina olika projekt, insamlingsframgång och din ekonomiska ställning. Det betyder att din budget inte är något du skapar men aldrig tittar på igen. Det är ett levande dokument som borde vara i centrum för din ekonomiska verksamhet.

funktioner i effektiva ideella budgetar

det fantastiska med att granska din ideella budget nu, under kaoset 2020? Du har möjlighet att göra det ännu mer effektivt. När du och din revisor arbetar tillsammans för att skapa eller omstrukturera en effektiv budget måste du komma ihåg de funktioner som gör en budget mest effektiv.

enligt vår erfarenhet inkluderar dessa funktioner definierade aktiviteter, en specifikt definierad tidsperiod och realistiska och mätbara mätvärden. Låt oss täcka var och en av dessa funktioner på djupet.

definierade aktiviteter

din ideella budget och din strategiska plan bör gå hand i hand. Varje aspekt av din budget bör direkt associera med en specifikt definierad aktivitet som du vill utföra.

utöver detta bör var och en av dessa aktiviteter ha en särskilt definierad separat budget. Dessa separata budgetar kombineras alla i den enskilda organisationsomfattande driftsbudgeten.

till exempel kan din ideella organisation sätta ett mål att höja $15,000 för att bygga ett datorlaboratorium på en innerstadsskola.

Du måste sätta ihop en budget som planerar alla nödvändiga utgifter för att bygga ett sådant datorlaboratorium. Till exempel bör du uppskatta kostnaden det tar att köpa datorerna, investera i effektiv wifi och samla diverse utrustning (som försäkring) som är nödvändig för en sådan investering.

på din större organisationsbudget måste du ange vilka källor du ska använda för att höja dessa $15,000 och fördela medlen till projektet.

specifik tidsperiod

När din ideella organisation sätter upp mål för organisationens strategiska eller utvecklingsplan ser du till att dessa mål är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbaserade (eller smarta). Den åtgärd vi vill betona här är tidsaspekten. Din ideella organisation bör vara mycket uppmärksam på tiden när du skapar din budget.

ideella organisationer utformar vanligtvis en enda budget för året. Det är dock viktigt att tänka på när din organisation förväntar sig att samla in intäkter och när du vill slutföra de aktiviteter som beskrivs i dokumentet. Om du till exempel vet att #GivingTuesday och year-end giving är en viktig inkomstkälla för din ideella organisation, kan du bestämma dig för att slutföra ett större projekt direkt efter dessa kampanjer.

en annan anledning tid är viktigt? Få budgeten Godkänd och ställa in incheckningar för ditt team. Innan du ens börjar budgeteringsprocessen bör du ställa in en dag och tid när du vill att dokumentet ska godkännas av styrelsen. Detta håller dig ansvarig genom att ange ett förfallodatum för att slutföra planen.

Du bör också ställa in regelbundna incheckningar med ditt team för att se till att du håller dig till den budget du har planerat. Många ideella organisationer gör en snabb incheckning varje månad med en mer djupgående granskning varje kvartal.

realistiska och mätbara mätvärden

tanken att definiera realistiska och mätbara mätvärden går tillsammans med att definiera aktiviteterna i organisationens budget. Var och en av dina aktiviteter bör associeras med ett specifikt dollarbelopp för varje kostnad och inkomstkälla.

detta är särskilt viktigt när din organisation utvecklar intäktsdelen av budgeten. Din ideella finansiering bör specifikt förknippas med olika inkomstkällor.

Om du till exempel förväntar dig att få $100 000 från individuell insamling i år kan du bestämma att $50 000 kommer från stora givare, $20 000 från din peer-to-peer-kampanj, $20 000 från din online-donationssida, $10 000 från direktreklam.

Kom ihåg att var och en av dessa finansieringsmått bör vara realistiska för ditt team. Bestäm vad som är realistiskt genom att analysera dina tidigare insamlingsframgångar. Du kan dock också välja ett mer ambitiöst mål för att driva ditt lag för att höja mer. Ställ det bara inte för högt, annars kan du avskräcka ditt lag.

ideella budgetkomponenter

oavsett om du skapar en ideell budget på egen hand eller om du arbetar med en expertrevisor måste du se till att den är komplett med både dina förväntade intäkter och dina kostnadsbudgetar.

dessa är de två huvudkomponenterna i en ideell budget. Låt oss gräva lite djupare i varje ämne.

förväntade intäkter

dina förväntade intäkter ska separeras och fördelas av varje insamlingskälla. Använd tidigare data från ditt utvecklingsteam för att bättre förstå och förutsäga hur mycket du ska höja från varje källa.

det finns två metoder för prognoser som du kan använda för att förutsäga din ideella framtida intäkter. Var och en av dessa prognosmetoder skapar viss flexibilitet i budgeten så att din organisation är mer benägna att vara på mål under hela året. Dessa två prognosmetoder kallas rabattmetoden och cutoff-metoden:

• Rabattmetod: med den här metoden identifierar ditt team det dollarbelopp som du förväntar dig att få från varje insamlingskälla. Sedan multiplicerar du det dollarbeloppet med insamlingsprocenten. Om du till exempel ansöker om ett bidrag på 10 000 dollar och har en sannolikhet på 75% för att få bidraget, skulle du uppdatera de prognostiserade intäkterna till 7 500 dollar.
• Cutoff method: med den här metoden identifierar ditt team den totala mängden förutsagda insamlingsintäkter och multiplicerar sedan detta med din totala sannolikhetsbedömning. Om du till exempel har en framgångsrik historia inom insamling och förväntar dig en 80% chans att lyckas i din förutspådda $100,000 av beräknade intäkter, kommer du att förutse $80,0000.

en ideell revisor kommer att kunna hjälpa till att gå ditt lag genom beslutet om vilken prognosmetod som är bäst för din budget. Dessutom kommer de att kunna arbeta med dig för att bestämma sannolikhetsgraden för din prognos.

det kan vara farligt att förutsäga att du kommer att ha 100% framgång med alla dina förutspådda intäkter. Det är bättre att vara försiktig när du planerar framåt så att du är mer säker på att du får den finansiering du behöver för att uppnå dina mål, oavsett vilka yttre omständigheter som uppstår.

kostnadsbudget

den andra delen av en effektiv ideell budget är din kostnadsbudget. Detta är det verktyg som du använder för att bestämma och förutsäga kostnaderna uthärdas av din ideella för att finansiera dina olika projekt.

detta kan delas upp i dina insamlings -, administrations-och programkostnader. Kombinationen av dina insamlingar och administrativa kostnader är vad som utgör din ideella omkostnader. Medan varje ideell utgiftsbudget kommer att se lite annorlunda ut, rekommenderar Better Business Bureau att organisationer inte spenderar över 35% av din finansiering på sina omkostnader och spenderar minst 65% på sina program.

men som vi nämnde kommer detta att se annorlunda ut för varje ideell organisation. Därför är det viktigt att diskutera dina egna utgifter med en revisor som har erfarenhet av att arbeta med ideella organisationer. De kan hjälpa till att se till att dina utgifter är i kontroll.

på en mer detaljerad nivå bör din ideella organisation komma ihåg de specifika utgifter du kommer att stöta på, till exempel:

• insamlingskostnader kan delas upp i din kampanjmarknadsföring, insamlingsevenemang eller virtuell mjukvaruinvestering och insamlingstekniska verktyg.
• administrativa kostnader kan delas upp i saker som lön som du betalar dina anställda, de investeringar du gör för att organisera data, hyran för ditt kontor och de räkningar du betalar för din organisation.
• programkostnader är de som är nödvändiga för att utföra ditt arbete i samhället. Till exempel kan en organisation som uppmuntrar musikutbildning för missgynnade barn investera i klassrumsutrymme, instrument och musikböcker för sitt program.

det bästa sättet att uppskatta vad din ideella utgifter kommer att vara är genom att undersöka vad du har spenderat tidigare. Var noga med att separera organisationens fasta och rörliga utgifter och uppskatta sedan vilka olika budgetposter som kommer att kosta.

fasta kostnader är de som är konstanta från år till år som din organisations kontorshyra. Du kan räkna med att detta är samma pris från år till år på grund av det kontrakt du har med ditt förvaltningsbolag. Under tiden är rörliga kostnader de som kan förändras från år till år och kan inte räknas med för att förbli konstanta. Till exempel kan dina insamlingskostnader ändras från år till år beroende på vilka kampanjer du kör.

det finns många missuppfattningar om ideella kostnader. Människor tenderar att tro att ideella anställda inte borde göra stora löner och att overhead är en inneboende dålig sak. Detta är bara inte sant. Kostnadsdelen av din budget bör säkerställa en sund ekonomisk balans för din organisation.

Nonprofit Budgeting Template

Vi rekommenderar att din ideella organisation når ut till en utbildad ideell revisor för att skapa dina budgetar från år till år. En revisor hjälper dig att leda dig i rätt riktning när det gäller att upptäcka möjligheter att minska på olika utgifter. De hjälper också din ideella organisation att hitta nya sätt att förbättra din insamling för att maximera intäkterna.

När du har slutfört din årliga ideella budget och den är redo att skickas till din styrelse för granskning kommer den att se ut som mallen nedan.

granska din ideella Budget

Dummies.com förklarar, ” en bra budget är skrynklig, kaffe färgade, och mycket granskas. En bra budget guider och förutspår.”Det betyder att din ideella organisation ofta ska checka in på din budget för att övervaka dina framsteg under hela året.

din organisation bör regelbundet hålla ideella budgetkontroller. Många rekommenderar att du håller dem årligen, kvartalsvis och månadsvis för att se till att din organisation är på rätt spår.

• den årliga översynen av din ideella budget sker vanligtvis när du skriver nästa års budget. Det här är när du (och din revisor) granskar de budgeterade finanserna från det senaste året och bestämmer var budgeten stannade på kurs och var din ekonomi avviker från vägen. Du kommer att använda denna information för att informera dina förväntade intäkter och kostnader för nästa räkenskapsår.
• när ditt team träffas kvartalsvis för att granska din budget bör du jämföra dina budgeterade intäkter och kostnader för det kvartalet och jämföra det med de faktiska beloppen. Du bör också granska dina bidragsbudgetar och bestämma vilka medel som vunnits, använts, oanvänd etc. Slutligen granska hela budgeten och leta efter eventuella avvikelser. Det är bättre att fånga dessa tidigt och notera dem för framtida budgetar.månatliga budgetrecensioner tillåter ditt team att träffas ofta och regelbundet för att se över din ekonomi för månaden och bestämma budgeterade kontra faktiska utgifter och intäkter för enskilda projekt. Du kan också granska balansräkningarna för avvikelser och se fram emot att se till att framtida budgetposter verkar vara i linje.

återigen, när din organisation granskar din budget och dina konton, hjälper en utbildad revisor dig att se till att allt är i ordning. Nå ut till revisorerna på Jitasa för att fråga om hur deras utbildade finansiella proffs kan hjälpa din ideella granskning och skapa den bästa budgeten för att hjälpa dig att lyckas.skönheten i din ideella budget är att det gör att din ideella organisation kan förbli transparent med ditt team, dina styrelseledamöter och dina supportrar. Öppenhet i ekonomin är nyckeln till att skapa förtroende och förtroende för alla som är involverade i organisationen.

om du är intresserad av att investera i en utbildad revisor för att hjälpa din ideella organisation att säkerställa öppenhet och ansvarsskyldighet i ekonomin, utför din forskning. Här är några ytterligare resurser du kan titta på för mer vägledning:

• arbeta med en ideell revisor: vad du kan förvänta dig. Att arbeta med en revisor kan hjälpa din organisation att utveckla en effektiv budget. Läs mer om vad en revisor kan göra för dig i den här omfattande artikeln.
• bokföring och redovisning för ideella organisationer. Vill du hyra eller outsourca ett finansteam? Läs mer om både bokföring och redovisning för ideella organisationer, särskilt om skillnaden mellan dem.
• topp 10 + outsourcade ideella redovisningsföretag. Att arbeta med en revisor som är särskilt dedikerad till ideella organisationer är viktigt för att utveckla en välinformerad ideell budget. Läs mer om Fundlys tio bästa val för outsourcade företag.