Á, rfp-k. Ha azt tervezi, hogy partnere egy ügynökség a honlapon újratervezés projekt, lehet, hogy feladata az írás egy ilyen ijesztő dokumentumok. Sajnos, nincs iparági szintű, lépésről-lépésre útmutató a szolgáltatási javaslatok igényléséhez, és gyakran az RFP folyamat valaki—vagy egy embercsoport-vállára esik, aki nem ismeri a modern weboldal-újratervezési projektek minden bonyolultságát, idegtépő, zavaró és nehéz.

tehát mit csinálsz? Ha olyan vagy, mint sok szervezet, összegyűjtesz minden olyan személyt a szervezetben, akinek érdekeltsége van a weboldalon, és kéred a kívánságlistát mindenről, amit látni akarnak. Siet az RFP írási folyamat, mert a befejezési dátum fenyegető, gyorsan küldje el RFP, hogy minden lehetséges ügynökség lehet gondolni, és remélem, a legjobb. Ezután az ügynökségek vessen egy pillantást a RFP, és hogy mindenféle feltételezések mérete, hatóköre, szélessége, vagy költségvetés a projekt alapján a felsorolt követelményeknek.

a végén zavaros, hogy mit akar valójában, pitch szolgáltatások nem kell, és meg kell kezdeni az egészet, vagy csak megy a bél, és válassza ki a javaslatot a legfantasztikusabb betűtípus, legszebb fotók, vagy legolcsóbb áron.

persze, az RFP-k írása ijesztő folyamat lehet, különösen, ha a téma kívül esik a tipikus szakterületén. Ha nem kristálytiszta arról, hogy mit szeretne elérni az új webhelyével, akkor nem kapja meg, amire szüksége van a projektből. Abban a pillanatban, amikor elkezdi rohanni az RFP-n, vagy megpróbál mindent belefoglalni a nap alá, a webhely újratervezése kudarcra van ítélve. Egy sikertelen, hatástalan projektre fordítod az idődet és a pénzed, és tönkreteszed a honlapodat-a szervezeted márkájának fókuszpontját. Bízz bennünk, minden nap látjuk.

Ez most nagynak és ijesztőnek hangzik, nem gondolod?

a hiperventilálás megkezdése előtt vegyen mély lélegzetet. Azért vagyunk itt, hogy végigvezetjük Önt a gyakori hibákon, amelyeket a pályázati kérelmekben látunk, így nem ismételjük meg őket. Segítünk létrehozni RFPs, hogy hozzanak létre a projektek a siker.

Probléma #1: Te Létre egy RFP, Amikor nem Kell

az Egyes szervezetek által kötelezően előírt vállalati politikák, érdekképviseleti törvények, illetve törvényi szabályozások, hogy hozzon létre egy RFP, amikor segítségre van szükségük átalakítását a honlapon. A magasabb szintű oktatási intézmények, kormányzati szervek és nonprofit szervezetek gyakran ebbe a kategóriába tartoznak.

de más szervezetek csak úgy döntenek, hogy javaslatot nyújtanak be, amikor segítségre van szükségük egy projekthez, még akkor is, ha nem szükséges. Azok a szervezetek, amelyeknek lehetősége van arra, hogy elkerüljék az RFP létrehozását, egyébként is választhatják ezt, mert ez az iparágban gyakori, úgy gondolják, hogy könnyebb, alaposabb, és időt takarít meg nekik.

ne feledje, hogy az RFPs nagy projektek lehetnek, ezért nem szabad félvállról venni. Még akkor is, ha bemegy az írás folyamata egy ötlet, hogy mennyi ideig fog tartani, vagy hogy alapos legyen, még mindig kockázatot fut a kérdés, hogy szükség megakadályozni, illetve pin le további részletek, hozzátéve, napokkal, vagy akár hetekkel, hogy a teremtés folyamata.

megoldás: beszéljen ügynökségekkel

Ha úgy találja, hogy szervezete nem követeli meg RFP írását, ne tegye meg.

ehelyett ütemezze az időt a csevegéshez olyan ügynökségekkel, amelyekkel dolgozni szeretne. Keresse meg a megbízható kollégák, emberek a hálózat ajánlásokat. Talán van egy cég honlapján, hogy megakadt a szemed a közelmúltban. Lehet, hogy az ügynökség, amellyel dolgoztak, jó választás. Olvassa ajánlások ügynökségek a területen, és hozza ügynökségek interjúk; akkor is ad nekik egy hívást! Beletelik egy kis kezdeti morgás munka, hogy megtalálja a hivatal szeretne felvenni, de akkor mentse hajórakományok időt, és csökkenti a hibakockázat, ha lemond a RFP teljesen.

természeténél fogva az RFP folyamat korlátozza a vállalat és a potenciális ügynöki partnerek közötti kommunikációt. Gondolj a folyamatra, mint egy felvételi folyamat. Nem vennél fel valakit, aki csak az önéletrajzát nézte, igaz? Persze, hogy nem. Azt akarod, hogy megértsd, milyen jól hallgatnak rád, és hogy néz ki a gondolkodási folyamatuk. Azt szeretnénk, hogy megtudja, ha élvezni találkozó velük, ha látod magad együttműködik is. Ezek a tényezők sokkal fontosabbak, mint a leginkább jól megírt RFP válasz.

probléma # 2: Nincs létrehozott költségvetés vagy idővonal

a költségvetés szem előtt tartása abszolút kötelező. A költségek gyorsan összeadódnak, ezért fontos, hogy az ügynökségek megismerjék az ideális költségvetést. Így pontosabban rangsorolhatják és iránymutatást adhatnak a javaslatukban, és a legjobb szintű szolgáltatást nyújthatják a költségvetés számára, amelyet kényelmesen költenek.

az RFP webhelyére vonatkozó összes megoldás az, hogy beszéljen a leendő ügynökségekkel, még akkor is, ha még mindig az RFP folyamaton dolgozik. Boldogok vagyunk és alig várjuk, hogy segítsünk.

gondolj rá így: tegyük fel, hogy házat építesz. Meg kell valószínűleg pin le a költségvetést, mielőtt bármi mást, jobb? Nem gondolná, hogy egy építőipari céggel, ingatlanügynökkel vagy építészrel beszéljen anélkül, hogy durva ötletet adna nekik a költségvetésről. Miért kezelje webhelyét—az elsődleges digitális tulajdonát-másképp?

ugyanez a szabály vonatkozik az idővonalra is. Szeretné, hogy az új ház épült hat hónap alatt? Egy év? Két év? Csakúgy, mint abban a házépítő projektben, a befejezési idővonal hatalmas szerepet játszik abban, ami lehetséges a szervezet számára, ezért fontos, hogy a találgatást ki lehessen venni a leendő ügynökségi partnerek számára.

idővonal vagy költségvetés nélkül mind az Ön, mind a leendő ügynökségi partnerek szenvednek. Az ügynökségek szó szerint kitalálják, hogy mit tesz lehetővé a költségvetés, ezért sokkal kevésbé valószínű, hogy olyan javaslatot kap, amelyet szeretsz az árkategóriában, a kívánt idővonalon belül.

megoldás: tartalmazzon egy költségvetési becslést és durva idővonalat

próbáljon meg pontosan meghatározni egy számot, amely a költségvetéshez működik, valamint egy kísérleti befejezési dátumot. Ha ez túl nehéznek bizonyul, egy tartomány sokkal jobb, mint egyszerűen nem szolgáltatni információt. Fogalmad sincs, mennyibe kerül egy ilyen projekt? Az is elfogadható, ha egy ügynökséggel beszélgetünk arról, hogy mit várhatunk el a fizetéstől, és hogyan néz ki egy megvalósítható ütemterv.

Meg kell kérdeznünk: Ha felülvizsgálata javaslatok, te vagy a bűnös essek jogot, hogy az oldal felsorolja a költségvetés idővonal, majd kiküszöböli az esetleges javaslatokat, amelyek kívül esnek a költségvetési vagy időkeret korlátozások már elhatározott? Azt hittük. Nem vagy egyedül.

a lényeg a következő: az RFP nem az a hely, ahol tárgyalni árképzés; ez az, ahol kapsz kommunikálni, hogy pontosan mit akar, és mit vársz, hogy fizetni érte. Beleértve a költségvetés és idővonal lehetővé teszi, hogy olvassa el az egyes javaslatok, tudva, hogy mindegyik egy személyre szabott megoldást a problémára, az Ön által megadott információk alapján. Ez lehetővé teszi, hogy a legjobb stratégiai terv kiválasztására összpontosítson vállalkozása helyett a legjobb árpont helyett.

3. probléma :nem határozta meg, hogy webhelyének melyik részét kell bevonni a projektbe

Ez egy túlságosan gyakori probléma. Annyira ismeri a webhelyének bizonyos problémás szakaszát—valószínűleg hónapok óta belsőleg tárgyalja -, hogy elfelejti pontosan megmondani, hogy mit szeretne megváltoztatni.

például, ha egy 4 éves Egyetem marketing Tanszékének tagja, és reméli, hogy javítani fogja az atlétikai osztály weboldalát, nem hasznos egyszerűen azt mondani: “szeretnénk, ha weboldalunkat újraterveznénk.”Sok szervezet számára—különösen a komplex struktúrákkal rendelkezők és több érdekelt fél számára-a weboldalak egyre nagyobbak lesznek, mivel az oldalakat hozzáadják a legújabb kezdeményezés vagy kampány kielégítéséhez. Lehet, hogy a honlapra és a termék / programoldalakra úgy gondol, mint a” webhelyére”, amikor valójában webhelye több ezer oldalt tartalmaz.

Ha nem konkrét, hogy mit szeretne újratervezni, ügynökségek maradt kitalálni, így túl sok a véletlenre. Ha azt hiszik, rossz, akkor marad összehasonlítani egy rakás nagyon különböző javaslatokat egymással, megnehezítve, hogy válassza ki a legjobb ügynökség partner.

megoldás: a projekt paramétereinek megszilárdulása

az ügynökségek számára nehéz kezelni a webhely hatókörét, ha nem biztos benne. A legjobb módja annak, hogy véglegesen meghatározzuk, hogy mit kell felvenni az RFP-be, az, hogy ellenőrizze webhelyét, mielőtt létrehozná. Számos eszköz segítségével “audit” a honlapon-Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush, vagy Moz, hogy csak néhányat említsünk—, de ugyanilyen fontos, hogy van valaki, aki tudja értelmezni az adatokat gyűjt, függetlenül attól, hogy egy házon belüli alkalmazott vagy ügynökségi partner.

Ha már végzett a weboldal audit, akkor egyértelműen eldönteni, hogy mit kell tartalmaznia a web átalakítása projekt, amit el lehet hagyni.

4. probléma: Nem részletezte a tartalmi igényeket

fontos megérteni, hogy egy weboldal újratervezési projekt sokkal több, mint betűtípusok, képek, HTML, CSS és színpaletták. A webhely újratervezésének nagy része olyan tartalmakra összpontosít, amelyek jelenleg léteznek az Ön webhelyéről hiányzó oldalakon vagy tartalmakban.

A “tartalom” szüksége van egy honlap átalakítása számos formát ölthet: a tartalom stratégia lehet fejleszteni kell, hogy vezessen kiegészítő tartalom források; a webhely tartalmát, szükség lehet arra, hogy ellenőrzött értékelésére jelentősége, értéke; teljesen új lap vagy szakasz tartalmat kell írni a semmiből; előfordulhat, hogy a meglévő tartalmakat frissíteni, újrafelhasználni vagy átszervezni kell; bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a tartalmat át kell váltani az egyik tartalomkezelő rendszerről a másikra.

ha nem pontosan fogalmazza meg, hogy mire van szüksége, amikor azt mondja, hogy “tartalom”, akkor fogadhat, hogy az ügynökségek azt feltételezik, hogy szüksége van az általuk nyújtott tartalom típusára, és ez a javaslatuk nagy része lesz.

megoldás: fontolja meg a költségvetést, és kap konkrét

Err oldalán, hogy túl konkrét. Néhány kérdés, amelyet figyelembe kell vennie, a következőket tartalmazza:

• tartalomkészítést, tartalomstratégiát vagy mindkettőt keres?
• mennyi új tartalmat szeretne vagy kell a webhelyén?
• ki hozza létre az új tartalmat? Ön, vagy a leendő ügynökségi partner?
• van olyan tartalma, amely újratelepítést igényel? Van-e házon belüli tárgy szakértői, akik útmutatást adhatnak ehhez?
• szüksége lesz egy tartalom áttelepítésre egy új CMS-re?
• tartalomellenőrzést tervez? Vagy a partnerügynökségnek tartalmaznia kell ezt a javaslatában?

ne feledje, weboldalak, ma kell, magas minőségű, pontos tartalma releváns, tehát a tartalmi követelményeknek, valószínűleg egy nagy része a költségvetés. Ha az Ön igényei között szerepel az új tartalom létrehozása és a teljes tartalomátállítás, akkor számíthat arra, hogy drágább lesz, mint a meglévő CMS-t használó tartalomáthelyezési terv. Bármi legyen is a követelmények, győződjön meg róla, hogy a költségvetés olyan tartományban van, amely lehetővé teszi kéréseit.

5. probléma: Ha azt szeretné, hogy a leendő ügynökségi partnerek világosan megértsék az Ön kívánságait és igényeit, egyértelmű legyen a kérdésében. “Üzleti célok”, illetve a “projekt célkitűzései” kifejezéseket borsos az egész leginkább rfp-k, bár vannak hasonló fogalmak—az utóbbi egy része a korábbi—használja őket szinonimaként helytelen, de csak összezavarja a helyzetet.

az üzleti cél egy általános eredmény, amelyet a vállalat hosszú távon kíván elérni—fontolja meg ezt a szervezet ” miért.”A projekt célkitűzései ugródeszkaként szolgálnak az üzleti cél elérése érdekében—fontolja meg ezt a szervezet” hogyan.”Például, ha az üzleti cél az, hogy növelje a márka ismertségét a piacon, két projekt célja lehet, hogy kiváló minőségű blog tartalmat, és használja a fizetett közösségi média üzenete, hogy támogassák azt az új közönség, és vezetni őket vissza a honlapon.

Ez egy gyakori probléma, amelyet mindig látunk: meg kell értenie mind a webhely újratervezési projektjének “hogyan”, mind “miért” – jét annak érdekében, hogy sikeres legyen. Az üzleti célok és a projektcélok egyértelmű megfogalmazásának elmulasztása vagy elmulasztása azt eredményezi, hogy az ügynökségi partnerek elveszítik szem elől, hogy mit remélnek elérni a webhely újratervezésével—és fogadhat, hogy javaslataik messze elkerülik a látását.

megoldás: egyértelműen határozza meg és különböztesse meg üzleti céljait és projektcéljait

Ez segít az ügynökségeknek egyértelműen megérteni hosszú távú és rövid távú céljait, és hogyan segíthet a legjobban elérni őket. Ez segíthet az ügynökségeknek abban is, hogy eldöntsék, hogyan osszák el a költségvetésüket, milyen mutatókat követjenek nyomon, és meghatározzák a projekt valódi sikerét. Minél világosabban fogalmazza meg üzleti céljait és projektcéljait, annál valószínűbb, hogy kiváló minőségű javaslatokat kap, amelyek gondosan kidolgozott stratégiákat tartalmaznak.

van a” Hogyan ” szögezték le, de még nem egészen pontosan a “miért”? Beszéljen az ügynökségekkel, még akkor is, ha még mindig az RFP folyamaton dolgozik. Örömmel segítünk.

probléma # 6: Nem vette figyelembe a weboldal Hozzáférhetőségi követelményeit

ha arra gondol, ” Web accessibility? Soha nem hallottam róla,” nem vagy egyedül. Túl kevés márka tudja, hogy ez mit jelent, vagy miért fontos. A Web akadálymentesítése arról szól, hogy mindenki, aki részt akar venni a webhelyén, képes legyen erre, és a tervek szerint 2018-ban jogilag kötelező lesz minden “nyilvános szállás helye” számára.

ha teljesen újratervezett weboldalt indít, amely nem felel meg a Hozzáférhetőségi irányelveknek, Találd ki, mi van? Lesz keres egy másik újratervezés idén!

emiatt javasoljuk, hogy az összes weboldal újratervezési projekt kövesse a weboldal hozzáférhetőségére vonatkozó irányelveket a WCAG 2.0 előírásai szerint. Általános szabályként javasoljuk legalább az AA szint teljesítését, de ez az ügyfélkörtől vagy az iparágtól függően változhat. Ez hatással lesz a weboldal szempontjaira, mint például a szövegméretek, a színhasználat, a hiperhivatkozási irányelvek, valamint a mobilbarát elrendezési szállások.

megoldás: Fontolja meg, mit elérhetőség tűnhet honlapon

a Munka, a jogi vagy vállalati megfelelőségi csapat, hogy lássuk, mit követelmények a szervezet honlapján lehet teljesíteni, illetve győződjön meg róla, hogy egyértelműen sorolja fel azokat az RFP olyan ügynökségek maradj belül a paraméterek a jogi szabályozás.

mint mindig, a catch-all megoldás az, hogy beszéljen a leendő ügynökségekkel. Bár nem vagyunk ügyvédek, útmutatást és betekintést nyújthatunk a hozzáférhetőség szempontjaiba, és hogy ezek hogyan befolyásolják az újratervezési projekt hatókörét.

7. probléma: Még nem tartalmaz semmit a Branding igények

akkor is, ha a szervezet keres egy teljes website újratervezés, egy dolog, hogy konzisztens maradjon a márka. Az Ön weboldalának még mindig úgy kell kinéznie, mintha az Öné lenne, de legyen egy új, továbbfejlesztett változat. Hacsak nem kifejezetten egy “rebrand”—t keres—amely messze különbözik az “újratervezés”webhelytől -, webhelyének továbbra is hasonló hangot, hangot, küldetést, logót és színpalettát kell viselnie annak biztosítása érdekében, hogy felismerhető legyen a jelenlegi ügyfelek számára. Ha tudod, hogy új márkával akarsz kezdeni, de az RFP nem említ semmit a márkaépítésről, az ügynökségek azt fogják feltételezni, hogy márkád szilárd, és nem foglalkoznak vele javaslataikban.

megoldás: legyen világos és részletes a branding igényeinek

Adj nekik, amennyit csak tudsz. Ha logóját vagy vállalati küldetését, látását vagy értékeit megváltoztatja, nagyszerű! Legyen világos róla. Adjon meg részleteket arról, hogy a márka mely elemeit szeretné megtartani, és melyiket szeretné javítani. Ha a márkának csak kis frissítésekre van szüksége, akkor rendben van, ha a márkakéréseket ugyanabban az RFP-ben tartja. Ha azt fontolgatja, hogy valami jelentősebb, mint a változó a szervezet nevére kell címezni részeként egy teljesen stratégia kezdeményezés, mielőtt a honlap újratervezés project.

győződjön meg róla, hogy nem keveri össze a weboldal újratervezését egy rebranddal, és kérjen rossz dolgot az RFP-ben. Ha nem akar egy rebrand, ossza meg a jelenlegi márka irányelveket a leendő ügynökségek így kap egy esélyt, hogy tanulni egy kicsit a branding.

8. probléma: Túl sok madarat próbál megölni egy kővel

tegyük fel, hogy egy ügynökséget keres, amely segít a weboldal újratervezésében, a márka stratégiájában, valamint egy digitális marketing kampányban. Könnyebb ezeket csak egy RFP-be tenni, igaz?

rossz.

Ha több különböző projektet változó célokkal és határidőkkel egyetlen RFP-be helyezünk, akkor túl sok részletet fényezünk, így a leendő ügynökségi partnerek ugyanezt teszik. Még akkor is, ha már szerepel a költségvetés, mennyit kell kiosztani márka stratégia? Mennyit kell menni felé az új honlap? Az idővonal vonatkozó csak a honlapon újratervezés, vagy az egészet? Hogyan tervezi mérni a projekt sikerét?

Ha egy ügynökség segített elindítani egy új, sikeres weboldalt építeni egy márka a vendégek szeretik, de megingott a digitális marketing kampány, nem minősül kudarc az egész projekt? A lényeg az, hogy az RFP hatókörét mindig arra kell építeni, hogy a projekt sikere egyértelműen mérhető-e vagy sem. Ez a megközelítés segít felismerni, ha túl széles, túl általános RFP-t hozott létre, vagy eltérő sikermutatókat tartalmaz.

megoldás: összpontosítson a legfontosabb projektre, egyelőre

már halljuk a riasztási harangokat a fejedben, de ne aggódj. Ez fontos a vállalat sikeréhez, ezért ne fektessen be időt, energiát és erőforrásokat egy olyan projektbe, amely túlságosan széles vagy homályos—így veszítik el a vállalatok érdeklődését és a projekteket elhalasztják.

használja az RFP-t, hogy egyetlen problémára vagy kezdeményezésre összpontosítson, és együttműködjön az ügynökségi partnerével, hogy prioritásként kezelje a többi problémát, ha van értelme. Kezdje a kritikus fontosságú problémákkal—azaz azokkal, amelyek akadályozzák az üzleti célok elérésének képességét -, majd menjen onnan. A megfelelő ügynökségi partner képes lesz arra, hogy segítsen létrehozni egy kívánságlistát, amikor új kezdeményezések jelennek meg, és dolgozzon ki egy tervet, hogy foglalkozzon velük.

egy ügynökséggel való együttműködés a projekt céljainak elérése érdekében javítja annak esélyét, hogy sikeres, hatékony projektek legyenek, amelyek valódi értéket jelentenek a szervezet és ügyfelei számára.

készen áll a webhely újratervezésére?

Írja meg ezt a kérést! Már nem olyan nagy és ijesztő, ugye? Ha nem vesz semmi mást ebből a bejegyzésből, tegye ezt: az RFP létrehozásakor az elsődleges cél az, hogy eltávolítsa a leendő ügynökségek szükségességét, hogy bármit feltételezzenek. Tegyen fel nekünk kérdéseket. Tisztázzuk. Beszéljünk.

abban a pillanatban, amikor egy Ügynökségnek feltételeznie kell, kitalálnia vagy spekulálnia kell arról, hogy mit keres tőlük, az a pillanat, amikor az RFP ítélve van. A részletek itt a legjobb barátod. Vegye ki belőle a találgatásokat, és tegye az RFP-t a siker felé vezető útra.

még mindig vannak kérdései? Segíteni jöttünk.