Les fonctions réelles d’un secrétaire d’État varient considérablement d’un État à l’autre. Dans la plupart des États, le bureau du secrétaire d’État est une création du projet original de la constitution de l’État. Cependant, dans de nombreux cas, des responsabilités ont été ajoutées par une loi ou un décret exécutif.

Fonctions dans la plupart des Étatsmodifier

La fonction la plus courante, et sans doute la plus importante, occupée par les secrétaires d’État est de servir de responsable des élections en chef de l’État (bien que de nombreux États aient également des superviseurs des élections, qui sont généralement des élus de comté). Dans 38 États, la responsabilité ultime de la conduite des élections, y compris l’application des règles de qualification, le contrôle de la réglementation financière et l’établissement des procédures le jour du scrutin incombe au secrétaire d’État. Les exceptions sont l’Alaska, le Delaware, Hawaï, l’Illinois, le Maryland, New York, la Caroline du Nord, l’Oklahoma, la Caroline du Sud, l’Utah, la Virginie et le Wisconsin.

La Floride est l’un des nombreux États pour lesquels cela est vrai, et pour cette raison, lors du recomptage des élections en Floride, la secrétaire d’État de Floride Katherine Harris est devenue l’une des rares secrétaires d’État à être bien connue au niveau national.

Dans la grande majorité des États, le secrétaire d’État est également responsable de l’administration du Code de commerce uniforme, une loi qui prévoit l’application uniforme des contrats et des pratiques commerciales à travers les États-Unis, y compris l’enregistrement des privilèges sur les biens personnels. Parallèlement à cette obligation, dans la plupart des États, le secrétaire d’État est responsable de l’enregistrement des marques d’État et de l’affrètement des entreprises (y compris généralement les sociétés de personnes et les sociétés) qui souhaitent opérer dans leur État. En conséquence, dans la plupart des États, le secrétaire d’État tient également tous les registres sur les activités commerciales au sein de l’État. Et dans certains États, le secrétaire d’État a également un large pouvoir de réglementation sur les entreprises.

En plus des dossiers commerciaux, le bureau du secrétaire d’État est le principal dépositaire des documents officiels dans peut-être la majorité des États. Cela comprend dans la plupart des États les copies officielles des documents de l’État, y compris la copie officielle de la constitution de l’État (et dans le Delaware, la copie appartenant à l’État de la Déclaration des droits des États-Unis) des copies officielles des actes législatifs promulgués, des décrets émis par le gouverneur et des règlements et interprétations des lois émis par les organismes de réglementation de l’État. Dans au moins une demi-douzaine d’États, ce pouvoir de tenue des registres s’étend aux actes civils, tels que les mariages, les certificats de naissance et les décrets d’adoption et de divorce. De nombreux États exigent également que le bureau du secrétaire d’État tienne également des registres des transactions foncières et de la propriété.

Dans au moins 35 États, le secrétaire d’État est également responsable de l’administration des notaires publics. Et presque tous les États désignent également (presque toujours dans la constitution même de l’État) que le Secrétaire d’État sera le « Gardien du Grand Sceau » de l’État. En apparence, cela oblige le secrétaire à prendre des décisions quant à l’endroit où le sceau de l’État doit être apposé, que ce soit sur la législation, les contrats de l’État ou d’autres documents officiels.

Les États qui ont des programmes de confidentialité des adresses placent souvent le secrétaire d’État en charge de leur administration.

Fonctions moins courantesmodifier

Une douzaine d’États confient au secrétaire d’État la tâche de délivrer des licences professionnelles. Cela inclut les médecins, les plombiers, les cosméticiens, les entrepreneurs généraux et, dans au moins deux États, les ministres (pour célébrer des mariages). Au Nevada, en Pennsylvanie et en Virginie-Occidentale, le secrétaire d’État doit blanchir quiconque souhaite agir en tant qu’agent sportif pour un athlète professionnel.

Dans plusieurs États (dont l’Indiana, le Mississippi, le Massachusetts et le Wyoming), le secrétaire d’État est responsable de la surveillance du secteur des valeurs mobilières.

Dans l’Illinois, le Maine et le Michigan, le secrétaire d’État est chargé de la délivrance des permis de conduire, de l’immatriculation des véhicules à moteur et de la collecte des taxes sur les véhicules à moteur. Dans de nombreux autres États, ces fonctions relèvent d’une organisation telle que les départements des véhicules à moteur, des transports ou de la police d’État.

Dans plusieurs États, le secrétaire d’État est également chargé du suivi des activités des lobbyistes. Alors que certains pourraient considérer cela comme une extension naturelle du rôle de directeur général des élections, le Secrétaire du Commonwealth de Virginie, qui n’est pas responsable des élections dans cet État, est néanmoins responsable de la réglementation du lobbying.

Dans environ cinq États, le secrétaire d’État est le responsable du musée officiel d’État. Dans certains de ces États, ainsi que dans certains États sans musées officiels, le secrétaire d’État est désigné comme le fonctionnaire responsable de la tenue des registres historiques de l’État.

Quelques États mettent le secrétaire d’État en charge de l’utilisation des biens publics. Dans la plupart des cas, cela ne signifie que des bâtiments publics (généralement le capitole de l’État), mais dans le Mississippi, il comprend également certaines terres qui sont légalement définies comme appartenant à l’État, telles que les terres humides.

Plusieurs États accordent un pouvoir statutaire technique au secrétaire d’État en matière de grâces et de commutations. Dans la plupart des cas, ce n’est rien de plus que la responsabilité d’apposer le sceau de l’État sur la proclamation du gouverneur. Cependant, dans le Delaware et le Nebraska, le secrétaire d’État siège au conseil des grâces avec le gouverneur, et le secrétaire d’État commande une autorité égale avec le gouverneur dans toutes les décisions de grâce qui sont rendues.

Depuis le début des années 1980, de nombreux États ont redoublé d’efforts pour développer des relations commerciales directes avec des nations étrangères. Dans plusieurs de ces États, le secrétaire d’État a reçu la responsabilité principale dans ce domaine. Malgré cela, il ne devrait pas y avoir de confusion entre les fonctions du secrétaire d’État d’un État particulier et celles du secrétaire d’État des États-Unis. L’interdiction de la Constitution des États-Unis à l’encontre des États individuels ayant des relations diplomatiques avec des États étrangers est absolue; ces obligations récemment développées sont de nature purement commerciale.

Dans le Maine et en Californie, en cas d’égalité électorale, c’est le secrétaire d’État qui détermine le vainqueur par tirage au sort. En Californie, cela ne s’étend pas aux élections primaires, ni aux élections du gouverneur ou du lieutenant-gouverneur. Dans le Maine, cette obligation ne s’applique qu’aux élections primaires.

Responsabilités uniquesmodifier

Plusieurs États ont confié à leur secrétaire d’État au moins une responsabilité qui n’est partagée par aucun autre secrétaire d’État:

• En Californie, les adultes consentants peuvent conclure un partenariat domestique en s’inscrivant auprès du Secrétaire d’État.
• Dans le Connecticut, devenir modérateur de débats politiques nécessite une licence du secrétaire d’État.
• Au Colorado, les sociétés des arts du spectacle sont tenues de déposer certaines informations auprès du Secrétaire d’État.
• Au Delaware, le Secrétaire d’État supervise le Bureau des Services aux anciens combattants du Delaware.
• Dans l’Illinois, le Secrétaire d’État est greffier de droit de la Cour des réclamations. En outre, le secrétaire d’État est responsable de l’application des lois nationales sur le vol de véhicules à moteur et de la réglementation de l’industrie automobile.
• Dans l’Indiana, le Secrétaire d’État est responsable de la réglementation des concessionnaires automobiles.
• Dans l’Iowa, la Secrétaire d’État décerne le prix Carrie Chapman Catt à chaque école de l’Iowa qui s’inscrit et enregistre au moins 90% de ses élèves éligibles pour voter. Le prix porte le nom de l’Iowan qui était une leader nationale du mouvement pour le suffrage des femmes.
• Au Kentucky, le Secrétaire d’État supervise le Bureau foncier de l’État, qui tient un registre permanent des concessions foncières, des mandats et des arpentages de l’État.
• En Louisiane, les avis de départ à la retraite des fonctionnaires et des employés de l’État sont déposés auprès du secrétaire d’État.
• Dans le Maryland, les promoteurs de copropriétés résidentielles et de multipropriétés doivent s’inscrire auprès du Secrétaire d’État.
• Dans le Massachusetts, le Secrétaire du Commonwealth fonctionne comme registre des actes pour l’ensemble de l’État, maintenant des succursales dans chaque comté.
• Au Michigan, les assureurs autors qui rédigent des polices pour les résidents du Michigan sont tenus de déposer des informations sur les titulaires de police auprès du secrétaire d’État.
• Au Minnesota, les membres des conseils d’État, des commissions et des conseils sont nommés par un processus de nomination ouvert basé sur le mérite administré par le secrétaire d’État. La loi de l’État exige également que le secrétaire d’État publie un rapport annuel qui fournit une liste et une description des fonctions, des membres et des statistiques pour chaque conseil, commission ou conseil d’État.
• Dans le Mississippi, le Secrétaire d’État a une responsabilité fiduciaire pour l’application des lois sur les terres en fiducie pour écoles publiques et les terres de remplacement de la seizième section, le soin et la gestion des terres en fiducie publique de l’État, et la disposition des terres confisquées à l’État pour non-paiement des taxes ad valorem, entre autres fonctions.
• Au Montana, le Secrétaire d’État siège au Conseil des examinateurs, qui sert d’émetteur de la dette de l’État et approuve la vente d’obligations pour l’État.
• Au Nebraska, les agences de gestion de la dette ne peuvent pas exercer leurs activités sans obtenir au préalable une licence du secrétaire d’État.
• Au Nevada, le Secrétaire d’État est membre du conseil d’administration de l’Agence de planification régionale de Tahoe, qui protège l’environnement dans le bassin du lac Tahoe grâce à des réglementations sur l’utilisation des terres.
• Dans le New Hampshire, l’administration des registres de l’état civil est sous la responsabilité du secrétaire d’État.
• Dans le New Jersey, le Secrétaire d’État est chargé de renforcer et de sensibiliser à la diversité ethnique. D’autres tâches comprennent la promotion du bénévolat et de l’alphabétisation.
• À New York, le Secrétaire d’État est chargé de surveiller les milliers de cimetières de l’État. En outre, le Secrétaire d’État administre le Programme de gestion côtière de l’État conformément à la Loi fédérale sur la gestion des zones Côtières.
• En Caroline du Nord, le Secrétaire d’État protège les investisseurs en poursuivant les violations des lois sur les valeurs mobilières de l’État.
• Dans le Dakota du Nord, le Secrétaire d’État est membre et secrétaire d’office de la Commission d’urgence.
• Dans l’Ohio, le Secrétaire d’État est membre du Conseil de répartition, qui se réunit tous les dix ans après le recensement décennal pour redessiner les limites de chacun des 99 districts de la Chambre de l’Ohio et des 33 districts du Sénat de l’Ohio. Les autres membres du Conseil de répartition sont le gouverneur, l’auditeur de l’État et deux membres, un républicain et un démocrate, nommés par les dirigeants législatifs de l’État.
• En Oregon, le Secrétaire d’État est Auditeur des comptes publics en vertu de la constitution de l’État et, à ce titre, effectue des audits financiers, de conformité et de performance des agences de l’État et des gouvernements locaux.
• En Pennsylvanie, le Secrétaire du Commonwealth supervise la State Athletic Commission, qui réglemente la boxe professionnelle et les arts martiaux mixtes.
• À Porto Rico, le Secrétaire d’État délivre des licences de bingo.
• Au Rhode Island, les agences de l’État et les gouvernements locaux sont tenus de déposer des avis de réunions publiques auprès du Secrétaire d’État sous les auspices de la Loi sur les réunions publiques de l’État. Le Secrétaire d’État publie à son tour lesdits avis en ligne.
• En Caroline du Sud, le Secrétaire d’État est responsable de l’enregistrement des franchises de télévision par câble.
• Dans le Dakota du Sud, le Secrétaire d’État est l’autorité pour la délivrance des permis d’armes dissimulées.
• Au Tennessee, le Secrétaire d’État réglemente la collecte de fonds pour les secours en cas de catastrophe.
• Au Texas, le Secrétaire d’État enregistre les spas de santé.
• En Utah, les gouvernements locaux et les entités à but limité sont tenus de s’enregistrer auprès du lieutenant-gouverneur, qui remplit le rôle de secrétaire d’État.
• En Virginie, le Secrétaire du Commonwealth gère les demandes de clémence, le rétablissement des droits civils et les extraditions tout en assurant la liaison du gouverneur avec les tribus amérindiennes de Virginie.
• À Washington, le Secrétaire d’État est président de droit du Conseil de la productivité de l’État. En vertu de la loi, le Conseil de la productivité est chargé d’examiner les suggestions des fonctionnaires pour améliorer la prestation des services publics et accroître l’efficacité des opérations gouvernementales.
• En Virginie-Occidentale, les banques foncières ne peuvent fonctionner que si elles se sont enregistrées auprès du Secrétaire d’État.
• Dans le Wisconsin, le Secrétaire d’État est, selon la constitution de l’État, membre de droit du Conseil des Commissaires des Terres publiques du Wisconsin avec le Trésorier de l’État et le Procureur général. Le Conseil des commissaires des terres publiques investit les quatre fonds fiduciaires scolaires du Wisconsin et gère de manière durable les terres fiduciaires scolaires restantes au profit de l’éducation publique, de la maternelle à l’université. L’une des principales sources de revenus des fonds d’affectation spéciale pour les écoles – la plus importante étant le Fonds pour les écoles communes, avec une juste valeur marchande de plus de 1 milliard de dollars – est le Programme de prêts du Fonds d’affectation spéciale de l’État de la BCPL, qui prête le directeur du fonds d’affectation spéciale aux districts scolaires et aux municipalités pour financer des projets d’intérêt public qui contribuent au développement économique, aux infrastructures locales, aux biens d’équipement et aux véhicules, à la réparation et à l’amélioration des bâtiments, ou au refinancement des passifs existants pour réduire les coûts d’emprunt futurs.
• Au Wyoming, le Secrétaire d’État est responsable de la réception et du dépôt des divulgations d’éthique de tous les législateurs de l’État et de chacun des officiers constitutionnels de l’État. Le Wyoming est le seul État de l’Union à ne pas avoir de commission d’éthique.