Le processus de demande d’information (DDR) est un aspect important de la planification de projets dans l’industrie de la construction. Cependant, le processus d’approvisionnement peut être inutilement long et déroutant, ce qui vous coûte un temps et de l’argent précieux. Ci-dessous, nous allons passer en revue ce qu’est une demande formelle d’informations, en quoi elles sont utiles et les meilleures pratiques sur la façon de les rédiger. Nous parlerons également de quelques conseils clés sur la façon d’améliorer le processus de demande de renseignements, afin que vous puissiez maximiser l’efficacité de votre entreprise.
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RFI Defined
Une demande d’information est essentiellement une forme de communication commerciale destinée à obtenir des informations générales sur les fournisseurs potentiels et les produits et services qu’ils offrent. L’objectif ultime de l’envoi d’une DDR est de voir comment les produits et services d’un fournisseur potentiel peuvent être utilisés au mieux pour résoudre des solutions et répondre aux besoins de votre entreprise. Les entrepreneurs ont le choix entre un large éventail de fournisseurs et de parties intéressées, de sorte que les demandes d’informations aident à voir ce que chaque entreprise a à offrir et comment chaque entreprise s’accumule en fonction des besoins de l’entrepreneur.
Les DDR sont principalement soumises aux premières étapes des contrats de construction, mais peuvent être utilisées tout au long de la phase de construction lorsque des demandes différentes apparaissent pour un projet spécifique. Généralement, les DDR seront envoyées avant les demandes de devis (RFQ) et les demandes de proposition (RFP), car les RFQ et les RFP sont envoyées par les entrepreneurs une fois qu’ils ont réduit les meilleurs ajustements.
Les IFR peuvent également prendre différentes formes car elles dépendent de ce que recherche l’entrepreneur général. Par exemple, un entrepreneur général à la recherche de travaux électriques enverrait une DDR à un sous-traitant alors qu’un GC à la recherche de matériaux enverrait une DDR à un fournisseur.
Les avantages des demandes d’informations de RFI
aident non seulement les entrepreneurs à comparer les fournisseurs potentiels, mais elles aident également à réduire le nombre de fournisseurs parmi lesquels choisir. Les DDR ont également un format général pour recueillir des informations de base, ce qui permet aux GC de filtrer plus facilement les fournisseurs qui ne conviennent pas au projet en question. Les RFI peuvent également contribuer à encourager la concurrence entre fournisseurs, en particulier lorsque le document est partagé sur une plate-forme publique.
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Rédaction d’une DDR
Commencez par donner un aperçu général de votre entreprise et de ce que vous recherchez du vendeur. À la réception, le fournisseur doit comprendre que le document est une DDR et avoir une bonne idée de qui est votre entreprise. Vous devez également être aussi précis que possible avec vos besoins, comme les prix généraux, les besoins en personnel et les calendriers de livraison. Cela vous permettra de mieux comparer vos fournisseurs sans plus de précisions.
Assurez-vous également de donner une ligne directrice sur la façon dont le destinataire doit répondre à la demande d’information, sur le format à suivre et de fournir une date limite pour vous contacter. Enfin, vous pouvez inclure d’autres détails tels que la demande d’expérience préalable des fournisseurs ou votre processus d’évaluation pour choisir le fournisseur potentiel.
Amélioration du processus de DDR
En tant qu’entrepreneur général, une façon d’améliorer le processus d’approvisionnement consiste à utiliser un modèle de DDR. L’utilisation d’un modèle vous permet non seulement d’inclure plus facilement toutes les informations nécessaires, mais permettra également au fournisseur de répondre plus facilement avec ce que vous recherchez. Vous pouvez également inclure des images et des dessins de construction ou des images, car les visuels peuvent aider le fournisseur à mieux comprendre la solution que vous recherchez. L’utilisation d’un système logiciel aidera également à organiser votre processus de DDR et à donner un accès plus rapide et meilleur aux documents pour les employés sur le terrain et au bureau.
Si vous êtes le destinataire de la DDR, vous pouvez également prendre des mesures pour améliorer le processus. Répondre rapidement et avec diligence vous donnera un avantage sur les autres concurrents, ce qui augmentera vos chances d’obtenir le poste. Cependant, avant de répondre, vous devez vous assurer que la DDR est suffisamment détaillée pour garantir que votre entreprise conviendrait bien au projet de construction. Vous ne pouvez pas fournir une bonne réponse si la DDR n’est pas claire ou ne pose pas les bonnes questions. Enfin, n’ayez pas peur de refuser un emploi. Si votre entreprise ne convient pas au poste, vous pouvez toujours laisser une bonne impression avec un GC en déclinant officiellement, ce qui augmente vos chances que le GC vous contacte à nouveau pour une entreprise future différente.
Conclusion
En lisant cet article, vous devriez avoir une bien meilleure idée de ce qu’est une demande d’information et de la façon dont elle aide les entreprises à choisir la meilleure solution possible pour leurs demandes. Assurez–vous de suivre les conseils ci-dessus sur la rédaction d’une DDR et les meilleures pratiques pour améliorer le processus de DDR – votre entreprise vous en remerciera.