La planification de vos employés ne semble jamais être plus facile, n’est-ce pas? Il y a tellement de pièces mobiles à coordonner: demandes de congés, heures supplémentaires, faire travailler les bonnes personnes aux bons quarts de travail, former de nouveaux employés, trouver des remplaçants, faire face aux urgencesthe la liste s’allonge encore et encore.

Heureusement, la technologie mobile moderne a introduit des moyens de rationaliser l’ensemble du processus. Tout d’abord, assurez-vous de suivre certaines stratégies essentielles importantes.

Par exemple, créez le planning bien à l’avance; rendre l’horaire facile à lire et facile d’accès; permettre au personnel d’indiquer facilement sa disponibilité, de communiquer et de tenir tout le monde au courant; et toujours, toujours avoir un plan B. Ces meilleures pratiques peuvent aider à rationaliser le processus de planification et à assurer le bon déroulement des choses.

Dans cet article, nous allons lancer les choses en examinant de plus près tous les avantages qu’une application d’horaire de travail peut offrir. Ensuite, nous discuterons de 13 des meilleures applications d’horaire de travail. À la fin, nous nous concentrerons sur l’application Sling, qui peut vous aider à planifier, à communiquer, à créer une culture d’entreprise, à garder les employés engagés, à définir des tâches et bien plus encore.

Avantages d’une application d’horaire de travail

Vous n’êtes peut-être pas encore complètement vendu à l’idée d’utiliser une application d’horaire de travail pour votre entreprise. Permettez-nous de vous convaincre maintenant.

La première raison d’utiliser une application d’horaire de travail est qu’elle vous fait gagner du temps et de l’argent. Une application de planification de travail de qualité rendra la planification plus rapide et plus facile, ce qui libère du temps que vous pouvez consacrer à d’autres tâches.

Alors que vous vous concentrez sur l’amélioration d’autres aspects de votre entreprise, comme le marketing ou l’expérience client, vous risquez de voir votre résultat net augmenter. C’est assez difficile à discuter, non?

Alors, comment la planification devient-elle tellement plus simple et plus rapide ? Une application de planification de travail simplifie le processus de planification en:

• Vous empêcher de planifier deux fois un employé pour le même quart de travail ou de programmer un employé pour un poste qu’il n’est pas qualifié pour occuper
• Vous assurer que vous avez programmé le nombre approprié d’employés pour chaque poste et pour chaque quart de travail
• Vous avertir lorsque vous avez programmé un employé pour un quart de travail qui est en conflit avec sa disponibilité ou une demande de congé
• Vous avertir lorsqu’un employé peut effectuer des heures supplémentaires au cours d’une semaine donnée
• Distribuant l’horaire à vos employés instantanément une fois que vous avez fini de le créer
• Vous permettant d’apporter facilement les modifications nécessaires à l’horaire, même après qu’il a été finalisé et envoyé à votre équipe
• Informant tous les membres du personnel lorsqu’une modification ou une mise à jour a été apportée à l’horaire

Toutes ces fonctionnalités utiles réduisent la planification d’une montagne à une taupinière. Mais les avantages d’une application d’horaire de travail ne s’arrêtent pas à la planification. Voici une liste d’autres fonctions qu’une application d’horaire de travail exceptionnel peut remplir.

Horloge

Les employés peuvent simplement entrer et sortir sur leur téléphone, et l’application peut suivre les heures de travail de chaque personne. De plus, certaines applications exigent que les employés soient connectés au wifi de votre entreprise avant de pouvoir se connecter, ce qui garantit que tout le monde est réellement au travail lorsqu’ils le prétendent.

Logiciel de paie

Après avoir enregistré le nombre d’heures que chaque employé travaille par période de paie, les meilleures applications d’horaire de travail vous permettront également d’exporter ces données pour exécuter la paie. Avec Sling, par exemple, vous pouvez même consulter vos coûts de main-d’œuvre et les coûts de main-d’œuvre estimés pour les périodes de paie futures programmées.

Système de messagerie spécifique au travail

La communication est de la plus haute importance, mais les employés peuvent être réticents à utiliser une application de messagerie personnelle, comme Facebook Messenger ou WhatsApp, pour des conversations professionnelles. Une application d’horaire de travail idéale fournit une fonction de messagerie pour héberger toutes les discussions liées au travail.

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle devrait vous donner une bonne idée de l’utilité d’une application d’horaire de travail pour votre entreprise. En simplifiant le processus de planification et en servant plusieurs autres objectifs importants, une application de planification de travail exceptionnelle peut vous aider à augmenter à la fois l’efficacité et les profits.

Alors, quelles applications pouvez-vous faire confiance pour fournir tous les avantages décrits ci-dessus? Examinons 13 applications d’horaire de travail différentes et comparons leurs fonctionnalités.

Applications d’horaire de travail disponibles

1)Planificateur d’horaire

Planificateur d’horaire est une application d’horaire de travail qui peut vous aider à prendre le contrôle du processus de planification des employés. Il vous permet de créer des champs de code couleur illimités qui peuvent être utilisés pour représenter vos employés. Ces champs peuvent ensuite être distribués sur l’interface calendrier pour indiquer quand un employé travaille.

Comme Google Agenda, Schedule Planner est basé sur le cloud, de sorte que la distribution, les modifications et la collaboration sont simplifiées en quelques touches de l’écran.

Gardez à l’esprit que le planificateur d’horaire était destiné à un seul individu, donc la planification compliquée comme les quarts de travail qui se chevauchent peut ne pas être facile, voire possible, avec cette application d’horaire de travail. C’est un outil de planification simple, mais il n’a pas été créé pour les restaurants ou les commerces de détail.

2) Fantastical 2

Fantastical 2 (l’accent est mis sur le ’cal’, comme dans le calendrier) est une autre application d’horaire de travail qui peut aider à éliminer le stress de la planification de vos employés.

Comme les autres applications de planification, les employés peuvent être saisis en tant que tâches et codés par couleur pour les distinguer les uns des autres. Les utilisateurs peuvent ensuite consulter le calendrier par jour, semaine ou même mois. Les utilisateurs peuvent même rechercher le calendrier pour voir les événements passés, présents et futurs qui s’appliquent à eux.

Bien que Fantastical 2 ait des fonctionnalités puissantes (comme le support de l’Apple Watch et 6 langues différentes), il a été construit principalement pour un seul utilisateur. Oui, il peut être forcé de travailler pour plusieurs personnes et de planifier des horaires complexes, mais pourquoi faire l’effort de pousser une cheville carrée dans un trou rond?

Il existe d’autres options d’application d’horaire de travail qui conviennent mieux.

3)Temps de travail

Comme son nom l’indique, le temps de travail consiste à planifier et à suivre le temps de travail. Cette application d’horaire de travail vous permet de créer et de suivre facilement des horaires de travail complexes. Les utilisateurs peuvent saisir un quart de travail en quelques clics, puis afficher l’horaire de toute la semaine sur un seul écran.

Des fonctionnalités de niveau professionnel – comme des emplois illimités, des alarmes et des notifications, et même le partage de calendrier via Facebook, Twitter ou e—mail – en font une application utile pour la planification des employés. Les utilisateurs peuvent même additionner les heures travaillées et les salaires gagnés avec le calculateur d’heures de travail.

Mais, comme beaucoup d’autres applications de planification de travail de cette liste, WorkTime n’était vraiment destiné qu’à un seul utilisateur. En plus de cela, il n’a aucune fonctionnalité pour vous aider pendant le processus de planification. Vraiment, une seule application d’horaire de travail le fait.

4)Google Docs

Comme les applications de planification de travail vont, Google Docs est assez basique. Cela commence comme une simple feuille de papier vierge, vous devez donc faire beaucoup de travail supplémentaire pour que l’horaire ressemble à un horaire. Cela peut être dissuasif pour certaines personnes, comme il se doit.

Il existe de meilleurs moyens — de meilleures applications — pour simplifier le processus de planification.

La bonne chose à propos de Google Docs est qu’elle est basée sur le cloud. Cela signifie que les employés peuvent accéder à l’horaire à tout moment et en tout lieu. Pour vous, cela signifie que la distribution est plus facile, tout comme la réception des demandes de modification et la modification. Google Docs n’est peut-être pas le premier choix pour une application d’horaire de travail, mais c’est un début.

5)Google Sheets

Google Sheets est un pas en avant de Google Docs en ce sens qu’il a déjà les colonnes, les lignes et les cellules formatées et prêtes à l’emploi. Cela supprime une grande étape de la corvée de planification et fait de Sheets l’une des premières applications de planification de travail vers lesquelles beaucoup se tournent.

Google Sheets vous offre la flexibilité et la facilité de modification fournies avec une feuille de calcul, ainsi que la distribution et la modification simplifiées fournies avec les applications basées sur le cloud. Les feuilles de calcul ont été créées pour la manipulation de bases de données et la comptabilité, de sorte que les besoins courants des restaurants peuvent ne pas être satisfaits par des applications telles que Google Sheets.

Ces applications couvrent les bases mais n’offrent pas plus d’aide que cela.

6)Google Agenda

Google Agenda combine la simplicité d’une vue de calendrier avec l’accessibilité d’une application de planification de travail basée sur le cloud. Pour vous, le gestionnaire, la vue calendrier signifie que le processus de planification sera plus simple et plus intuitif. C’est une victoire en soi.

Pour vos employés, la vue calendrier signifie que le calendrier terminé sera facile à comprendre. Cela signifie que la confusion sur qui travaille quand sera considérablement réduite.

Cela dit, il est important de garder à l’esprit que Google Agenda peut être difficile à utiliser si vous avez plus de cinq employés. Comme tant d’autres applications de calendrier, elle a été créée pour planifier des activités pour un seul utilisateur. Pour cette raison, il n’a pas beaucoup des fonctionnalités dont un restaurant ou une entreprise de vente au détail en pleine croissance pourrait avoir besoin.

7)Traitement de texte

Certains chefs d’équipe ne jurent que par le traitement de texte fourni avec leur ordinateur. Mais des applications comme Microsoft Word et Apple Pages ont été créées avec le mot écrit à l’esprit. Ils n’étaient certainement pas destinés à la planification, et ne facilitent pas non plus le processus. Cela les place juste un petit pas au-dessus du stylo et du papier.

Bien sûr, un traitement de texte peut faire le travail en un rien de temps. Mais cela nécessitera probablement beaucoup de temps et d’efforts pour être formaté correctement just sans parler de le rendre facilement accessible et collaboratif (deux facteurs très importants dans l’environnement de travail trépidant d’aujourd’hui).

L’un des inconvénients de l’utilisation d’un traitement de texte pour planifier votre équipe est que, une fois l’horaire terminé, il faut une autre étape pour le mettre entre les mains de votre employé. Vous devrez l’imprimer et le poster, le distribuer, l’envoyer par e-mail ou l’envoyer à un site de partage de fichiers tiers comme Dropbox.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, c’est encore une étape de plus. Et ne pensons même pas à apporter des modifications à l’horaire! Avec un traitement de texte, vous devrez renvoyer le document entier, vérifier que tout le monde l’a vu, puis vous assurer qu’ils ne sont pas confus quant à celui à utiliser.

8)Logiciel de tableur

Alors qu’un traitement de texte comme Word ou Pages peut être juste un petit pas au-dessus du stylo et du papier, une feuille de calcul comme Microsoft Excel ou Apple Numbers pourrait être considérée comme un saut au-dessus de la méthode de base. Cela fait d’une application de feuille de calcul un remplacement plus courant.

L’un des avantages d’une application de feuille de calcul est qu’elle n’est pas limitée par les problèmes de formatage qui affligent les traitements de texte. Les applications de feuilles de calcul permettent aux utilisateurs de redimensionner des lignes, des colonnes et même des cellules individuelles de manière beaucoup plus simple et plus directe.

Cela ne signifie pas qu’il ne vous faudra pas beaucoup de temps pour que tout soit adapté à votre emploi du temps, mais le processus devrait être considérablement plus facile avec une application de feuille de calcul.

Bien que les applications de tableur bénéficient d’une plus grande flexibilité en tant qu’outil de planification des employés, elles sont toujours limitées par des problèmes de distribution. Vous devrez toujours imprimer et distribuer le calendrier à la main, l’envoyer par e-mail à tous les membres de l’équipe ou le publier sur un site Web de partage de fichiers. C’est une étape supplémentaire qui n’a pas besoin d’être là.

Tout comme les traitements de texte, les applications de tableur ont été conçues avec d’autres tâches à l’esprit. Ils sont très bons en tant qu’outil de base de données et de comptabilité. Oui, une application de feuille de calcul peut fonctionner comme un outil de planification, mais vous feriez mieux avec d’autres applications de cette liste.

9)Shifty

Shifty est une petite application simple pour les petites entreprises et les particuliers qui vous permet de planifier plusieurs personnes parmi plusieurs quarts de travail. Avec une interface de glisser-déposer intuitive, vous pouvez gérer rapidement et facilement une seule personne ou tout votre personnel. Vous pouvez même assigner des tâches et des tâches pour que vos employés sachent ce qui doit être fait pendant les périodes lentes.

Cette application est beaucoup plus propice à la planification de plusieurs quarts de travail et de plusieurs employés par rapport aux applications de traitement de texte et de tableur. D’une part, il est destiné à la planification (par opposition à l’écriture ou à la maintenance de la base de données), de sorte que la vue, l’interface, le formatage et tous ses outils facilitent cette tâche.

Elle souffre cependant des mêmes problèmes de distribution que les deux applications précédentes. Les horaires sont distribués par e-mail. Cela signifie que vous devez vous assurer que tout le monde les reçoit même s’ils n’ont pas de compte de messagerie.

De plus, vous devez vérifier que tout le monde comprend quand des modifications sont apportées car des copies légèrement différentes du même calendrier existeront. Ce speedbump de distribution peut rendre les choses plus compliquées qu’elles ne doivent l’être, mais le temps que vous économiserez en assemblant votre emploi du temps sera probablement important.

Aussi astucieuse que Shifty soit, sa fonctionnalité est au mieux basique. Shifty ne vous avertira pas lorsque vous avez réservé deux fois l’un de vos employés. Shifty ne suivra pas les demandes de congés. Et Shifty ne proposera pas de suggestions pour faciliter le processus de planification.

10)E-mail

Parlons un instant de distribution. À un moment donné, et si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devrez rendre votre emploi du temps disponible en ligne. C’est juste le climat des affaires dans lequel nous vivons. La façon la plus simple de le faire est d’utiliser une solution basée sur le cloud comme Sling. Mais si vous êtes toujours bloqué à l’aide d’un traitement de texte ou d’une application de feuille de calcul, l’e-mail est la meilleure option.

Pour mettre votre emploi du temps entre les mains de vos employés, il vous suffit de créer une liste de diffusion qui inclut tous les membres de votre équipe. Ensuite, vous joignez le calendrier au message et l’envoyez.

Une fois que vous avez configuré votre groupe, l’envoi du planning nécessite très peu d’effortsalthough bien que ce soit une étape de plus qui pourrait être éliminée avec la bonne application.

La bonne chose à propos du courrier électronique est qu’il peut atteindre rapidement un grand nombre de personnes. La mauvaise chose est que l’utilisation du courrier électronique est en déclin. Les textos, la messagerie instantanée et le chat deviennent la nouvelle norme, de sorte que vos employés pourraient ne pas vérifier leurs boîtes de réception très souventif voire pas du tout.

Vous devez également faire face à plusieurs copies flottant lorsque des modifications doivent être apportées. Il est très facile d’imaginer qu’un employé manque un nouvel e-mail et s’appuie sur une ancienne copie de l’horaire. Il y a là un risque très réel de confusion.

Si vous comptez sur l’e-mail pour distribuer vos horaires, nous vous suggérons fortement d’inclure une date de révision sur le document et dans l’objet de l’e-mail afin que vos employés n’aient pas à se demander quel horaire respecter.

11)Dropbox

Dropbox est une autre option de distribution qui peut simplifier le processus de planification. Il vous suffit de créer votre emploi du temps, de le télécharger sur Dropbox et de spécifier tous les employés autorisés à le lire. Vous pouvez même donner à certains employés la possibilité de modifier le document si vous le souhaitez.

Une fonctionnalité intéressante de Dropbox est qu’elle peut être configurée pour envoyer des notifications à tous les membres de votre équipe par e-mail, SMS et plusieurs autres canaux afin qu’ils sachent quand un nouvel horaire a été publié. À bien des égards, il est plus efficace que le courrier électronique, car il peut atteindre les employés qui comptent sur le texte ou le chat pour communiquer.

Mais encore une fois, c’est un pas de plus qui vous prive de votre temps précieux.

12)Doodle

Doodle est une autre application de planification simple qui peut être mise en service pour garder une trace des quarts de travail lorsque les membres de votre équipe travaillent. Cette application n’offre pas beaucoup de fonctionnalités, de sorte que plusieurs quarts de travail et autres horaires compliqués peuvent dépasser ses capacités.

Mais pour une petite entreprise avec seulement quelques employés, cela peut être une belle transition du stylo et du papier (ou de la feuille de calcul) vers une application de planification plus avancée comme Sling. L’interface basée sur le cloud de Doodle le rend idéal pour mettre l’emploi du temps entre les mains de vos employés rapidement et facilement — il suffit de leur envoyer le lien par SMS — et pour apporter des mises à jour et des modifications que tout le monde peut voir.

Lorsque vous créez une planification, vous créez essentiellement un document maître que tout le monde peut consulter. Lorsque des modifications sont nécessaires, elles sont apportées au maître. De cette façon, lorsque les employés consultent le lien de planification, ils voient toujours la version la plus à jour.

Comme les applications qui la précèdent sur cette liste, Doodle ne fournit pas de suggestions, n’affiche pas les quarts de travail qui se chevauchent, ne vous avertit pas lorsque vous avez réservé et employé deux fois ou les planifiez pendant un congé demandé. Pour ces choses, vous avez besoin de quelque chose de beaucoup plus puissant.

13)Sling

Sling est une application d’horaire de travail spécialement conçue pour les restaurants, la vente au détail, l’hôtel et les soins de santé. Il combine la distribution basée sur le cloud avec de puissantes fonctionnalités de planification qui font de la planification même la plus compliquée un jeu d’enfant.

D’autres fonctionnalités puissantes vous aident à réduire les absences et à amener tout le monde à travailler à temps. Les gestionnaires peuvent configurer et envoyer des notifications push pour rappeler aux employés quand ils doivent travailler. Les utilisateurs peuvent même envoyer des messages, des fichiers, des photos, des vidéos et des liens à une seule personne, à un groupe de personnes défini par l’utilisateur ou à tout le monde en même temps en utilisant les puissantes fonctionnalités de communication de Sling.

Sling offre même des outils uniques d’horloge et de coût de main-d’œuvre pour simplifier votre vie de gestionnaire.

Schedule

Sling facilite la planification d’un grand nombre d’employés, grâce à la possibilité de copier les horaires entre les jours et les semaines ou simplement de glisser-déposer les quarts de travail où vous les aimez. Vous pouvez même créer des changements récurrents qui apparaissent au même endroit à chaque fois.

L’IA Sling fournit des conseils, des suggestions, des demandes de congés minute par minute et la disponibilité. Sling vous aide également à éliminer les conflits pendant le processus de planification en fournissant des alertes et des notifications lorsque vous avez chevauché des quarts de travail ou que vous avez réservé deux fois quelqu’un.

Time Clock

La fonction Time Clock de Sling permet à vos employés d’entrer et de sortir pour leurs quarts de travail sur un ordinateur central ou même directement depuis leur téléphone ou leur tablette.

Préoccupé par des heures d’horloge précoces ou un employé qui frappe pour un ami en retard? Avec Sling, vous pouvez vous assurer que vos employés sont au bon endroit en activant les paramètres spécifiques à l’emplacement qui doivent être respectés pour que l’horloge fonctionne. Vous pouvez même configurer une barrière géographique pour empêcher les employés d’entrer et de sortir avant qu’ils ne soient censés le faire.

Cette fonctionnalité unique aide également à prévenir l’accumulation accidentelle d’heures supplémentaires ainsi que les interruptions oubliées. En quelques clics, vous pouvez définir des limites sur le délai d’arrivée de vos employés. Vous pouvez également configurer l’application pour qu’un employé quitte automatiquement s’il oublie de le faire lui-même. Cela permet de contrôler les coûts de main-d’œuvre coûteux et d’éviter le vol de temps.

Communication

Les messages de fronde et les fonctionnalités de fil d’actualité facilitent la communication avec votre équipe. Vous n’avez pas besoin de vous fier aux appels téléphoniques, aux e-mails ou à d’autres applications tierces pour rester en contact.

Vous pouvez communiquer directement avec vos employés (et vos employés peuvent communiquer directement avec vous) sur Sling via des notifications push et diverses catégories de messagerie. Vous pouvez même partager des fichiers, des photos, des vidéos et des liens avec tout le monde, ou une seule personne. C’est une communication puissante qui ne vous gardera pas enchaîné à votre bureau toute la journée.

De plus, la fonction Sling Tasks vous permet d’attribuer des tâches à des individus ou à des groupes et de suivre leur progression.

Les tâches vous permettent de créer des listes de tâches et de les partager par nom, groupe, emplacement ou position. Vous pouvez même définir des dates d’échéance et envoyer des rappels à mesure que les délais approchent.

Coûts de main-d’œuvre

Et n’oublions pas l’une des dépenses les plus importantes que toute entreprise doit absorber: les coûts de main-d’œuvre. Sling aide à cela aussi. Sling facilite l’optimisation des coûts de main-d’œuvre pendant que vous planifiez. Plus besoin de faire des allers-retours pour obtenir vos quarts de travail sous le budget.

Vous pouvez même profiter de puissantes fonctionnalités d’économie de dépenses, telles que:

• Set wages per employee
• Set wages per position
• Forecast schedules for maximum savings
• Set alerts to inform you when you’re over budget
• Create wider margins (for increased profits)
• Prevent overtime from becoming an issue
• View labor as a percentage of sales
• Analyze labor data to understand your team

Sling truly is a solution de gestion des employés de bout en bout. Elle va au-delà de toutes les autres applications d’horaire de travail en résolvant les problèmes qui vous affectent, vous et vos employés, au quotidien.

Et le fait que Sling fonctionne n’importe où, tout le temps, signifie que vous pouvez garder votre équipe informée et engagée et construire une meilleure culture d’entreprise sans travailler 24h/ 24 et 7j/ 7.

Arrêtez d’essayer de faire fonctionner ensemble plusieurs programmes de planification, de suivi du temps et de paie. Obtenez la seule application qui fait tout. Obtenez une écharpe. Vérifiez-le par vous-même et essayez-le gratuitement.

La Meilleure application de planification de travail Devrait Vous Aider à Mieux Gérer

Alors que de nombreuses applications simplifient le processus de planification, seule une poignée (comme Sling) fournit des outils qui vous aident dans tous les aspects de la gestion de votre restaurant, magasin de détail, hôtel ou entreprise de soins de santé.

De la création de votre propre fil d’actualités pour les employés à la création de tâches qui aident tout le monde à mieux travailler, ces types d’applications d’horaire de travail sont vraiment le meilleur choix pour les gestionnaires occupés.

Ne vous contentez pas du deuxième meilleur. Utilisez l’outil de premier plan pour le travail à accomplir pour::

• Automatisez votre planification
• Contrôlez vos coûts de main—d’œuvre
• Rationalisez les processus de gestion répétitifs
• Centralisez le lieu de travail communication

Et facilitez le fonctionnement de votre équipe et de votre entreprise avec la suite d’outils Sling.