Une politique de remboursement des dépenses des employés est le processus qu’un employé doit suivre pour être remboursé par son employeur lorsqu’il engage des dépenses liées à l’entreprise. En règle générale, une politique de remboursement est liée au fait qu’un employé voyage pour le travail, participe à des dîners d’affaires ou achète des fournitures ou des outils liés au travail.
La politique de remboursement des dépenses des employés devrait être une section de votre manuel de l’employé qui nécessite la signature de l’employé pour s’assurer qu’il comprend la politique de remboursement des dépenses des employés dans son intégralité.
Utilisez notre modèle pour votre politique de remboursement des dépenses des employés comme point de départ et apportez des modifications le cas échéant, si possible, consultez un conseiller juridique pour vous assurer que la politique de remboursement des dépenses des employés correspond à votre entreprise.
Modèle de Politique de remboursement des dépenses des employés
Voici la politique de remboursement des dépenses des employés pour les productions ABC que tous nos employés doivent suivre lorsqu’il s’agit d’argent dépensé pour des questions liées au travail.
Il n’y a que deux catégories de dépenses liées au travail couvertes par ABC Productions :
- Les dépenses payées directement par ABC Productions au nom des employés.
- Les dépenses payées par les employés d’ABC Productions sont remboursables.
L’employé peut avoir droit à un remboursement total ou partiel après l’examen des demandes par les RH.
Qu’est-ce que les dépenses liées au travail?
Les dépenses liées au travail sont directement liées à un employé d’ABC productions lors d’un avantage (comme un téléphone d’affaires) ou à des dépenses de divertissement liées à une entreprise (comme un dîner avec des clients ou des collègues).
Notez que les dépenses liées au travail pourraient être plafonnées et que le responsable des ressources humaines doit les approuver. Si un employé dépense plus que le montant approuvé par les RH, le coût supplémentaire doit être couvert par l’employé uniquement.
Ce qui suit ne sera pas considéré comme une dépense de travail par conséquent, ABC Productions ne la couvrira pas:
- Une réunion non autorisée avec des clients, des partenaires ou des candidats d’entreprise.
- Amendes ou infractions au volant d’une voiture de société.
- Un abonnement ou une formation non professionnel.
- Un voyage personnel.
Veuillez noter que ce qui précède sert à quelques exemples, parlez avec les RH pour en savoir plus en profondeur sur les dépenses remboursables avant même de soumettre une réclamation.
Frais de voyage
Lors d’un voyage d’affaires approuvé pour ABC Productions, les frais suivants seront remboursés en partie ou en totalité:
- Les frais de transport (avion, voiture, navire, etc.)
- Hébergement
- Frais de documents juridiques (Visa)
- Frais médicaux requis / nécessaires (vaccinations)
- Transport local pendant le voyage (tarifs de taxi, voitures de location, etc.)
- Dépenses mineures pré-approuvées par le responsable de l’employé (repas, matériel d’affaires, etc.)
Si des frais de soins médicaux surviennent après un incident ou un accident lié à un voyage, l’employé peut être couvert par l’assurance contre les accidents du travail. Si ce n’est pas le cas, ABC Productions peut rembourser à l’employé ses frais médicaux, s’il le juge approprié.
Dépenses non remboursables
Voici une liste plus détaillée des dépenses que Productions ABC ne remboursera pas à un employé pour:
- La perte ou le vol des biens personnels d’un employé, comme les bagages.
- Surclassements non autorisés, comme la classe affaires en avion ou un surclassement de chambre d’hôtel.
- Services personnels, tels qu’un massage, des soins de beauté, etc.
- Achats personnels, tels que vêtements, cadeaux, collations pour le bureau, etc.
- Les dépenses qu’un conjoint ou un autre non-employé a engagées en accompagnant l’employé d’ABC Productions pendant son voyage.
La liste ci-dessus n’est pas complète, veuillez parler avec les RH de toutes les dépenses remboursables avant de partir en voyage d’affaires.
Procédure
Lorsqu’un employé d’ABC Productions part en voyage de travail, les RH organiseront votre hébergement, votre transport et documenteront les dépenses. Cependant, vous devez effectuer les opérations suivantes:
- Dépenses de documents qu’ABC Productions n’a pas directement arrangées, comme les tarifs de taxi. Veuillez demander des reçus dans la mesure du possible, car vous pourriez avoir droit à une somme journalière pour couvrir les frais de voyage supplémentaires nécessaires.
- Soumettez un rapport de dépenses aux RH avec toute la documentation nécessaire dans les deux semaines suivant votre voyage.
Les RH sont responsables de l’approbation des demandes de remboursement des employés. Une fois approuvé, vous recevrez le remboursement dans votre chèque de paie dans les deux périodes de paie.
Lorsque les employés engagent des dépenses liées au travail, ils doivent:
- Demander l’approbation des RH et de leur manager.
- Soumettez une demande de remboursement aux RH.
- Soumettez tous les reçus et factures pertinents pour les dîners d’affaires et le transport dans les deux semaines.
Toute dépense excessive fera l’objet d’une enquête et si des cas de réclamations falsifiées ou exagérées sont constatés, ABC Productions prendra des mesures disciplinaires.