Prosci recherche les meilleures pratiques en gestion du changement depuis plus de 20 ans. Pour chaque édition de Best Practices in Change Management, nous demandons à nos participants à l’étude,

« Quels sont les plus grands contributeurs à une initiative de gestion du changement réussie? »

Collectivement et de manière cohérente, les réponses des participants mettent en évidence sept facteurs simples qui influent sur les résultats d’une initiative de changement. Ce sont les meilleures pratiques de gestion du changement, telles que rapportées au Prosci par plus de 8 000 personnes impliquées dans la gestion du changement.

7 Meilleures pratiques de gestion du changement

1. Mobiliser un parrainage actif et visible des cadres
2. Appliquer une approche structurée de gestion du changement
3. Communiquer fréquemment et ouvertement
4. Engager avec les employés de première ligne
5. Consacrer des ressources de gestion du changement
6. Engager et intégrer à la gestion de projet
7. Engager et soutenir les cadres intermédiaires

Les participants à la recherche qui ont identifié ces contributeurs étaient des praticiens expérimentés, des dirigeants, cadres et consultants. Soixante-deux pour cent des participants à la 11e édition des Meilleures pratiques en gestion du changement avaient plus de quatre ans d’implication dans l’application de la gestion du changement, et près de 25% avaient plus de 12 ans.

Mobiliser un parrainage actif et visible

Avoir un leader positif qui guide activement l’organisation à travers le changement et participe visiblement tout au long du cycle de vie du changement est le plus grand contributeur au succès. L’importance du parrainage a été citée quatre fois plus souvent que le prochain contributeur au succès du changement. Les participants ont systématiquement utilisé les mots clés  » actif et visible ” pour décrire ce contributeur de premier plan. Un parrainage actif et visible signifie que le sponsor est:

• Soutenir le changement en accordant une attention constante au changement et à la nécessité d’une gestion du changement
• Défendre le changement en dirigeant et en motivant les autres membres de l’organisation
• Prendre des décisions efficaces et influentes concernant le changement, y compris en alignant les priorités entre les autres dirigeants de l’organisation
• Maintenir une communication directe avec les équipes de gestion de projet et de gestion du changement, et rester accessible pendant le changement
• Influencer les pairs pour qu’ils maintiennent leur adhésion et participent à une coalition de commandites

Le graphique ci-dessous montre une corrélation claire entre l’efficacité du parrainage et la probabilité d’atteindre les objectifs du projet. Les projets dont les commanditaires étaient extrêmement efficaces avaient plus de deux fois plus de chances d’atteindre leurs objectifs que ceux dont les commanditaires étaient très inefficaces.

Si vous ne savez pas comment aider votre sponsor à devenir actif et visible, ou si vous êtes un sponsor et souhaitez plus de précisions, lisez cet article sur le rôle d’un sponsor.

Appliquer une Approche structurée de Gestion du changement

Une approche intentionnelle et définie de gestion du changement fournit la structure nécessaire pour rester sur la bonne voie. Il accorde suffisamment de temps pour des activités significatives et laisse de l’espace pour identifier et combler les lacunes tout au long du cycle de vie du projet. L’utilisation d’une approche formelle rend également les processus reproductibles pour une application cohérente de la gestion du changement sur un plus grand nombre d’initiatives dans l’ensemble de l’organisation. Les mots clés qui ont émergé lorsque les participants ont décrit cette meilleure pratique comprenaient:

• Établi
• Personnalisable
• Évolutif
• Facile à mettre en œuvre à travers de multiples changements
• Facile à appliquer à chaque phase du projet

Comment les organisations utilisent une approche structurée variée dans la recherche. Soixante-seize pour cent utilisent une méthodologie de gestion du changement à des fins d’orientation générale, tandis que 46 % l’utilisent comme liste de contrôle pour les activités et 38 % l’utilisent pour suivre les progrès (les participants ont pu sélectionner plusieurs réponses, ce qui représente un total de plus de 100 %).

Encore une fois, la recherche révèle à quel point l’application d’une approche structurée contribue au succès. Les participants qui appliquaient une approche structurée étaient 33 % plus susceptibles de connaître une bonne ou une excellente efficacité de la gestion du changement que ceux qui n’avaient pas de méthodologie.

Communiquer fréquemment et ouvertement

Les praticiens de la gestion du changement luttent souvent contre l’idée fausse que la gestion du changement est « juste des communications. » Bien que la gestion du changement soit bien plus que cela, des communications efficaces sont essentielles pour mener le changement avec succès. Au-delà de la fréquence, les participants ont cité ces facteurs comme importants pour la réussite:

• Cadence
• Cohérence
• Transparence
• Tirer parti de plusieurs canaux de communication
• Expéditeurs préférés

De plus, les participants ont identifié des sujets importants à communiquer tels que les raisons pour lesquelles le changement se produit, les attentes, les perspectives de plan à long terme, l’impact du changement sur les employés et les moteurs commerciaux essentiels.

Dialoguer avec les employés de première ligne

Nous appliquons la gestion du changement pour aider les employés à comprendre pourquoi le changement est nécessaire et comment il les affectera, et pour les outiller pour réussir la transition à travers le processus, ce qui se traduit par des résultats positifs pour les organisations. Compte tenu de cet objectif, il est clair pourquoi l’engagement et la participation des employés ont été identifiés comme les principaux facteurs de réussite. Les tactiques pour augmenter l’engagement incluent:

• Mettant en évidence « Qu’y a-t-il pour moi? »(WIIFM)
• Identifier et établir des relations avec les groupes touchés
• S’assurer que les groupes touchés reçoivent le niveau de formation approprié
• Impliquer les employés dans l’identification d’une solution proposée et de l’état futur

L’objectif de ces efforts est d’aider les employés à démontrer leur volonté de participer au changement et de collaborer avec les personnes qui mènent le changement.

Le renforcement est une étape critique du processus de gestion du changement. Parce que la plupart des organisations sont saturées de changements aujourd’hui et que les praticiens doivent jongler avec de nombreux changements simultanément, ils négligent souvent cette étape. Une prise en compte inadéquate des activités de renforcement et de soutien a un impact négatif sur le résultat global du changement. Les participants qui prévoyaient des activités de renforcement étaient 20 % plus susceptibles d’atteindre les objectifs du projet que ceux qui ne l’avaient pas fait.

Consacrez des ressources de gestion du changement

Votre projet a besoin de ressources et de financements dédiés pour mener à bien le travail de gestion du changement. Des ressources et un financement dédiés à la gestion du changement signifient avoir accès à:

• Un financement et des ressources appropriés
• Des ressources dédiées ayant une expérience en gestion du changement
• Une équipe de changement ou une communauté d’individus flexibles, ambitieux, décisifs et collaboratifs

Un participant à la recherche a fait ce commentaire perspicace:  » Si ce n’est pas le travail de quelqu’un, alors ce n’est le travail de personne.” Pour réaliser les avantages de la gestion du changement, une personne doit en être responsable et avoir accès à un montant de financement approprié. Les données révèlent une corrélation positive et significative entre le fait d’avoir une ressource dédiée (une personne) et l’efficacité globale de la gestion du changement. Les participants qui disposaient de ressources dédiées étaient beaucoup plus susceptibles d’obtenir une bonne ou une excellente efficacité de la gestion du changement que ceux qui n’avaient pas de ressources dédiées.

Engager et intégrer la gestion de projet

Les recherches de Prosci ont mis en évidence la tendance commune à intégrer le travail de gestion du changement aux activités de gestion de projet. Ces disciplines complémentaires se croisent naturellement tout au long de la vie d’une initiative. Dans la dernière étude, 74% des participants ont intégré le travail de gestion de projet et le travail de gestion du changement dans une certaine mesure. Lorsqu’ils ont identifié cela comme l’un des principaux contributeurs au succès, ils ont donné des exemples de la façon dont ils ont réalisé l’intégration:

• Ajouter des activités de gestion du changement au plan de projet
• Travailler en collaboration avec l’équipe de projet
• Aligner les plans de changement avec les plans de projet
• Combiner ou attribuer des responsabilités et des rôles
• Fournir une formation en gestion du changement à l’équipe de projet

De plus en plus d’organisations réalisent la valeur de l’intégration de la gestion de projet et de la gestion du changement. Les participants qui ont intégré ces deux disciplines étaient 17 % plus susceptibles d’atteindre ou de dépasser les objectifs du projet que ceux qui n’ont pas intégré.

Engager et soutenir les cadres intermédiaires

Les gestionnaires peuvent devenir le plus grand allié des praticiens du changement en période de changement, car ils sont les plus proches des employés touchés par le changement. Les participants ont expliqué ce contributeur principal comme suit::

• Mettre l’accent sur la communication sur le changement et les rôles des gestionnaires dans le changement
• Tenir des réunions individuelles, des réunions d’équipe et des séances d’alignement
• Mettre l’accent sur la sensibilisation, y compris la façon dont le changement les affectera, les raisons commerciales du changement et le besoin de gestion du changement
• Fournir du matériel, des outils et du soutien qui aideront les gestionnaires à comprendre et à naviguer dans le changement
• Engager et impliquer les gestionnaires pendant les premières phases du changement et tout au long du cycle de vie du projet

La dernière étude révèle un milieu les gestionnaires sont le groupe le plus résistant au changement, 42 % des participants les identifiant comme tels. Les participants croient qu’une majorité de cette résistance aurait pu être atténuée en s’attaquant de manière approfondie à ce groupe dans le plan de changement.

Ce que Cela signifie pour vous

Prosci a produit 11 rapports sur les Meilleures pratiques en matière de Gestion du changement au cours des deux dernières décennies, compilant les données de plus de 8 000 leaders du changement dans 85 pays. Utiliser ces meilleures pratiques pour:

• Commencez votre travail de gestion du changement avec les concepts qui comptent le plus
• Évaluez votre approche actuelle
• Intégrez intentionnellement les meilleures pratiques dans votre travail quotidien

La discipline de la gestion du changement ne cesse de croître, et les meilleures pratiques ont grandi et changé au fil des ans. En examinant et en mettant en œuvre les meilleures pratiques présentées ici, vous et votre organisation pouvez continuer à grandir et à apprendre avec la discipline.