Votre entreprise fournit-elle de la petite caisse aux employés? Les fonds de petite caisse sont de petites sommes d’argent que les entreprises utilisent pour payer des dépenses à faible coût, comme des timbres-poste ou des beignets pour une réunion. Mais si vous allez créer un fonds de petite caisse dans votre petite entreprise, soyez prêt à créer un système de comptabilité de petite caisse.

Vous devez enregistrer les transactions de petite caisse, même si vous pensez qu’elles sont trop faibles pour avoir de l’importance. Sans système de petite caisse, l’utilisation périodique de petites sommes d’argent peut entraîner un écart majeur dans vos livres. Et lorsque vous tenez des registres de toutes les dépenses de votre entreprise, vous pouvez demander des déductions fiscales.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la création d’un fonds de petite caisse, la gestion de la comptabilité de la petite caisse, le rapprochement de votre compte de petite caisse et la demande de déduction fiscale.

Créer un fonds de petite caisse

Les fonds de petite caisse sont des alternatives utiles à la rédaction de chèques ou à l’utilisation de votre carte de crédit professionnelle pour couvrir de petites dépenses. Les fonds de petite caisse servent à acheter des articles pour votre entreprise, à rembourser les employés qui ont acheté des articles d’entreprise ou à apporter des modifications.

Si vous décidez de créer un fonds de petite caisse, procédez comme suit pour simplifier vos responsabilités comptables en matière de petite caisse:

• Sélectionnez un dépositaire de la petite caisse et un caissier de la petite caisse
• Déterminez le montant du fonds de la petite caisse
• Déterminez à quels fonds de la petite caisse peuvent être utilisés
• Choisissez un montant maximum pour les demandes de petite caisse

Le dépositaire de la petite caisse est un employé responsable de la gestion de la petite caisse et de sa distribution aux employés. Le caissier de la petite caisse est quelqu’un (par exemple, vous ou un employé) qui met de l’argent dans la petite caisse quand elle devient trop basse et s’occupe de la comptabilité de la petite caisse. Vous devriez demander à des employés distincts d’assumer ces rôles pour décourager le vol d’employés.

Vous devez déterminer à quel montant le fonds de petite caisse est fixé. Certaines entreprises mettent 50 $ dans leur fonds de petite caisse tandis que d’autres mettent 250 $ — le montant de votre fonds dépend des besoins de votre entreprise.

Que peuvent acheter les employés avec des fonds de petite caisse? Vous devez définir des limites avant de distribuer la petite caisse. Par exemple, les employés ne peuvent pas utiliser la petite caisse pour s’acheter du café.

Enfin, vous devez choisir un montant maximum que les employés peuvent demander pour les transactions de petite caisse. Si l’employé doit dépenser plus que la limite de la demande de petite caisse, il peut utiliser la carte de crédit professionnelle.

Comptabilité de la petite caisse

Comme tout autre type d’opération, vous devez enregistrer les opérations de petite caisse dans les livres comptables de votre petite entreprise.

Pour améliorer la façon dont vous gérez la comptabilité de la petite caisse, exigez un reçu de petite caisse pour chaque transaction. Et, créez un bordereau de petite caisse indiquant le montant, le nom de l’employé et la date à laquelle vous donnez de la petite caisse aux employés. Lorsque vous ou vos employés payez avec de la petite caisse, conservez le reçu et joignez le bordereau de petite caisse au reçu pour vos dossiers.

Pour la comptabilité de la petite caisse, vous devez créer un journal détaillant vos transactions. Et, vous devez enregistrer une entrée de journal de petite caisse lorsque vous mettez de l’argent dans le fonds de petite caisse et lorsque l’argent quitte le fonds. Envisagez d’enregistrer les transactions de petite caisse dans vos livres au moins une fois par mois.

Alors, comment fonctionne la comptabilité de la petite caisse?

Journal de la petite caisse

Créez un journal de la petite caisse qui détaille ce qui a été acheté, le montant de l’achat, la date d’achat, le compte touché (p. ex., compte de fournitures de bureau) et quel employé a reçu les fonds.

Voici un exemple de journal de la petite caisse:

Entrée de journal pour placer de l’argent dans le fonds de petite caisse

Lorsque votre caissier de petite caisse met de l’argent dans le fonds de petite caisse, il doit créer une entrée de journal dans vos livres. L’entrée doit indiquer une augmentation de votre compte de petite caisse et une diminution de votre compte de caisse. Pour le montrer, débitez votre compte de petite caisse et créditez votre compte de caisse.

Le format de votre livre de petite caisse doit être similaire à l’entrée suivante:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Ensuite, créez une autre entrée de journal en débitant le compte de petite caisse et en créditant le compte de caisse.

Entrée de journal pour retirer de l’argent du fonds de petite caisse

Vous (ou votre caissier de petite caisse) devez également créer des entrées de journal indiquant à quoi servent les fonds de petite caisse.

Pour créer des écritures de journal qui montrent les achats de petits fonds, vous devez débiter les comptes correspondants (par exemple, le compte de fournitures de bureau si vous achetez des fournitures) et créditer votre compte de petite caisse.

Vous pouvez débiter plusieurs comptes, selon la fréquence à laquelle vous mettez à jour vos livres pour la comptabilité de la petite caisse.

Votre format de comptabilité de la petite caisse devrait être similaire à celui-ci:

Petty cash accounting examples

Let’s say you indiquez 75 $ à votre fonds de petite caisse. Lorsque vous mettez de l’argent dans le fonds, vous devez créer une entrée de journal débitant votre compte de petite caisse et créditant votre compte de caisse.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 pour une pizza pour une réunion d’équipe
• 14,00$ pour des fournitures de bureau

Vous devez mettre à jour votre journal de la petite caisse pour détailler les dépenses ci-dessus. Votre journal de la petite caisse ressemblerait à ceci:

Après avoir collecté les reçus de vos employés, mettez à jour vos livres pour afficher la petite caisse utilisée. Vous devez débiter vos comptes d’affranchissement, de Repas et de divertissement et de fournitures de bureau et créditer votre compte de petite caisse.

Rapprochement de la petite caisse

Vos dossiers de petite caisse peuvent être inexacts en raison d’un vol d’employé ou d’erreurs comptables. Pour corriger les écarts, rapprochez votre petite caisse.

Pour le rapprochement de la petite caisse, soustrayez le montant de votre fonds de petite caisse du montant indiqué dans vos livres. Cela vous montre combien d’argent vous avez retiré du fonds. Comparez ce montant au montant total indiqué sur vos reçus pour déterminer si vos comptes sont égaux.

Déduction fiscale pour la petite caisse

Bon nombre de vos dépenses d’entreprise sont déductibles d’impôt, y compris les achats effectués avec votre fonds de petite caisse.

Vous pouvez déduire certains achats de petite caisse de vos impôts d’entreprise si vous avez les dossiers appropriés à l’appui de vos réclamations.

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