Les lecteurs savent probablement que l’année dernière, les électeurs du Massachusetts ont approuvé une nouvelle loi sur les congés de maladie qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2015. Cependant, de nombreux employeurs ayant des politiques de congé préexistantes ont profité de la disposition dite de « sphère de sécurité » de la loi et de ses règlements d’application qui permettaient à ces employeurs de retarder la mise en œuvre complète jusqu’au 1er janvier 2016, tant qu’ils respectaient certaines dispositions générales de la loi. Cette sphère de sécurité expire le 1er janvier 2016 – les employeurs qui se sont fiés aux règles de la sphère de sécurité doivent donc maintenant mettre en place de nouvelles politiques pour se conformer à la loi sur les congés de maladie.

Nous avons décrit ci-dessous les principaux faits saillants de la loi. Veuillez noter, cependant, que cette loi comporte de nombreuses exigences uniques et que le procureur général du Massachusetts a publié des règlements détaillés régissant la mise en œuvre de cette nouvelle prestation obligatoire.

Temps de maladie payés et non payés

Les employeurs de 11 employés ou plus doivent accorder des congés de maladie payés aux employés admissibles. Les petits employeurs doivent toujours accorder des congés de maladie, mais ce temps peut être non rémunéré.

Accumulation

• Les employés doivent accumuler au moins 1 heure de temps de maladie acquis pour chaque 30 heures de travail effectuées (quel que soit le statut de l’employé à temps plein ou à temps partiel), jusqu’à 40 heures pour l’année.
• Les employés peuvent utiliser 40 heures de congés de maladie accumulés par an.
• Les employeurs peuvent choisir de plafonner l’accumulation et l’utilisation du temps de maladie à 40 heures par an.
• Les employeurs peuvent choisir de fournir aux employés des congés de maladie forfaitaires au début de l’année pour éviter d’avoir à gérer les charges à payer.
• Les congés de maladie peuvent être combinés avec les politiques existantes de congés payés, en supposant que les politiques répondent autrement aux exigences de la nouvelle loi.
• Les employés doivent accumuler un congé à compter de leur premier jour de travail, mais peuvent être tenus de compléter 90 jours d’emploi avant d’utiliser le congé.

Raisons du congé de maladie

Les employés peuvent utiliser le temps de maladie acquis pour les raisons suivantes:

Incrément minimal de temps de maladie à utiliser

Les employeurs doivent autoriser l’utilisation initiale du temps de maladie par incrément minimal d’une heure. Une fois que l’employé a utilisé une heure de congé de maladie, il peut prendre un congé de maladie dans le plus petit échelon que le système de paie de l’employeur utilise pour tenir compte des absences ou d’autres périodes.

Avis aux employeurs

Les employés doivent informer à l’avance de la nécessité de prendre un congé de maladie acquis lorsque l’utilisation de ce temps est prévisible. Les employeurs peuvent exiger des documents écrits sur la nécessité de prendre des congés de maladie acquis uniquement dans certaines circonstances, y compris lorsque l’utilisation des congés de maladie acquis s’étend sur plus de 24 heures de travail consécutives. L’employeur ne peut exiger que ces documents fournissent les détails ou la nature des circonstances médicales ou de la violence familiale qui ont nécessité le congé.

Report et paiement

Les employés peuvent reporter jusqu’à 40 heures de congés de maladie accumulés mais non utilisés à l’année suivante. Cependant, il n’y a aucune obligation de reporter le temps de maladie lorsque l’employeur fournit au moins 40 heures de temps de maladie disponibles pour utilisation au début de l’année suivante. Les employeurs tenus de fournir des congés de maladie payés acquis n’ont pas à payer les congés de maladie accumulés mais inutilisés au moment de la cessation d’emploi.

Avis aux employés

Les employeurs doivent aviser les employés de leurs droits en vertu de la loi. Le modèle d’affichage du procureur général du Massachusetts fournit un exemple de notification appropriée en vertu de la loi.