L’IRS considère certains avantages sociaux comme un revenu imposable. Mais, les remboursements de dépenses des employés entrent-ils dans cette catégorie?
Question
Je travaille pour une petite entreprise et les employés n’ont pas de carte de crédit d’entreprise.
Récemment, mon patron m’a demandé de me rendre dans une autre ville pour une conférence. Elle m’a expliqué que je devais utiliser mes cartes de crédit pour les billets d’avion, l’hôtel et les repas, et que la compagnie rembourserait mes frais de voyage après le voyage.
Naturellement, j’étais un peu grincheux en utilisant mes cartes. Pousser les soldes de ma carte de crédit vers leurs limites de crédit pourrait augmenter mon pourcentage d’utilisation du crédit, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur mon pointage de crédit.
Du côté positif, j’ai des cartes de crédit de récompenses de fidélité, donc je pourrais accumuler des miles et des points en les utilisant pour des voyages d’affaires. Je pourrais ensuite utiliser ces points pour des voyages personnels à prix réduit.
Mon patron m’a expliqué que l’entreprise me rembourserait les frais de voyage le jour de paie suivant.
Vais-je devoir des taxes sur le montant du remboursement?
Réponse
En bref, non. Mais c’est à condition que votre employeur remplisse le talon de paie avec précision dans le cadre de son processus de remboursement des dépenses. S’ils groupent incorrectement le montant remboursé avec votre salaire, il est imposé.
Parlez à votre service comptable avant que votre employeur ne vous rembourse. La section ” Rémunération brute » de votre talon de paie ne devrait pas indiquer le montant remboursé.
Votre talon de paye devrait comporter une section distincte pour les montants remboursés qui ne sont pas assujettis à l’impôt. Vos dépenses totales doivent être payées sur une base de transfert et non réduites par des impôts ou d’autres déductions.
Réclamer des dépenses salariales non remboursées
Par contre, disons que votre employeur ne vous a pas remboursé. Tu serais vraiment grincheux.
Cependant, si vous détaillez les déductions dans votre déclaration de revenus annuelle, vous pouvez demander ces dépenses d’employé non remboursées dans le cadre de vos dépenses diverses sur le formulaire 1040, annexe A, Déductions détaillées.
Certaines dépenses diverses spécifiques sont déductibles d’impôt, mais seulement dans la mesure où elles dépassent deux pour cent de votre revenu brut ajusté (AGI). Par exemple, si votre IAG est de 50 000 $ et que vos dépenses diverses totalisent 3 000 $, vous ne pouvez déduire que 2 000 $. C’est parce que le premier 1 000 $ représente deux pour cent de votre AGI.
Les dépenses salariales non remboursées sont déductibles si elles répondent à ces critères:
- Payé ou engagé au cours de l’année d’imposition
- Pour exercer votre métier ou votre entreprise d’employé
- Ordinaire et nécessaire
Le résultat net avec les remboursements de dépenses
Assurez-vous que votre employeur remplit correctement votre talon de paie pour rembourser vos frais de déplacement. Sinon, vous pourriez payer indûment plus d’impôts.
Déduire les frais d’entreprise sur votre déclaration de revenus n’est pas la même chose que d’obtenir un crédit d’impôt. Cela ne réduit pas directement le montant des impôts que vous devez. Et, le nombre de dépenses déductibles est limité.
Si vous ne détaillez pas vos déductions à l’annexe A, vous devez prendre la déduction forfaitaire, qui pourrait ne pas couvrir adéquatement vos dépenses pour le voyage d’affaires.
Le meilleur moyen est que votre employeur paie vos dépenses séparément de vos salaires. Bon voyage!