Aujourd’hui, une lettre imprimée est généralement réservée aux communications professionnelles importantes, telles que les lettres de recommandation, les lettres de motivation d’emploi, les lettres de démission, la correspondance juridique et les communications d’entreprise. Puisqu’une lettre est un mode de communication formel, vous voudrez savoir en écrire un qui soit professionnel.

L’exemple de format de lettre suivant illustre les informations que vous devez inclure lors de la rédaction d’une lettre, ainsi que des conseils sur la police, la salutation, l’espacement, la fermeture et la signature appropriés pour la correspondance commerciale.

Exemple de format de lettre

Coordonnées (Incluez vos coordonnées, sauf si vous écrivez sur du papier à en-tête qui l’inclut déjà.)
Votre Nom
Votre Adresse
Votre Ville, Code Postal d’État
Votre Numéro de téléphone
Votre Adresse e-mail

Date

Coordonnées (La personne ou l’entreprise à laquelle vous écrivez)
Nom
Titre
Société
Adresse
Ville, Code Postal d’État

Salutation (Exemples de salutation)

Cher Monsieur / Madame Nom de famille:
Utilisez une salutation formelle, pas un prénom, à moins que vous ne connaissiez bien la personne. Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous pouvez écrire son nom complet. Par exemple, « Cher Pat Crody » au lieu de « Cher M. Crody » ou « Chère Mme Crody. »Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, il est toujours courant et acceptable d’utiliser l’ancien » À Qui Cela Peut Concerner. »

Corps de la lettre

• Le premier paragraphe de votre lettre devrait fournir une introduction sur les raisons pour lesquelles vous écrivez afin que la raison pour laquelle vous contactez la personne soit évidente dès le début.
• Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez des détails spécifiques sur votre demande ou les informations que vous fournissez.
• Le dernier paragraphe de votre lettre doit rappeler la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d’avoir examiné votre demande. Le cas échéant, il devrait également demander poliment une réponse écrite ou la possibilité d’organiser une réunion pour discuter plus avant de votre demande.

Fermeture

Cordialement, (Exemples de fermeture)

Signature

Signature manuscrite (Pour une lettre imprimée, utilisez de l’encre noire ou bleue pour signer la lettre.)

Signature typée

Modèle de lettre à télécharger

Voici un exemple de lettre que vous pouvez télécharger (compatible avec Google Docs et Word en ligne), ou vous pouvez voir le texte ci-dessous. Notez que dans cet exemple, Nicole connaît assez bien Jason Andrews pour utiliser son prénom dans la salutation.

Exemple de lettre professionnelle h2>

Nicole Thomas
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @thomas.com

3 août 2020

Jason Andrews
Directeur
LMK Company
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Cher Jason,

Je vous écris pour démissionner de mon poste de représentant du service à la clientèle, à compter du 14 août 2020.

J’ai récemment décidé de retourner à l’école, et mon programme commence début septembre. Je présente ma démission maintenant afin que je puisse vous être aussi utile que possible pendant la transition.

J’ai vraiment apprécié mon temps de travail avec vous et tous les autres membres de notre équipe chez LMK. Il est rare de trouver un rôle de service à la clientèle qui offre autant d’opportunités de grandir et d’apprendre, ainsi qu’une équipe de personnes aussi positive et inspirante avec laquelle grandir et apprendre.

Je suis particulièrement reconnaissant pour vos conseils pendant que j’envisageais de poursuivre mes études. Votre soutien a beaucoup compté pour moi.

Veuillez me faire savoir si je peux faire quelque chose pour vous aider à trouver et à former mon remplaçant.

Merci, et meilleurs voeux,

Nicole Thomas (lettre imprimée de signature)

Nicole Thomas

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Conseils pour formater votre lettre

Pour vous assurer que votre lettre a l’air professionnelle, suivez ces conseils:

• Votre lettre doit être simple et ciblée; clarifiez le but de votre lettre.
• Gauche justifiez votre lettre.
• Espacez votre lettre et laissez un espace entre chaque paragraphe.
• Utilisez une police simple comme Arial, Times New Roman, Courier New ou Verdana. La taille de la police doit être de 10 ou 12 points.
• Laissez une ligne vide après la salutation et avant la clôture.
• Les lettres d’affaires doivent toujours être imprimées sur du papier bond blanc plutôt que sur du papier de couleur ou de la papeterie personnelle.
• Si vous envoyez un courrier électronique, voici ce qu’il faut inclure et comment formater votre signature.

Vérifiez les erreurs de formatage et les fautes de frappe

Une fois votre lettre d’affaires rédigée, relisez-la et vérifiez-la à l’écran. Ensuite, imprimez-le et lisez-le au moins une fois de plus, en vérifiant les erreurs ou les fautes de frappe. Ceci est important car il est souvent plus facile de repérer les erreurs sur une copie papier.

Soyez à l’affût des erreurs de formatage, telles que deux paragraphes qui n’ont pas d’espace entre eux ou des lignes mal indentées. Ensuite, avant de mettre votre lettre dans une enveloppe, signez au-dessus de votre nom tapé à l’encre noire ou bleue.

Si vous utilisez Microsoft Word ou un autre programme de traitement de texte pour écrire votre lettre, il existe des modèles disponibles qui peuvent vous aider à formater correctement votre lettre. Voici plus d’informations sur les modèles de lettres Microsoft Word gratuits.

Plus d’informations sur la rédaction de lettres

Savoir écrire des lettres d’affaires est une compétence essentielle, voici donc plusieurs articles supplémentaires pour en savoir plus:

Commencez par les bases

Commencez par les bases sur la rédaction d’une lettre d’affaires en utilisant un format général, et passez en revue divers modèles de lettres d’affaires. De plus, vous pouvez consulter ces exemples de lettres commerciales liées à l’emploi. Examinez plus de détails sur la mise en forme et jetez un coup d’œil à un autre exemple de format de lettre d’affaires.

Exemples d’examen

Si vous aimez apprendre en regardant des exemples, il existe de nombreux types de lettres d’affaires parmi lesquelles choisir, telles que des lettres de motivation, des lettres de remerciement d’entrevue, des lettres de suivi, des lettres d’acceptation ou de rejet d’emploi, des lettres de démission et des lettres d’appréciation. Vous trouverez tous ceux-ci ainsi que des échantillons de lettres commerciales et liées à l’emploi dans cet examen des échantillons de lettres.

Envoyer un message professionnel par courriel

Toutes les lettres commerciales ne sont pas imprimées et envoyées par la poste. Si vous envisagez d’envoyer un e-mail, consultez ces directives pour les e-mails professionnels et la rédaction de lettres.