Les e-mails sont depuis longtemps un outil de base pour les communications d’entreprise, mais une enquête réalisée en 2013 par Sendmail, Inc., a constaté qu’il a causé des tensions, de la confusion ou d’autres conséquences négatives pour 64% des professionnels qui travaillent.
Alors, comment pouvez-vous éviter que vos e-mails fassent cela? Et comment pouvez-vous écrire des e-mails qui obtiennent les résultats souhaités? Dans cet article et cette vidéo, nous examinons les stratégies que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre utilisation du courrier électronique est claire, efficace et réussie.
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Ecrire des e-mails efficaces
L’employé de bureau moyen reçoit environ 80 e-mails chaque jour. Avec ce volume de courrier, les messages individuels peuvent facilement être négligés. Suivez ces règles simples pour que vos e-mails soient remarqués et suivis.
- Ne communiquez pas trop par courriel.
- Faites bon usage des lignes d’objet.
- Gardez les messages clairs et brefs.
- Soyez poli.
- Vérifiez votre tonalité.
- Relecture.
Ne pas trop communiquer par e-mail
L’une des plus grandes sources de stress au travail est le volume d’e-mails que les gens reçoivent. Alors, avant de commencer à écrire un e-mail, demandez-vous: « Est-ce vraiment nécessaire? »
Dans ce cadre, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les questions qui nécessiteront probablement des discussions aller-retour. Utilisez notre outil de planification des communications pour identifier les canaux qui conviennent le mieux aux différents types de messages.
De plus, les e-mails ne sont pas aussi sécurisés que vous le souhaiteriez, d’autant plus que les gens peuvent transférer des e-mails sans penser à supprimer l’historique des conversations. Évitez donc de partager des informations sensibles ou personnelles dans un e-mail et n’écrivez rien de ce que vous, ou le sujet de votre e-mail, n’aimeriez pas voir plâtré sur un panneau d’affichage par votre bureau.
Dans la mesure du possible, transmettez les mauvaises nouvelles en personne. Cela vous aide à communiquer avec empathie, compassion et compréhension, et à faire amende honorable si votre message a été mal pris.
Utilisez bien les lignes d’objet
Un titre de journal a deux fonctions: il attire votre attention et il résume l’article, afin que vous puissiez décider de le lire ou non. La ligne d’objet de votre message électronique devrait faire la même chose.
Une ligne d’objet vierge est plus susceptible d’être négligée ou rejetée en tant que « spam », utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire le sujet de l’e-mail.
Vous voudrez peut-être inclure la date dans la ligne d’objet si votre message fait partie d’une série régulière d’e-mails, comme un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l’action, tel que « Veuillez répondre avant le 7 novembre. »
Une ligne d’objet bien écrite comme celle ci-dessous fournit les informations les plus importantes, sans même que le destinataire ait à ouvrir l’e-mail. Cela sert d’invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu’ils regardent leur boîte de réception.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25 février 2014 |
Si vous avez un message très court à transmettre et que vous pouvez insérer le tout dans la ligne d’objet, utilisez « EOM » (Fin de message) pour informer les destinataires qu’ils n’ont pas besoin d’ouvrir l’e-mail pour obtenir toutes les informations dont ils ont besoin.
Sujet: Pourriez-vous envoyer le rapport de vente de février? Merci! EOM
(Bien sûr, cela n’est utile que si les destinataires savent ce que signifie « EOM ».)
Gardez les Messages Clairs et brefs
Les e-mails, comme les lettres commerciales traditionnelles, doivent être clairs et concis. Gardez vos phrases courtes et précises. Le corps de l’e-mail doit être direct et informatif, et il doit contenir toutes les informations pertinentes. Consultez notre article sur les compétences en rédaction pour obtenir des conseils sur la communication claire par écrit.
Contrairement aux lettres traditionnelles, cependant, il ne coûte pas plus cher d’envoyer plusieurs e-mails que d’en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu’un sur un certain nombre de sujets différents, envisagez d’écrire un e-mail distinct pour chacun d’eux. Cela rend votre message plus clair et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.
| Mauvais Exemple | Bon Exemple |
|---|---|
|
Sujet: Révisions Du Rapport de vente Salut Jackie, Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier, et je pense que le chapitre 2 a besoin d’informations plus précises sur nos chiffres de vente. J’ai aussi senti que le ton pouvait être plus formel. De plus, je voulais vous faire savoir que j’ai prévu une réunion avec le département des relations publiques pour ce vendredi concernant la nouvelle campagne publicitaire. Il est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence. Veuillez me faire savoir si vous pouvez faire ce temps. Merci! Monica |
Sujet: Révisions Du Rapport de vente Salut Jackie, Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier, et je pense que le chapitre 2 a besoin d’informations plus précises sur nos chiffres de vente. J’ai aussi senti que le ton pouvait être plus formel. Pourriez-vous l’amender avec ces commentaires à l’esprit? Merci pour votre travail acharné à ce sujet! Monica (Monica enchaîne ensuite avec un e-mail séparé concernant la réunion du département des relations publiques.) |
Il est important de trouver l’équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu’un d’e-mails, et il est logique de combiner plusieurs points liés en un seul e-mail. Lorsque cela se produit, gardez les choses simples avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de « découper » les informations en petites unités bien organisées pour les rendre plus faciles à digérer.
Remarquez aussi que dans le bon exemple ci-dessus, Monica a précisé ce qu’elle voulait que Jackie fasse (dans ce cas, modifier le rapport). Si vous permettez aux gens de voir facilement ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu’ils vous le donnent.
Soyez poli
Les gens pensent souvent que les e-mails peuvent être moins formels que les lettres traditionnelles. Mais les messages que vous envoyez sont le reflet de votre propre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail, un certain niveau de formalité est donc nécessaire.
À moins d’être en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, l’argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.
Terminez votre message par « Cordialement », « Cordialement » ou « Tout le meilleur », selon la situation.
Les destinataires peuvent décider d’imprimer des e-mails et de les partager avec d’autres, alors soyez toujours polis.
Vérifiez le ton
Lorsque nous rencontrons des personnes en face à face, nous utilisons le langage corporel, le ton vocal et les expressions faciales de l’autre personne pour évaluer ce qu’elle ressent. Le courrier électronique nous prive de ces informations, ce qui signifie que nous ne pouvons pas savoir quand les gens ont mal compris nos messages.
Votre choix de mots, de longueur de phrase, de ponctuation et de majuscules peut facilement être mal interprété sans signaux visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Emma pourrait penser que Harry est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.
| Mauvais Exemple | Bon Exemple |
|---|---|
|
Emma, J’ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd’hui ou je manquerai ma date limite. Harry |
Bonjour Emma, Merci pour tout votre travail acharné sur ce rapport. Pourriez-vous me transmettre votre version avant 17 heures, pour que je ne rate pas ma date limite? Merci beaucoup! Harry |
Pensez à ce que votre e-mail « ressent » émotionnellement. Si vos intentions ou vos émotions peuvent être mal comprises, trouvez un moyen moins ambigu de formuler vos mots.
Relecture
Enfin, avant d’appuyer sur « envoyer « , prenez un moment pour vérifier vos e-mails pour détecter les erreurs d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos messages électroniques font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez, il semble donc mauvais d’envoyer un message contenant des fautes de frappe.
Pendant que vous relisez, faites attention à la longueur de votre e-mail. Les gens sont plus susceptibles de lire des e-mails courts et concis que des e-mails longs et décousus, alors assurez-vous que vos e-mails sont aussi courts que possible, sans exclure les informations nécessaires.
Notre article sur les compétences en rédaction contient des conseils et des stratégies que vous pouvez utiliser lors de la relecture de vos e-mails.
Points clés
La plupart d’entre nous passons une partie importante de notre journée à lire et à composer des e-mails. Mais les messages que nous envoyons peuvent être déroutants pour les autres.
Pour écrire des e-mails efficaces, demandez-vous d’abord si vous devriez utiliser le courrier électronique. Parfois, il peut être préférable de décrocher le téléphone.
Rendez vos e-mails concis et précis. Envoyez-les uniquement aux personnes qui ont vraiment besoin de les voir et soyez clair sur ce que vous souhaitez que le destinataire fasse ensuite.
N’oubliez pas que vos e-mails sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail. Essayez d’imaginer comment les autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et relisez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur « envoyer ». »
Infographie
Cliquez sur l’image ci-dessous pour voir notre infographie sur la façon de rédiger des e-mails efficaces.
