Dans un article par mois, nous ciblons les principaux problèmes internes que nos clients ont identifiés comme empêchant la capacité de leur organisation à fonctionner au mieux. Dans cet article, nous examinons les politiques et les procédures.

Des politiques et des procédures sont nécessaires pour une organisation fluide et efficace avec moins de conflits et de reprises. Cependant, il existe souvent une confusion entre ce qu’est une politique et ce qu’est une procédure, et comment créer des P & qui sont efficaces. Dans leurs évaluations internes de planification stratégique, bon nombre de nos clients ont indiqué que leurs politiques et procédures étaient insuffisantes ou inefficaces. Dans cet article de blog, nous avons l’intention de clarifier les définitions et de vous donner quelques conseils judicieux pour rédiger de bonnes politiques et procédures.

Les définitions

Commençons par ce qu’est une stratégie et ce qu’est une procédure.

• Les politiques d’une organisation sont les énoncés clairs et concis des paramètres selon lesquels une organisation mène ses activités. En substance, les politiques sont les règles que le personnel respecte dans l’exercice de ses diverses responsabilités.
• Les procédures sont les instructions ou les étapes qui décrivent comment terminer une tâche ou effectuer un travail.

L’une des explications les plus simples et les plus claires que j’ai entendues est la suivante. Si vous partiez en voyage au volant, les politiques pour votre conduite sont les règles de la route que vous suivez, c’est-à-dire les limites de vitesse, les routes à sens unique, les zones d’interdiction de passage, etc. Les procédures pour votre trajet en voiture sont les directions que vous suivez pour vous y rendre, c’est-à-dire, allez 75 miles à l’ouest sur l’Interstate 40 jusqu’à Nashville, puis prenez l’Interstate 65 south sur 25 miles, etc. Les politiques régissent la façon dont vous conduisez, les procédures vous indiquent quoi faire pour vous rendre à destination.

Rédaction de bonnes politiques et procédures

Chez PGS, nous créons des politiques pour guider notre fonctionnement au sein de notre entreprise. Nous utilisons un modèle qui comprend les éléments suivants :

• Le nom de la politique et la division de l’organisation à laquelle elle s’applique (finances, ventes, direction, etc.)
• Le but de la politique. Ceci est une courte déclaration qui définit ce que nous aurons lorsque cette politique sera en vigueur.
• La théorie de la politique. Similaire au but, mais venant d’un angle différent, la théorie explique pourquoi cela est important.
• Enfin, nous listons les éléments de la politique elle-même ou les règles spécifiques que nous suivons tous en ce qui concerne cette politique.

Par exemple, nous avons un « Jour d’administration” défini pour PGS, un jour où nous essayons tous d’être présents au bureau ou de travailler via Skype sans réunions client programmées ou rendez-vous extérieurs. En clarifiant Admin Day, nous avons une politique écrite.

L’objectif de la politique Admin Day se lit comme suit: S’assurer que la communication entre les membres des équipes est adéquate, que l’état de l’entreprise est connu des membres de l’équipe et que les problèmes sont identifiés et résolus rapidement.

La théorie stipule: Maintenir une forte compréhension entre les membres de l’équipe re. l’état de l’entreprise et la résolution des problèmes qui inhibent la productivité des membres de l’équipe se traduiront par une équipe et une organisation très performantes.

La stratégie elle-même pour le jour de l’administration comprend des puces comme :  » Chaque mercredi est le jour de l’administration désigné par PGS. », et ” Les membres de l’équipe sont censés participer à notre réunion du personnel chaque mercredi à 8h30 « .

Les procédures chez PGS ont un aspect différent. Presque toutes nos procédures sont écrites sous forme d’organigrammes. Par exemple, nous avons créé un organigramme de facilitateur pour chaque phase de notre processus de planification stratégique Vision Navigation®. Ces organigrammes schématisent les étapes générales à suivre pour s’assurer que chaque client obtient un résultat final de haute qualité de la session.

Les procédures sont également souvent écrites sous la forme d’une série d’étapes dans un document Word, comme les étapes pour entrer les informations de facturation dans Quickbooks.

Notes finales sur l’élaboration des politiques et des procédures

Les politiques et les procédures sont essentielles pour qu’une organisation maintienne tout le monde fonctionnant selon les mêmes principes fondamentaux et accomplissant ses tâches de manière à assurer à chaque fois un produit solide et fiable. La seule prudence lors de la création d’un ensemble de politiques et de procédures: veillez à éviter les excès.

Nous avons quelques blogs précédents sur quand créer une politique et quand ne pas cela vous aidera à déterminer quand une politique est essentielle et quand elle ne l’est pas. De même, les procédures sont importantes lorsqu’un écart par rapport au processus entraînera une reprise ou un produit mal fait, ou pour une tâche très compliquée et complexe. Les procédures deviennent excessives lorsqu’elles sont créées pour des tâches simples ou des tâches qui peuvent vraiment être effectuées efficacement de diverses manières pour atteindre le même résultat.

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