De nombreux propriétaires d’entreprises louent des voitures pour un usage professionnel. Les coûts mensuels attrayants et la possibilité de changer fréquemment de voiture pour suivre les nouvelles technologies et les caractéristiques de sécurité sont attrayants. Mais une voiture louée convient-elle à votre entreprise? Voici quelques facteurs à prendre en compte dans la décision de louer ou d’acheter une voiture de société, comment louer cette voiture (y compris les options) et les implications fiscales de la location d’une voiture de société.

Facteurs liés au prix de location

• Le Prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF)
• Le prix final négocié du véhicule
• L’acompte, le cas échéant
• Le taux de taxe d’utilisation (vente) dans votre région
• La durée du bail
• Le taux de prêt de voitures neuves (également disponible sur Bankrate.com )
• La valeur de la voiture à la fin du terme (la valeur résiduelle).

Conditions de location Que vous devez connaître

Location ouverte vs. Fermé

Lorsque vous vous asseyez pour négocier un bail pour une voiture de société avec un concessionnaire automobile, deux options vous seront probablement proposées: un bail ouvert et un bail fermé. Un contrat de location ouvert est principalement utilisé pour les baux de véhicules commerciaux (d’affaires). Dans ce type de bail, le locataire paie la différence entre la valeur résiduelle (valeur de revente estimée) et la valeur de revente réelle à la fin du bail. Si le véhicule est conduit plus que prévu, la revente réelle peut être faible, ce qui entraîne une augmentation des coûts pour le locataire. En revanche, à la fin d’un bail fermé, le locataire ne paie que du kilométrage supplémentaire et des dommages extraordinaires.

Valeur résiduelle

C’est un terme utilisé dans les baux automobiles. Il décrit la valeur de la voiture à la fin du bail. Le terme  » valeur résiduelle  » est également utilisé pour décrire le montant pour lequel une entreprise s’attend à vendre un actif à la fin de sa vie utile.

La valeur résiduelle est fonction du montant et du taux d’amortissement de la voiture ou des autres actifs commerciaux. Plus la durée de votre bail est longue, plus la valeur résiduelle sera faible (car le véhicule sera plus vieux lorsque vous le retournerez). Ainsi, vous paierez plus en amortissement total avec un bail à plus long terme.

Considérez la durée du bail

Les baux à court terme sont plus coûteux que les baux à long terme car la valeur résiduelle diminue plus rapidement au cours des 24 premiers mois.Essayez de faire correspondre la durée du bail à vos besoins et préférences. Négocier un bail plus long entraînera généralement un paiement mensuel inférieur, mais décider de mettre fin à un bail plus long plus tôt pourrait être coûteux.

Kilométrage annuel estimé

Avant de conclure un contrat de location, vous aurez besoin d’un kilométrage annuel estimé pour l’utilisation de la voiture. Un bail typique peut avoir une limite annuelle de 12 000 milles, mais si vous pensez courir à plus de 12 000 milles par an, cela vaut la peine de payer un supplément pour le kilométrage supplémentaire. Sinon, vous devrez payer le kilométrage supplémentaire utilisé à la fin du bail.

Taxes pour les frais de location – Déduction ou dépréciation

Comme c’est toujours le cas en matière financière d’entreprise, vous devrez réfléchir à la façon dont les taxes fonctionneront pour le bail. Vous pouvez déduire les frais de location « ordinaires et nécessaires » pour une voiture que vous utilisez dans votre entreprise.

Pour des raisons fiscales, il existe deux types de baux, selon le type de contrat :

• Le bail comme charge de loyer. Si le contrat est un véritable bail, vous pouvez déduire les paiements en tant que loyer.
• Si le bail est vraiment un contrat de vente conditionnel, vous devez amortir le coût au fil du temps.

Un contrat de vente conditionnel existe lorsqu’une partie au moins des paiements est appliquée à l’achat ou donne le droit au contribuable d’acheter un bien à des conditions avantageuses. L’IRS a défini certaines conditions qui sont utilisées pour déterminer s’il existe un contrat de vente conditionnel:

• Si le contrat fixe une partie de chaque paiement en capitaux propres (propriété),
• Si vous obtenez le titre de propriété de la voiture à un moment donné,
• Si le montant à payer pour utiliser la propriété représente une partie excessivement importante du montant que vous paieriez pour obtenir le titre de propriété,
• Si vous payez beaucoup plus que la juste valeur locative actuelle,
• Si vous avez la possibilité d’acheter un petit montant, ou
• Si le montant à payer est inférieur à la juste valeur locative actuelle, l’accord définit une partie des paiements comme intérêts ou s’il est facile de les reconnaître comme intérêts.

Dépréciation des coûts de location

Vous devez amortir le coût de la location de voiture si elle contient ce que l’IRS appelle un contrat de vente conditionnel, comme expliqué ci-dessus. Si vous utilisez le véhicule 50 % ou moins du temps au cours d’une année, vous ne pouvez pas bénéficier d’une déduction prévue à l’article 179 ou d’une déduction spéciale pour amortissement. Vous devez également calculer l’amortissement en utilisant la méthode de la ligne droite sur cinq ans.

Déduction des frais de location

Si vous choisissez d’utiliser les dépenses réelles, vous pouvez déduire la partie de chaque paiement de location qui sert à l’utilisation du véhicule dans votre entreprise. Vous ne pouvez déduire aucune partie d’un paiement de location qui est pour l’usage personnel du véhicule, comme les déplacements quotidiens.

Déduction des frais de conduite

Vous avez deux options pour déduire les frais de conduite de votre voiture de société louée. Les options dépendent de l’utilisation des coûts réels ou de la déduction forfaitaire pour l’année. Vous pouvez déduire les frais de conduite professionnelle pour une voiture louée dans certaines circonstances et dans des limites.

• Tout d’abord, vous devez utiliser la voiture 50% ou plus des miles à des fins professionnelles (et vous devez être en mesure de prouver le montant de la conduite professionnelle chaque année). Vous ne pouvez déduire que la partie conduite professionnelle des coûts de conduite de la voiture louée.
• Ensuite, pour déduire le paiement de location, vous devez utiliser la méthode du coût réel (et non la déduction forfaitaire) pour calculer les déductions pour conduite.
• Enfin, un véhicule loué de plus grande valeur peut être soumis à ce que l’IRS appelle un « montant d’inclusion », qui est une réduction de la déduction pour le coût de location.