Ah, RFP. Si vous envisagez de vous associer à une agence sur un projet de refonte de site Web, vous pourriez être chargé de rédiger l’un de ces documents effrayants. Malheureusement, il n’y a pas de guide étape par étape à l’échelle de l’industrie pour demander des propositions de services, et souvent le processus de demande de propositions repose sur les épaules de quelqu’un – ou d’un groupe de personnes – qui ne connaît pas toutes les complexités des projets de refonte de sites Web modernes, ce qui le rend angoissant, déroutant et difficile.

Alors que faites-vous ? Si vous êtes comme beaucoup d’organisations, vous rassemblez toutes les personnes de l’organisation qui ont une participation dans le site Web et vous demandez une liste de souhaits de tout ce qu’elles veulent voir. Vous vous dépêchez de passer le processus de rédaction de l’appel d’offres parce que votre date d’achèvement approche, envoyez rapidement votre appel d’offres à toutes les agences possibles auxquelles vous pouvez penser et espérez le meilleur. Ensuite, les agences examinent votre demande de propositions et émettent toutes sortes d’hypothèses sur la taille, la portée, l’étendue ou le budget du projet en fonction de vos exigences énumérées.

Ils finissent par être confus au sujet de ce que vous voulez réellement, des services de présentation dont vous n’avez pas besoin, et vous devez tout recommencer ou simplement aller avec votre instinct et choisir la proposition avec la police la plus chic, les plus belles photos ou le prix le moins cher.

Bien sûr, la rédaction d’appels d’offres peut être un processus effrayant, surtout si le sujet est en dehors de votre domaine d’expertise typique. Si vous n’êtes pas clair sur ce que vous voulez réaliser avec votre nouveau site Web, vous n’obtiendrez pas ce dont vous avez besoin du projet. Au moment où vous commencez à vous précipiter dans votre demande de propositions ou à essayer de tout inclure sous le soleil, la refonte de votre site Web est vouée à l’échec. Vous consacrerez votre temps et votre argent à un projet infructueux et inefficace, et risquez de ruiner votre site Web — le point focal de la marque de votre organisation. Faites-nous confiance, nous le voyons tous les jours.

Maintenant, cela semble gros et effrayant, ne pensez-vous pas?

Avant de commencer à hyperventiler, respirez profondément. Nous sommes là pour vous guider à travers les erreurs courantes que nous voyons dans les demandes de propositions, afin que vous ne les répétiez pas. Nous vous aiderons à créer des appels d’offres qui permettront à vos projets de réussir.

Problème #1: Vous créez une DP Lorsque Vous n’avez pas À le Faire

Certaines organisations sont tenues par les politiques de l’entreprise, les règlements des parties prenantes ou les réglementations législatives de créer une DP lorsqu’elles ont besoin d’aide pour repenser leur site Web. Les établissements d’enseignement supérieur, les agences gouvernementales et les organisations à but non lucratif entrent souvent dans cette catégorie.

Mais, d’autres organisations choisissent simplement de créer une demande de proposition lorsqu’elles ont besoin d’aide pour un projet, même si ce n’est pas nécessaire. Les organisations ayant la possibilité d’éviter de créer une DP pourraient choisir de le faire de toute façon, car c’est courant dans leur industrie, elles pensent que c’est plus facile, plus approfondi et leur fait gagner du temps.

Rappelez-vous, les appels d’offres peuvent être de GROS projets et ne doivent pas être pris à la légère. Même si vous entrez dans le processus d’écriture avec une idée du temps que cela prendra ou de la profondeur qu’il doit être, vous risquez toujours de rencontrer des problèmes qui vous obligent à revenir en arrière et à épingler plus de détails, ajoutant des jours, voire des semaines au processus de création.

Solution: Parlez aux agences

Si vous constatez que votre organisation n’a pas besoin de vous pour rédiger un appel d’offres, ne le faites pas.

Au lieu de cela, programmez du temps pour discuter avec les agences avec lesquelles vous voudrez peut-être travailler. Consultez des collègues de confiance et des personnes de votre réseau pour obtenir des recommandations. Il y a peut-être un site Web d’entreprise qui a attiré votre attention récemment. Peut-être que l’agence avec laquelle ils ont travaillé est un bon choix. Lisez des témoignages sur les agences de votre région et faites venir des agences pour des entrevues; vous pouvez même les appeler! Il vous faudra un peu de travail de grognement initial pour trouver l’agence que vous souhaitez embaucher, mais vous économiserez du temps et réduirez votre risque d’erreur si vous renoncez complètement à l’appel d’offres.

Par nature, le processus d’appel d’offres limite la communication entre votre entreprise et les partenaires potentiels de l’agence. Pensez au processus comme à un processus d’embauche. Vous n’engageriez pas quelqu’un après avoir seulement regardé son CV, n’est-ce pas? Bien sûr que non. Vous voulez avoir une idée de la façon dont ils vous écoutent et à quoi ressemble leur processus de pensée. Vous voulez savoir si vous aimez les rencontrer et si vous vous voyez bien collaborer. Ces facteurs sont plus importants que même la réponse à la DP la mieux écrite.

Problème #2: Vous n’avez pas de Budget ou d’échéancier Établi

Avoir un budget à l’esprit est un must absolu. Les coûts peuvent s’additionner rapidement, il est donc important que les agences connaissent votre budget idéal. De cette façon, ils peuvent établir des priorités plus précises et fournir des conseils dans leur proposition, et vous obtenir le meilleur niveau de service pour le budget que vous dépensez à l’aise.

La solution fourre-tout aux problèmes de DP de votre site Web est de parler aux agences potentielles, même si vous travaillez toujours dans le processus de DP. Nous sommes heureux et impatients de vous aider.

Pensez-y comme ceci: Disons que vous construisez une maison. Vous devriez probablement épingler votre budget avant de faire autre chose, non? Vous n’envisageriez pas de parler avec une entreprise de construction, un agent immobilier ou un architecte sans leur donner une idée approximative d’un budget. Pourquoi traiter votre site Web — votre propriété numérique principale — différemment ?

La même règle s’applique à votre timeline. Voulez-vous que votre nouvelle maison soit construite en six mois? Un an ? Deux ans ? Tout comme dans ce projet de construction de maisons, le calendrier d’achèvement joue un rôle énorme dans ce qui est possible pour votre organisation, il est donc important d’en éliminer les conjectures pour les partenaires potentiels de l’agence.

Sans échéancier ni budget, vous et les partenaires potentiels de l’agence souffrez. Les agences font littéralement des suppositions sur ce que votre budget permet, et vous êtes donc beaucoup moins susceptible de recevoir une proposition que vous aimez dans votre gamme de prix et dans le délai souhaité.

Solution: Incluez une estimation du budget et un calendrier approximatif

Essayez d’identifier un numéro qui convient à votre budget et une date d’achèvement provisoire. Si cela s’avère trop difficile, une gamme est bien meilleure que de simplement ne fournir aucune information. Vous n’avez aucune idée du coût d’un projet comme celui-ci? Il est également acceptable de discuter avec une agence de ce que vous devez vous attendre à payer et de ce à quoi devrait ressembler un échéancier réalisable.

Nous devons nous demander: Lorsque vous examinez des propositions, êtes-vous coupable de retourner directement sur la page qui répertorie le budget et l’échéancier, puis d’éliminer toutes les propositions qui ne respectent pas les limites budgétaires ou temporelles que vous avez décidées? Nous le pensions. Tu n’es pas seule.

L’essentiel est le suivant: votre appel d’offres n’est pas l’endroit où négocier les prix; c’est là que vous pouvez communiquer exactement ce que vous voulez et ce que vous attendez de payer pour cela. L’inclusion d’un budget et d’un calendrier vous permet de lire chaque proposition, sachant que chacune est une solution sur mesure à votre problème, en fonction des informations que vous avez fournies. Cela vous permettra de vous concentrer sur le choix du meilleur plan stratégique pour votre entreprise au lieu du meilleur prix.

Problème #3: Vous n’Avez pas Spécifié Quelle Partie de Votre Site Web Doit être incluse dans le Projet

C’est un problème trop courant. Vous connaissez tellement cette section problématique de votre site Web — vous en discutez probablement en interne depuis des mois – que vous oubliez d’être précis sur ce que vous souhaitez voir changer exactement.

Par exemple, si vous faites partie du département marketing d’une université de 4 ans et que vous espérez améliorer le site Web du département sportif, il n’est pas utile de simplement dire: « nous voulons que notre site Web soit refait.” Pour de nombreuses organisations, en particulier celles qui ont des structures complexes et de multiples parties prenantes— les sites Web deviennent de plus en plus gros à mesure que des pages sont ajoutées pour satisfaire la nouvelle initiative ou campagne. Vous pensez peut-être à la page d’accueil et aux pages de produits / programmes comme à votre « site Web” alors qu’en fait, votre site comprend des milliers de pages.

Si vous n’êtes pas précis sur ce que vous voulez redessiner, les agences sont laissées à deviner, laissant trop de place au hasard. S’ils se trompent, il vous restera à comparer une multitude de propositions très différentes les unes des autres, ce qui rendra difficile le choix du meilleur partenaire d’agence.

Solution: Solidifiez les paramètres de votre projet

Il est difficile pour les agences de comprendre la portée de votre site Web lorsque vous n’en êtes pas sûr vous-même. La meilleure façon de déterminer définitivement ce qui doit être inclus dans votre demande de propositions est d’effectuer un audit de votre site Web avant de le créer. Il existe plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour « auditer” votre site Web — Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush ou Moz, pour n’en nommer que quelques—uns – mais il est tout aussi important que vous ayez quelqu’un qui puisse interpréter les données que vous collectez, qu’il s’agisse d’un employé interne ou d’un partenaire d’agence.

Une fois que vous avez effectué l’audit de votre site Web, vous pouvez alors décider clairement ce qui doit être inclus dans votre projet de refonte Web et ce qui peut être omis.

Problème #4: Vous n’avez pas détaillé Vos besoins en contenu

Il est important de comprendre qu’un projet de refonte de site Web est bien plus que des polices, des images, du HTML, du CSS et des palettes de couleurs. Une grande partie de la refonte d’un site Web se concentrera sur le contenu qui existe actuellement sur les pages ou le contenu manquant de votre site.

Les besoins de ”contenu » d’une refonte de site peuvent prendre plusieurs formes: une stratégie de contenu peut devoir être développée pour guider des ressources de contenu supplémentaires; le contenu du site peut devoir être audité pour évaluer la pertinence et la valeur; le contenu de page ou de section entièrement nouveau peut devoir être écrit à partir de zéro; le contenu existant peut devoir être mis à jour, réutilisé ou réorganisé; et, dans certaines situations, le contenu peut devoir être migré d’un système de gestion de contenu à un autre.

Si vous ne définissez pas exactement ce dont vous avez besoin lorsque vous dites « contenu”, vous pouvez parier que les agences supposeront que vous avez besoin du type de contenu qu’elles fournissent et que ce sera une grande partie de leur proposition.

Solution: Tenez compte de votre budget et obtenez une erreur spécifique

Du côté d’être trop spécifique. Certaines des questions que vous devriez considérer incluent:

• Vous recherchez une création de contenu, une stratégie de contenu ou les deux ?
• De quelle quantité de nouveau contenu voulez-vous ou avez-vous besoin sur votre site Web?
• Qui va créer ce nouveau contenu ? Vous, ou le partenaire d’agence potentiel?
• Avez-vous du contenu qui nécessite une réutilisation? Avez-vous des experts internes en la matière qui peuvent fournir des conseils à ce sujet?
• Aurez-vous besoin d’une migration de contenu vers un nouveau CMS ?
• Envisagez-vous de réaliser votre audit de contenu ? Ou l’agence partenaire devrait-elle l’inclure dans sa proposition?

Gardez à l’esprit que les sites Web ont aujourd’hui besoin d’un contenu de haute qualité et en temps opportun pour être pertinents, de sorte que vos besoins en contenu occuperont probablement une grande partie de votre budget. Si vos besoins incluent une nouvelle création de contenu et une migration complète de contenu, vous pouvez vous attendre à ce qu’elle soit plus coûteuse qu’un plan de réutilisation de contenu utilisant votre CMS existant. Quelles que soient vos exigences, assurez-vous que votre budget est dans une fourchette qui rend vos demandes réalisables.

Problème #5: Vous confondez les Objectifs commerciaux et les objectifs du projet

Si vous souhaitez que les partenaires potentiels de l’agence comprennent clairement vos désirs et vos besoins, soyez clair dans votre demande. Les « objectifs commerciaux » et les ”objectifs du projet » sont des termes qui sont parsemés dans la plupart des appels d’offres, et bien qu’il s’agisse de concepts similaires — ce dernier est une composante du premier — leur utilisation de manière interchangeable est incorrecte et ne fait que confondre la situation.

Un objectif commercial est une réalisation globale que votre entreprise espère atteindre à long terme — considérez ceci comme le « pourquoi » de votre organisation. »Les objectifs du projet agissent comme des tremplins pour atteindre cet objectif commercial — considérez ceci comme le « comment » de votre organisation.”Par exemple, si votre objectif commercial est d’accroître la notoriété de votre marque sur votre marché, deux objectifs du projet pourraient être de produire du contenu de blog de haute qualité et d’utiliser des publications payantes sur les réseaux sociaux pour le promouvoir auprès de nouveaux publics et les renvoyer sur votre site Web.

C’est un problème courant que nous voyons tout le temps: Vous devez comprendre à la fois le « comment” et le « pourquoi” de votre projet de refonte de site Web pour qu’il réussisse. En confondant ou en omettant d’articuler clairement les objectifs commerciaux et les objectifs du projet, les partenaires de l’agence perdront de vue ce que vous espérez réaliser avec la refonte de votre site Web — et vous pouvez parier que leurs propositions s’éloigneront de votre vision.

Solution: Définissez et différenciez clairement vos objectifs commerciaux et les objectifs de votre projet

Cela aidera les agences à comprendre clairement vos objectifs à long et à court terme, et la meilleure façon de vous aider à les atteindre. Cela peut également aider les agences à décider comment allouer votre budget, quelles mesures suivre et définir le véritable succès de votre projet. Plus vous articulez clairement vos objectifs commerciaux et vos objectifs de projet, plus il est probable que vous receviez des propositions de haute qualité comprenant des stratégies soigneusement conçues.

Avez-vous le « comment” cloué, mais n’avez-vous pas tout à fait identifié le « pourquoi »? Parlez aux agences, même si vous suivez toujours le processus d’appel d’offres. Nous sommes heureux de vous aider.

Problème #6: Vous n’Avez Pas Pris En Compte Les Exigences D’Accessibilité Du Site Web

Si vous pensez :  » Accessibilité Web? Jamais entendu parler de ça” « tu n’es pas seul. Trop peu de marques savent ce que cela signifie ou pourquoi c’est important. L’accessibilité Web consiste à s’assurer que tous ceux qui souhaitent interagir avec votre site Web sont en mesure de le faire, et il est prévu que cela devienne légalement obligatoire pour tous les « lieux d’hébergement public” en 2018.

Si vous lancez un site Web entièrement repensé qui n’est pas conforme aux directives d’accessibilité, devinez quoi ? Vous serez à la recherche d’une autre refonte plus tard cette année!

Pour cette raison, nous recommandons que tous les projets de refonte de site Web suivent les directives pour l’accessibilité du site Web telles que définies par WCAG 2.0. En règle générale, nous vous recommandons de remplir au moins le niveau AA, mais cela peut varier en fonction de votre clientèle ou de votre secteur d’activité. Cela aura un impact sur les aspects du site Web tels que la taille du texte, l’utilisation des couleurs, les directives relatives aux liens hypertextes et les aménagements de mise en page adaptés aux mobiles.

Solution: Considérez à quoi pourrait ressembler l’accessibilité sur votre site Web

Travaillez avec votre équipe juridique ou de conformité pour voir quelles exigences le site Web de votre organisation pourrait devoir remplir, et assurez-vous de les énumérer clairement dans votre demande de propositions afin que les agences respectent les paramètres des réglementations légales.

Comme toujours, la solution fourre-tout est de parler aux agences potentielles. Bien que nous ne soyons pas des avocats, nous pouvons vous fournir des conseils et des informations sur les considérations d’accessibilité et leur incidence sur la portée de votre projet de refonte.

Problème #7: Vous n’avez rien Inclus Sur Vos Besoins de marque

Même si votre organisation recherche une refonte complète de son site Web, une chose qui devrait rester cohérente est votre marque. Votre site Web devrait toujours avoir l’air de vous appartenir, mais être une version nouvelle et améliorée. À moins que vous ne recherchiez spécifiquement une « nouvelle image de marque” — ce qui est bien différent d’une « refonte” de site — votre site Web devrait toujours porter une voix, un ton, une mission, un logo et une palette de couleurs similaires pour être reconnaissable par vos clients actuels. Si vous savez que vous voulez recommencer avec une nouvelle marque, mais que votre appel d’offres ne mentionne rien sur l’image de marque, les agences supposeront que votre marque est solide et ne l’aborderont pas dans leurs propositions.

Solution: Soyez clair et détaillé sur vos besoins de marque

Donnez-leur autant que vous le pouvez. Si vous cherchez des changements à votre logo ou à votre mission, vision ou valeurs d’entreprise, c’est génial! Soyez clair à ce sujet. Fournissez des détails sur les éléments de votre marque que vous souhaitez conserver et ceux que vous souhaitez améliorer. Si votre marque n’a besoin que de petites mises à jour, vous pouvez conserver les demandes de marque dans la même DP. Si vous envisagez quelque chose de plus important, comme changer le nom de votre organisation, cela devrait être abordé dans le cadre d’une initiative de stratégie de marque avant de passer à un projet de refonte de site Web.

Assurez-vous de ne pas confondre une refonte de site Web avec une nouvelle image de marque et demandez la mauvaise chose dans votre appel d’offres. Si vous ne voulez pas de changement de marque, partagez vos directives de marque actuelles avec des agences potentielles afin qu’elles aient l’occasion d’en apprendre un peu plus sur votre image de marque.

Problème #8: Vous Essayez De Tuer Trop D’Oiseaux Avec Une Pierre

Disons que vous cherchez une agence pour vous aider avec la refonte du site Web, la stratégie de marque et une campagne de marketing numérique. Il est plus facile de tout mettre en un seul appel d’offres, n’est-ce pas?

FAUX.

Lorsque vous regroupez plusieurs projets différents avec des objectifs et des échéanciers variables dans un seul appel d’offres, vous passez trop de détails sous silence, laissant les partenaires potentiels de l’agence faire de même. Même si vous avez listé votre budget, quelle part de celui-ci devrait être allouée à la stratégie de marque? Combien devrait aller vers votre nouveau site Web? La chronologie se rapporte-t-elle uniquement à la refonte de votre site Web, ou à tout cela? Comment comptez-vous mesurer le succès du projet ?

Si une agence vous a aidé à lancer un nouveau site web réussi et à construire une marque que vous et vos clients aimez, mais a échoué dans sa campagne de marketing numérique, cela constitue-t-il un échec de l’ensemble du projet? Le fait est que la portée de votre DP doit toujours être construite autour de la question de savoir si le succès du projet peut être clairement mesuré ou non. Cette approche vous aidera à réaliser lorsque vous avez créé une demande de propositions trop large, trop générale ou comprenant des mesures de réussite divergentes.

Solution: Concentrez-vous sur le projet le plus important, pour l’instant

Nous entendons déjà les sonnettes d’alarme dans votre tête, mais ne vous inquiétez pas. Ceci est important pour le succès de votre entreprise, alors n’investissez pas de temps, d’énergie et de ressources dans un projet d’une portée prohibitive ou vague — c’est ainsi que les entreprises perdent tout intérêt et que les projets sont reportés.

Utilisez votre DP pour vous concentrer sur un seul problème ou une seule initiative et travaillez avec votre partenaire d’agence pour prioriser et résoudre les autres problèmes lorsqu’il est logique de le faire. Commencez par les problèmes critiques – c’est—à-dire ceux qui entraveront votre capacité à atteindre vos objectifs commerciaux – et partez de là. Le bon partenaire d’agence pourra vous aider à créer une liste de souhaits à mesure que de nouvelles initiatives émergent et à élaborer un plan pour y remédier.

Un partenariat avec une agence pour atteindre les objectifs de votre projet améliorera vos chances d’avoir des projets réussis et efficaces, qui apportent une véritable valeur ajoutée à votre organisation et à ses clients.

Prêt Pour La Refonte De Votre Site Web ?

Allez-y et écrivez cette demande de proposition! Plus grand et effrayant, non? Si vous ne prenez rien d’autre de ce post, faites-en ceci: Votre objectif principal lors de la création d’une DP est de supprimer la nécessité pour les agences potentielles d’assumer quoi que ce soit. Posez-nous des questions. Obtenez des éclaircissements. Parlons.

Le moment où une agence doit supposer, deviner ou spéculer sur ce que vous recherchez d’elle est le moment où votre appel d’offres est condamné. Les détails sont votre meilleur ami ici. Éliminez les jeux de devinettes et mettez votre appel d’offres sur la voie du succès.

Vous avez encore des questions? Nous sommes là pour vous aider.