Cada empresa utiliza algunos equipos, ya sea un teléfono inteligente, una tableta o una computadora portátil. Muchas empresas utilizan vehículos o maquinaria. La Federación Nacional de Empresas Independientes (NFIB) informa que el 63% de las pequeñas empresas realizaron desembolsos de capital en equipos en enero de 2020.

Ya sea que compre artículos por primera vez o que se actualice a equipos nuevos y más eficientes, el costo siempre es un factor. Sea cual sea el tipo de equipo involucrado, la ley tributaria proporciona una serie de incentivos de cancelación que pueden aliviar sus gastos.

Descripción general: ¿Qué clasifica el gobierno como equipo en la deducción de la sección 179?

El término «equipo» en la legislación fiscal es muy amplio. Incluye bienes tangibles, lo que puede ver y tocar, con una vida útil de más de un año. El costo no importa; puede ser barato o caro.

El equipo incluye teléfonos inteligentes, fotocopiadoras, herramientas manuales, electrodomésticos y muebles de oficina. También incluye maquinaria sofisticada, como impresoras 3D, robótica y dispositivos para consultorios médicos y dentales. También incluye vehículos utilizados en negocios, incluidos automóviles, camiones y furgonetas.

Opciones de amortización para las compras de equipo de su empresa

La regla general es que no puede deducir simplemente el costo del equipo como puede con las compras de papel para fotocopiadora, toallas de papel y otros materiales y suministros. Por lo general, debe depreciar el costo del equipo durante un número determinado de años fijado por la ley tributaria.

Sin embargo, además o en lugar de la depreciación regular (explicada a continuación), es posible que pueda cancelar el precio de compra por completo en el primer año confiando en otros incentivos fiscales para comprar equipo.

Todos estos saneamientos aplicar si el equipo es nuevo o de segunda mano, y si la compra es financiada en su totalidad o en parte (la financiación de cancelaciones, que se discuten más adelante). Es muy confuso decidir qué deducciones y amortizaciones usar; es algo para discutir con su contador público u otro asesor fiscal. Pero es importante entender primero tus opciones.

Deducción de la Sección 179

Esta deducción, también llamada gasto del primer año, es un paso a pérdidas y ganancias para compras en el año en que usted compra y pone el equipo en servicio (es decir, está operativo para uso comercial).

Hay un límite anual de dólares en lo que puede deducir (por ejemplo, en 2020, es de hasta 1 1,040,000 a menos que el total de inversiones en equipos para el año exceda una cantidad establecida). Tienes que ser rentable para usar la deducción, y necesitas elegirla; no es automática.

Depreciación de bonificación

Esta deducción, también llamada bonificación por depreciación especial, es otro paso a pérdidas y ganancias del primer año. No hay límite de dólares, y hasta 2022, es el 100% de su costo. La deducción se aplica automáticamente, pero puede optar por no usarla.

Por ejemplo, si recién está comenzando y no obtiene muchos ahorros fiscales de la deducción ahora, es posible que no desee usar la depreciación de bonificación y en su lugar «guardar» las asignaciones de depreciación (explicadas a continuación) para años futuros como compensaciones a sus mayores ingresos en ese momento.

Depreciación regular

Esta es una asignación anual que reparte las deducciones por el costo del equipo durante un número de años fijado por la ley para el tipo particular de artículo. Puede encontrar las reglas para la depreciación regular, así como la deducción y depreciación de bonificación de la Sección 179, en la Publicación 946 del IRS.

Regla de minimis

En lugar de capitalizar el costo del equipo, lo que significa agregarlo a su balance, puede optar por tratar el equipo como materiales y suministros no incidentales (artículos que lleva un registro pero que puede deducir por adelantado).

Como pequeña empresa, la regla de puerto seguro de minimis le limita a deducir hasta 2 2,500 por artículo o factura (un límite más alto se aplica a grandes corporaciones con estados financieros auditados o ciertas presentaciones gubernamentales). Debe elegir esta opción adjuntando una declaración a su declaración de impuestos que diga que está utilizando la regla de minimis.

Las reglas especiales de compra y deducción de equipo para vehículos para la deducción de la sección 179

Los automóviles de pasajeros (las camionetas y furgonetas se incluyen como tales) están sujetas a reglas especiales que pueden limitar las deducciones por compras. Al aplicar las reglas discutidas anteriormente, tenga en cuenta:

• Límites en dólares para vehículos caros: Es posible que no pueda tomar una asignación de depreciación completa si es más que el límite en dólares aplicable.
• Reglas especiales para SUV pesados: La deducción de la Sección 179 generalmente está prohibida para los vehículos. Sin embargo, para aquellos que pesan más de 6,000 libras, muchos SUV cumplen con este umbral de peso, hay una cantidad limitada en dólares ($25,900 en 2020). Esto se puede combinar con la depreciación adicional, lo que permite deducir por adelantado todo el costo de un vehículo.Tarifa de millaje estándar: Si opta por deducir el costo de conducir por negocios utilizando una tarifa de millaje estándar establecida por el IRS (por ejemplo, 57.5 centavos por milla en 2020), no podrá deducir ninguna depreciación por la compra. El write-off por el costo de compra del vehículo se tiene en cuenta la tarifa estándar por milla.

Si compra un vehículo intercambiando el anterior, es probable que tenga que informar de una ganancia en la venta del vehículo antiguo. Cualquier asignación que reciba para el precio de compra se tratará como una cantidad recibida en la venta. Si y en la medida en que exceda su base en el vehículo antiguo, es una ganancia imponible.

Por ejemplo, supongamos que tenía un vehículo antiguo por el que pagó 3 30,000, pero debido a la depreciación, ahora tiene una base de 5 5,000. Si el concesionario le da una asignación de 1 11,000 para la compra de un vehículo nuevo, tiene una ganancia de 6 6,000 que está sujeta a impuestos ahora ($11,000 menos 5 5,000).

Trampas de impuestos estatales y la deducción de la Sección 179

Las reglas del impuesto sobre la renta a nivel estatal pueden variar de las del nivel federal.

Por ejemplo, California y Nueva Jersey tienen sus propias reglas. Debe explorar si puede reclamar la deducción de la Sección 179 o la depreciación de bonos en su declaración estatal de impuestos sobre la renta, y en qué medida, para conocer el alcance completo de sus exenciones fiscales disponibles para la compra de equipos.

Deduciendo los costos de financiamiento del equipo

Si financia su compra, ya sea a través de su línea de crédito, financiamiento de proveedores, una compra con tarjeta de crédito o de alguna otra forma que involucre intereses, puede deducir el pago de intereses.

Las grandes empresas están sujetas a límites en la deducción de sus costos de interés, pero las pequeñas empresas, aquellas con ingresos brutos anuales promedio en los tres años anteriores que no excedan una cantidad fija en dólares (por ejemplo, 26 millones de dólares en 2020), no lo están. Las empresas agrícolas y de bienes raíces que superen esta prueba de ingresos brutos también pueden optar por estar exentas.

El financiamiento se puede utilizar para proporcionar un beneficio de flujo de efectivo al tiempo que le permite obtener el equipo que necesita. Por ejemplo, digamos que en diciembre compras una máquina que cuesta 1 10,000, y financias el 80% de ella, cargándola a una tarjeta de crédito comercial.

Siempre que pueda comenzar a usar la máquina en su negocio antes de fines de diciembre (suponiendo que su negocio use un año calendario y no un año fiscal), puede deducir los 1 10,000 utilizando la deducción de la Sección 179 o la depreciación de bonos, aunque pagará la factura de la tarjeta de crédito en enero del año siguiente.

Suponiendo que informe sobre el método de contabilidad en efectivo (y no sobre el año fiscal), puede deducir 1 10,000 en el año de compra a pesar de que solo tuvo un desembolso de 2 2,000 (la cantidad del precio de compra que no puso en su tarjeta de crédito).

Reembolsar a los empleados por su equipo

Su empresa puede requerir que los empleados proporcionen sus propias herramientas. Los chefs a menudo tienen sus propios cuchillos. Muchos trabajadores de la construcción tienen sus propias herramientas. En el pasado, si los empleados compraban su propio equipo, podían deducir el costo como una deducción detallada miscelánea en sus declaraciones personales.

Sin embargo, debido a la suspensión de esta deducción para el 2018 hasta el 2025, muchas empresas están reembolsando a los empleados por el costo de sus herramientas.

Si desea hacerlo, es recomendable utilizar un «plan responsable», que es un acuerdo que beneficia tanto al empleador como al empleado:

• Los reembolsos no se tratan como compensación imponible para los empleados.
• Los reembolsos son deducibles por el empleador, pero no están sujetos a impuestos sobre el empleo.

Para que los reembolsos se consideren realizados bajo un plan responsable, se deben cumplir ciertas condiciones, explicadas en la Publicación 463 del IRS.

Palabras finales sobre la compra de equipos de negocios

Comprar equipos y actualizar su equipo existente puede producir varios beneficios para su negocio, incluyendo una mayor eficiencia y una mejor moral de los empleados.

Afortunadamente, las desgravaciones fiscales pueden ayudarlo a pagar el equipo que necesita. Hable con su asesor de impuestos para determinar qué descansos puede usar para que pueda presupuestar en consecuencia.