El proceso de solicitud de información (RFI) es un aspecto importante para planificar proyectos en la industria de la construcción. Sin embargo, el proceso de adquisición puede ser innecesariamente largo y confuso, lo que le costará tiempo y dinero valiosos. A continuación, explicaremos qué es una solicitud formal de información, cómo son útiles y las mejores prácticas sobre cómo escribirlas. También hablaremos de algunos consejos clave sobre cómo mejorar el proceso de RFI, para que pueda mantener la eficiencia de su negocio al máximo.
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Definida por RFI
Una solicitud de información es básicamente una forma de comunicación comercial destinada a obtener información general sobre los posibles proveedores y los productos y servicios que ofrecen. El objetivo final al enviar una solicitud de información es ver cómo los productos y servicios de un proveedor potencial se pueden utilizar de la mejor manera para resolver soluciones y satisfacer las necesidades de su negocio. Los contratistas tienen una amplia gama de proveedores y partes interesadas para elegir, por lo que las solicitudes de información ayudan a ver lo que cada empresa tiene para ofrecer y cómo cada empresa se adapta a las necesidades del contratista.
Los RFI se presentan principalmente en las primeras etapas de los contratos de construcción, pero se pueden utilizar durante toda la fase de construcción a medida que surgen diferentes demandas para un proyecto específico. Generalmente, las RFI se enviarán antes de las solicitudes de cotización (RFQ) y las solicitudes de propuesta (RFP), ya que las RFQ y las RFP son enviadas por los contratistas una vez que han reducido los mejores ajustes.
Las RFI también pueden adoptar diferentes formas, ya que dependen de lo que el contratista general esté buscando. Por ejemplo, un contratista general que busca trabajo eléctrico enviaría una RFI a un subcontratista, mientras que un GC que busca materiales enviaría una RFI a un proveedor.
Beneficios para las solicitudes de información de RFI
no solo ayudan a los contratistas a comparar proveedores potenciales, sino que también ayudan a reducir el grupo de proveedores para elegir. Las RFI también tienen un formato general para recopilar información básica, lo que facilita que los GC filtren a los proveedores que no son adecuados para el proyecto en cuestión. Las RFI también pueden ayudar a fomentar la competencia entre proveedores, especialmente cuando el documento se comparte en una plataforma pública.
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Escribiendo una RFI
Comience dando una visión general de su empresa y lo que está buscando del proveedor. Al recibirlo, el vendedor debe entender que el documento es una RFI y tener una buena idea de quién es su empresa. También debe ser lo más específico posible con sus necesidades, como los precios generales, los requisitos de personal y los horarios de entrega. Esto le permitirá comparar mejor a sus proveedores, sin más aclaraciones.
También asegúrese de dar una guía sobre cómo el destinatario debe responder a la solicitud de información, qué formato debe seguir y proporcionar una fecha límite para comunicarse con usted. Por último, puede incluir otros detalles, como solicitar la experiencia previa de los proveedores o su proceso de evaluación para elegir al proveedor potencial.
Mejorar el proceso de solicitud de información
Como contratista general, una forma de mejorar el proceso de adquisición es utilizar una plantilla de solicitud de información. El uso de una plantilla no solo le facilita incluir toda la información necesaria, sino que también le facilita al proveedor responder con lo que está buscando. También puede incluir imágenes y dibujos de construcción o imágenes, ya que los elementos visuales pueden ayudar al proveedor a tener una mejor idea de la solución que está buscando. El uso de un sistema de software también ayudará a que su proceso de solicitud de información sea más organizado y le dará un acceso más rápido y mejor a los documentos para los empleados en el campo y en la oficina.
Si usted es el destinatario de la RFI, también hay pasos que puede seguir para mejorar el proceso. Responder rápida y diligentemente le dará una ventaja sobre otros competidores, aumentando su probabilidad de obtener el trabajo. Sin embargo, antes de responder, debe asegurarse de que la solicitud de información esté lo suficientemente detallada para garantizar que su empresa se ajuste bien al proyecto de construcción. No puede proporcionar una buena respuesta si la solicitud de información no es clara o no hace las preguntas correctas. Por último, no tengas miedo de rechazar un trabajo. Si su empresa no es adecuada para el trabajo, aún puede dejar una buena impresión con un GC rechazando formalmente, aumentando sus posibilidades de que el GC lo contacte de nuevo para un proyecto futuro diferente.
Conclusión
Al leer este artículo, debería tener una idea mucho mejor de lo que es una solicitud de información y cómo ayudan a las empresas a elegir la mejor solución posible para sus demandas. Asegúrese de seguir los consejos anteriores sobre cómo escribir una RFI y las mejores prácticas para mejorar el proceso de RFI: su empresa se lo agradecerá.