El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo una herramienta fundamental para las comunicaciones comerciales, pero una encuesta de 2013 de Sendmail, Inc., encontró que ha causado tensión, confusión u otras consecuencias negativas para el 64 por ciento de los profesionales que trabajan.
Entonces, ¿cómo puedes evitar que tus correos electrónicos hagan esto? ¿Y cómo puedes escribir correos electrónicos que obtengan los resultados que deseas? En este artículo y video, analizamos las estrategias que puede usar para asegurarse de que su uso del correo electrónico sea claro, efectivo y exitoso.
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Escribir correos electrónicos efectivos
El empleado de oficina promedio recibe alrededor de 80 correos electrónicos cada día. Con ese volumen de correo, los mensajes individuales pueden pasarse por alto fácilmente. Siga estas sencillas reglas para que sus correos electrónicos se noten y actúen en consecuencia.
- No te comuniques demasiado por correo electrónico.
- Hacer un buen uso de las líneas de asunto.
- Mantenga los mensajes claros y breves.
- Sé educado.
- Revisa tu tono.
- Corrija.
No te comuniques demasiado por correo electrónico
Una de las mayores fuentes de estrés en el trabajo es el gran volumen de correos electrónicos que reciben las personas. Por lo tanto, antes de comenzar a escribir un correo electrónico, pregúntese: «¿Es esto realmente necesario?»
Como parte de esto, debe usar el teléfono o el mensajería instantánea para tratar preguntas que probablemente necesiten un debate de ida y vuelta. Utilice nuestra Herramienta de Planificación de Comunicaciones para identificar los canales que son mejores para los diferentes tipos de mensajes.
Además, el correo electrónico no es tan seguro como podrías desear, particularmente porque las personas pueden reenviar correos electrónicos sin pensar en eliminar el historial de conversaciones. Por lo tanto, evite compartir información confidencial o personal en un correo electrónico y no escriba sobre nada que a usted, o al asunto de su correo electrónico, no le gustaría ver en una valla publicitaria junto a su oficina.
Siempre que sea posible, entregue malas noticias en persona. Esto le ayuda a comunicarse con empatía, compasión y comprensión, y a hacer las paces si su mensaje ha sido tomado de manera incorrecta.
Haga un buen uso de las líneas de asunto
Un titular de periódico tiene dos funciones: llama su atención y resume el artículo, para que pueda decidir si lo lee o no. La línea de asunto de tu mensaje de correo electrónico debería hacer lo mismo.
Es más probable que una línea de asunto en blanco se pase por alto o se rechace como «spam», por lo que siempre use algunas palabras bien elegidas para decirle al destinatario de qué se trata el correo electrónico.
Es posible que desee incluir la fecha en la línea de asunto si su mensaje pertenece a una serie regular de correos electrónicos, como un informe de proyecto semanal. Para un mensaje que necesite una respuesta, es posible que también desee incluir un llamado a la acción, como «Por favor, responda antes del 7 de noviembre.»
Una línea de asunto bien escrita como la de abajo entrega la información más importante, sin que el destinatario tenga que abrir el correo electrónico. Esto sirve como un mensaje que recuerda a los destinatarios sobre su reunión cada vez que miran su bandeja de entrada.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25 de febrero de 2014 |
Si tiene un mensaje muy corto que transmitir y puede encajar todo en la línea de asunto, use» EOM » (Fin del mensaje) para que los destinatarios sepan que no necesitan abrir el correo electrónico para obtener toda la información que necesitan.
Asunto: ¿Podría enviar el informe de ventas de febrero? ¡Gracias! EOM
(Por supuesto, esto solo es útil si los destinatarios saben lo que significa «EOM».)
Mantenga los mensajes claros y breves
Los correos electrónicos, como las cartas comerciales tradicionales, deben ser claros y concisos. Mantén tus oraciones cortas y al grano. El cuerpo del correo electrónico debe ser directo e informativo, y debe contener toda la información pertinente. Consulte nuestro artículo sobre habilidades de escritura para obtener orientación sobre cómo comunicarse claramente por escrito.
Sin embargo, a diferencia de las cartas tradicionales, no cuesta más enviar varios correos electrónicos que enviar solo uno. Por lo tanto, si necesita comunicarse con alguien sobre varios temas diferentes, considere escribir un correo electrónico separado para cada uno. Esto hace que su mensaje sea más claro y le permite a su corresponsal responder a un tema a la vez.
| Mal Ejemplo | Buen Ejemplo |
|---|---|
|
Asunto: Revisión De Informe de Ventas Hola Jackie, Gracias por el envío de dicho informe la semana pasada. Lo leí ayer, y creo que el Capítulo 2 necesita información más específica sobre nuestras cifras de ventas. También sentí que el tono podría ser más formal. También, quería hacerle saber que he programado una reunión con el PR departamento para este viernes respecto a la nueva campaña publicitaria. Es a las 11: 00 a. m.y estará en la pequeña sala de conferencias. Por favor, avísame si puedes hacer ese tiempo. Gracias! Monica |
Asunto: Revisiones del Informe de ventas Hola Jackie, Gracias por enviar ese informe la semana pasada. Lo leí ayer, y creo que el Capítulo 2 necesita información más específica sobre nuestras cifras de ventas. También sentí que el tono podría ser más formal. ¿Podría modificarlo teniendo en cuenta estos comentarios? Gracias por su arduo trabajo en esto! Monica (a continuación, Monica le envía un correo electrónico por separado sobre la reunión del departamento de Relaciones Públicas.) |
Es importante encontrar el equilibrio aquí. No quieres bombardear a alguien con correos electrónicos, y tiene sentido combinar varios puntos relacionados en un solo correo electrónico. Cuando esto suceda, mantenga las cosas simples con párrafos numerados o viñetas, y considere «fragmentar» la información en unidades pequeñas y bien organizadas para que sea más fácil de digerir.
Observe también que en el buen ejemplo anterior, Monica especificó lo que quería que hiciera Jackie (en este caso, modifique el informe). Si haces que sea fácil para la gente ver lo que quieres, hay una mejor posibilidad de que te den esto.
Sé educado
La gente suele pensar que los correos electrónicos pueden ser menos formales que las cartas tradicionales. Pero los mensajes que envía son un reflejo de su propio profesionalismo , valores y atención al detalle, por lo que se necesita un cierto nivel de formalidad.
A menos que estés en buenos términos con alguien, evita el lenguaje informal, la jerga, la jerga y las abreviaturas inapropiadas. Los emoticonos pueden ser útiles para aclarar tu intención, pero es mejor usarlos solo con personas que conozcas bien.
Cierre su mensaje con «Saludos», «Atentamente » o» Todo lo mejor», dependiendo de la situación.
Los destinatarios pueden decidir imprimir correos electrónicos y compartirlos con otros, así que siempre sea educado.
Comprobar el tono
Cuando nos encontramos con personas cara a cara, utilizamos el lenguaje corporal , el tono vocal y las expresiones faciales de la otra persona para evaluar cómo se sienten. El correo electrónico nos roba esta información, y esto significa que no podemos saber cuándo las personas han malinterpretado nuestros mensajes.
Su elección de palabras, longitud de oración, puntuación y mayúsculas puede malinterpretarse fácilmente sin señales visuales y auditivas. En el primer ejemplo a continuación, Emma podría pensar que Harry está frustrado o enojado, pero, en realidad, se siente bien.
| Mal Ejemplo | Buen Ejemplo |
|---|---|
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Emma, necesito su informe de 5 pm de hoy me vas a perder mi fecha límite. Harry |
Hola Emma, Gracias por todo su trabajo duro en el informe. ¿Podrías por favor traerme tu versión a las 5 p. m., para que no me pierda la fecha límite? muchas Gracias! Harry |
Pensar acerca de cómo su correo electrónico «se siente» emocionalmente. Si sus intenciones o emociones pueden ser malinterpretadas, encuentre una forma menos ambigua de expresar sus palabras.
Corrección de pruebas
Finalmente, antes de pulsar «enviar», tómese un momento para revisar su correo electrónico en busca de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Sus mensajes de correo electrónico son parte de su imagen profesional tanto como la ropa que usa, por lo que se ve mal enviar un mensaje que contiene errores tipográficos.
Mientras revisas, presta mucha atención a la longitud de tu correo electrónico. Es más probable que las personas lean correos electrónicos cortos y concisos que largos y laberínticos, así que asegúrese de que sus correos electrónicos sean lo más cortos posible, sin excluir la información necesaria.
Nuestro artículo sobre habilidades de escritura tiene consejos y estrategias que puedes usar al revisar tus correos electrónicos.
Puntos clave
La mayoría de nosotros pasamos una parte significativa de nuestro día leyendo y redactando correos electrónicos. Pero los mensajes que enviamos pueden ser confusos para los demás.
Para escribir correos electrónicos efectivos, primero pregúntate si deberías usar el correo electrónico. A veces, podría ser mejor levantar el teléfono.
Haga que sus correos electrónicos sean concisos y al grano. Solo envíalos a las personas que realmente necesitan verlos, y sé claro sobre lo que te gustaría que hiciera el destinatario a continuación.
Recuerde que sus correos electrónicos son un reflejo de su profesionalismo, valores y atención al detalle. Trata de imaginar cómo otros podrían interpretar el tono de tu mensaje. Sea educado y siempre revise lo que ha escrito antes de hacer clic en «enviar».»
Infografía
Haga clic en la imagen de abajo para ver nuestra infografía sobre Cómo Escribir correos electrónicos Efectivos.
