¿Su empresa proporciona caja chica a los empleados? Los fondos para gastos menores son pequeñas cantidades de efectivo que las empresas utilizan para pagar gastos de bajo costo, como sellos postales o donas para una reunión. Pero si va a establecer un fondo de caja chica en su pequeña empresa, prepárese para crear un sistema de contabilidad de caja chica.

Debe registrar las transacciones en efectivo para gastos menores, incluso si cree que son demasiado bajas para importar. Sin un sistema de caja chica, usar pequeñas cantidades de efectivo periódicamente puede generar una discrepancia importante en sus libros. Y cuando mantienes registros de todos los gastos de tu negocio, puedes reclamar deducciones de impuestos.

Siga leyendo para conocer cómo establecer un fondo de caja chica, manejar la contabilidad de caja chica, conciliar su cuenta de caja chica y reclamar una deducción de impuestos.

Establecer un fondo de caja chica

Los fondos de caja chica son alternativas útiles para escribir cheques o usar su tarjeta de crédito comercial para cubrir pequeños gastos. Los fondos de caja chica se utilizan para comprar artículos para su negocio, reembolsar a los empleados que compraron artículos comerciales o para hacer cambios.

Si decide establecer un fondo de caja chica, hacer lo siguiente puede ayudarlo a simplificar sus responsabilidades de contabilidad de caja chica:

• Seleccione un custodio de efectivo para gastos menores y un cajero de efectivo para gastos menores
• Determine el monto del fondo de efectivo para gastos menores
• Decida para qué fondos de efectivo para gastos menores se pueden utilizar
• Elija un monto máximo para solicitudes de efectivo para gastos menores

El custodio de efectivo para gastos menores es un empleado responsable de la administración y distribución de efectivo para gastos menores a los empleados. El cajero de efectivo para gastos menores es alguien (por ejemplo, usted o un empleado) que pone dinero en el fondo de efectivo para gastos menores cuando se reduce demasiado y se encarga de la contabilidad de efectivo para gastos menores. Debe pedir a los empleados separados que asuman estos roles para desalentar el robo de empleados.

Debe determinar cuánto se fija el fondo de caja chica. Algunas empresas ponen 5 50 en su fondo de caja chica, mientras que otras ponen 2 250, el monto de su fondo depende de las necesidades de su negocio.

¿Qué pueden comprar los empleados con fondos de caja chica? Debe establecer límites antes de distribuir efectivo para gastos menores. Por ejemplo, los empleados no pueden usar efectivo para gastos menores para comprarse café.

Por último, debe elegir una cantidad máxima que los empleados puedan solicitar para transacciones de efectivo para gastos menores. Si el empleado necesita gastar más que el límite de solicitud de efectivo para gastos menores, puede usar la tarjeta de crédito comercial.

Contabilidad de caja chica

Al igual que cualquier otro tipo de transacción, debe registrar las transacciones de caja chica en los libros de contabilidad de su pequeña empresa.

Para mejorar la forma en que maneja la contabilidad de caja chica, solicite un recibo de caja chica para cada transacción. Y, crea un comprobante de efectivo para gastos menores que indique la cantidad, el nombre del empleado y la fecha en que le das a los empleados efectivo para gastos menores. Cuando usted o sus empleados paguen con efectivo para gastos menores, conserve el recibo y adjunte el comprobante de efectivo para gastos menores al recibo para sus registros.

Para la contabilidad de caja chica, debe crear un registro que detalle sus transacciones. Y, debe registrar una entrada en el diario de caja chica cuando deposita dinero en el fondo de caja chica y cuando el dinero sale del fondo. Considere registrar las transacciones de efectivo para gastos menores en sus libros al menos una vez al mes.

Entonces, ¿cómo funciona la contabilidad de caja chica?

Registro de caja chica

Crear un registro de caja chica que detalle lo que se compró, el importe de la compra, la fecha de compra, la cuenta afectada (por ejemplo, la cuenta de Suministros de oficina) y qué empleado recibió los fondos.

Este es un ejemplo de registro de caja chica:

Entrada de diario para poner dinero en el fondo de caja chica

Cuando su cajero de caja chica pone dinero en el fondo de caja chica, debe crear una entrada de diario en sus libros. La entrada debe mostrar un aumento en su cuenta de Efectivo para gastos menores y una disminución en su cuenta de Efectivo. Para mostrar esto, debite en su cuenta de Caja Chica y acredite en su cuenta de efectivo.

El formato de su libro de caja chica debe ser similar a la siguiente entrada:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Luego, cree otra entrada del diario, debitando en la cuenta de Efectivo para gastos menores y acreditando en la cuenta de Efectivo.

Entrada en el diario para retirar dinero del fondo de caja chica

Usted (o su cajero de caja chica) también debe crear entradas en el diario que muestren a qué se destinan los fondos de caja chica.

Para crear anotaciones en el diario que muestren las compras de fondos para gastos menores, debe debitar las cuentas correspondientes (por ejemplo, la cuenta de Suministros de oficina si compra suministros) y acreditar su cuenta de Efectivo para gastos menores.

Es posible que debite varias cuentas, dependiendo de la frecuencia con la que actualice sus libros para la contabilidad de caja chica.

El formato de contabilidad de caja chica debe ser similar a este:

Petty cash accounting examples

Let’s say you asigne 7 75 a su fondo de caja chica. Cuando deposita dinero en el fondo, debe crear un asiento en el diario, debitando en su cuenta de Caja Chica y acreditando en su cuenta de Efectivo.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 para pizza para una reunión de equipo
• $14.00 para suministros de oficina

Debe actualizar su registro de caja chica para detallar los gastos anteriores. Su registro de caja chica se vería así:

Después de recoger los recibos de sus empleados, actualice sus libros para mostrar el efectivo para chica usado. Debe debitar sus cuentas de Franqueo, Comidas y Entretenimiento, y Suministros de Oficina y acreditar su cuenta de Caja Chica.

Conciliación de caja chica

Sus registros de caja chica pueden ser inexactos debido a robos de empleados o errores de contabilidad. Para solucionar discrepancias, reconcilie su caja chica.

Para la conciliación del efectivo para gastos menores, reste la cantidad en su fondo de efectivo para gastos menores de la cantidad indicada en sus libros. Esto le muestra cuánto dinero en efectivo ha retirado del fondo. Compare esta cantidad con la cantidad total que figura en sus recibos para determinar si sus cuentas son iguales.

Deducción fiscal de efectivo para gastos menores

Muchos de los gastos de su empresa son deducibles de impuestos, incluidas las compras realizadas con su fondo de efectivo para gastos menores.

Puede deducir algunas compras de efectivo para gastos menores de los impuestos de su empresa si tiene los registros adecuados para respaldar sus reclamaciones.

¿Desea una forma sencilla de registrar los registros de caja chica en sus libros? El software de contabilidad en línea de Patriot es fácil de usar y está hecho para el no contable. Además, ofrecemos soporte gratuito basado en EE. ¡Obtenga su prueba gratuita hoy mismo!

Esto no pretende ser asesoramiento legal; para obtener más información, haga clic aquí.