Cuando los clientes reciben bienes y/o servicios de un proveedor o proporcionan bienes y/o servicios profesionales a sus clientes, es esencial que las partes celebren un contrato/acuerdo de proveedor por escrito. Este documento es importante porque establece los términos y condiciones de una relación entre la organización y el proveedor. Además, lo que se incluye en el acuerdo con el proveedor también es significativo, ya que debe proteger los intereses del cliente y evitar cualquier pérdida o responsabilidad potencial. En este artículo se analizará la importancia de los contratos con proveedores y las disposiciones que son vitales para el contrato.
Los contratos de proveedores son acuerdos legales que establecen claramente las disposiciones y condiciones del trabajo y/o los servicios que debe proporcionar un proveedor y / o contratista. Si se redactan correctamente, estos documentos brindan protección contra posibles responsabilidades. Sin embargo, los proveedores a menudo tienen sus propios acuerdos y dichos documentos suelen incluir un lenguaje favorable para el proveedor. Sugerimos que se incluyan las disposiciones que se describen a continuación.
Cláusula de relación: El contrato debe incluir una disposición que establezca la relación entre las partes. Esta cláusula suele incluir lo que las partes pueden esperar recibir unas de otras y a lo que tienen o no derecho en virtud del contrato.
Término del contrato y Cláusula de rescisión: Los contratos con proveedores suelen tener una duración fija de uno o dos años. Alternativamente, el plazo puede terminar al completarse o satisfacerse. Si el acuerdo es por un período fijo, debe establecer las fechas de inicio y finalización. La cláusula debería incluir un texto sobre cómo y cuándo rescindir el acuerdo antes del plazo fijado. La parte que se refiere a la terminación generalmente incluye la cantidad de notificación por escrito que se proporcionará y cualquier información sobre reembolsos y / o pagos adeudados antes y al momento de la terminación.
Cláusula de servicios: En un contrato de proveedor debe incluirse una disposición de servicios en la que se describan los objetivos, las expectativas y los servicios que se han de prestar. Esto debe incluir detalles específicos de los servicios acordados por las partes.
Cláusula de pago: Es esencial un calendario de pagos detallado. Esta sección puede establecer fechas de pago específicas, cantidades adeudadas en cada fecha y cualquier otro detalle de pago acordado entre la organización y el proveedor. Las disposiciones de pago se pueden estructurar de varias maneras. Por ejemplo, el pago podría establecerse al final de cada mes, cuando se completen las asignaciones, o en un pago único.
Cláusula de seguro: En su caso, esta cláusula debe establecer que el vendedor se compromete a obtener el seguro adecuado por un monto especificado.
Cláusula de Indemnización: Una disposición de indemnización establece que una parte (el vendedor) acepta contractualmente cubrir las pérdidas de la otra parte (la organización) en términos especificados. Por lo general, los acuerdos con proveedores incluyen un texto que detalla que el proveedor acepta indemnizar a la organización por cualquier pérdida resultante de un incumplimiento de las condiciones del contrato con el proveedor, negligencia grave y mala conducta o fraude deliberados.
Cláusula de Protección de la Información Confidencial / Confidencialidad: Al compartir información confidencial con un proveedor, es crucial incluir una disposición de confidencialidad en el contrato para dejar claro que cualquier información compartida con el proveedor no puede revelarse a terceros. Esta disposición protegerá la información confidencial de una organización y prevé una causa en caso de acción en caso de incumplimiento. Los tipos específicos de información confidencial aplicables a la empresa deben incluirse y ser lo más detallados posible. Por ejemplo, dicha información podría incluir: planes de negocios, información financiera, información de marketing, información de empleados, planes de investigación, fórmulas, invenciones, etc. Además, esta disposición debería incluir una parte relativa a los recursos equitativos en la que se enuncien los recursos a los que tiene derecho la organización en caso de que el proveedor incumpla esta cláusula del contrato.
Cláusula de Propiedad Intelectual: Es importante abordar la propiedad de la propiedad intelectual relacionada con el acuerdo. Los clientes pueden optar por especificar que la propiedad intelectual creada durante el acuerdo, por una o ambas partes, será propiedad en su totalidad del cliente, proveedor/cliente o de la parte que la creó.
Cumplimiento de la Disposición de las Leyes: En general, esta disposición establece que el vendedor acepta adherirse a las políticas de la organización y a todas y cada una de las leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables.
Cláusula de Elección de ley / Elección de Lugar: Esta cláusula establece que cualquier disputa que surja en virtud del contrato se determinará de acuerdo con la ley de una jurisdicción particular. Además, permite a las partes acordar que cualquier disputa relacionada con el contrato se resolverá en un foro específico.
Cláusula de arbitraje: Esta disposición requiere que una disputa contractual se resuelva a través de un proceso de arbitraje.
Como parte de nuestra práctica, a menudo se nos pide que preparemos o revisemos estos acuerdos para que los intereses de nuestros clientes estén debidamente protegidos.