Capítulo Tres: Cómo Promocionar Un Evento

A estas alturas, este ciclo de gestión de eventos debería resultarte familiar:

1. Planificación del evento: De la idea al plan de acción.
2. Organización del evento: Del plan de acción a la ejecución.
3. Promoción del evento: Difusión y venta de entradas.
4. Organizar el evento: Asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas durante el día.
5. Después del evento: Gracias y seguimientos.

En los capítulos anteriores, hemos hablado sobre la planificación y organización de tu evento. Ahora estamos listos para pasar al siguiente paso del ciclo. Hablemos de cómo promocionar un evento.

Promocionando tu evento

Si lo construyes, vendrán…o ellos?

Para decir lo más obvio: sin invitados, incluso el evento más impecablemente planeado está condenado al fracaso. Si tienes suerte, tendrás a una celebridad famosa como atracción principal, lo que ayudará a atraer a la gente a tu evento.

Pero, ¿y si no tienes ese lujo? ¿Cómo aprovechar al máximo la promoción de su evento, especialmente con un presupuesto ajustado? Resulta que hay muchas estrategias que ayudarán a que tu evento se note. Es por eso que la promoción de eventos merece un capítulo propio.

10 cosas que puedes hacer ahora mismo

Veamos 10 cosas que debes recordar al promocionar tu evento.

1. Usa el hashtag de tu evento cada vez que puedas

Si seguiste nuestros consejos, ya has encontrado el #Hashtag perfecto para tu evento y lo has incorporado a la página de tu evento. (Si no, aquí hay un repaso.) ¡Es hora de empezar a usar el hashtag para la promoción!

Cada vez que mencione su evento, acostúmbrese a incluir el hashtag del evento. Esto se aplica a tus publicaciones en redes sociales, pero también a otros canales de marketing y a cualquier material impreso. Reforzar el hashtag ayuda a anclar tu evento y permite que permanezca en la mente de las personas.

Si has creado cuentas de redes sociales dedicadas para tu evento, asegúrate de que la bios de la cuenta también incluya tu hashtag. Instagram Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y Google+son compatibles de forma nativa con los hashtags de los siguientes canales de redes sociales.

Eso no es todo. Movilice a los participantes de su evento (como oradores e intérpretes); asegúrese de que conozcan el hashtag del evento y sugiera que lo usen cuando hablen sobre el evento. Eso también te ayudará a llegar a su base de audiencias.

Una advertencia. Aunque se ha demostrado que agregar un hashtag a tus Tweets aumenta el engagement, no te excedas. Según Simply Measured, las publicaciones con más de dos hashtags terminan obteniendo un 32% menos de engagement que las que no tienen hashtags. A nadie le gusta un # HashtagSpammer.

2. Sé inteligente con el SEO

Muchas personas usan Google para encontrar eventos específicos que suceden a su alrededor. ¿Qué tan genial sería si tu evento apareciera en esos resultados de búsqueda?

Ya sea que estés escribiendo una descripción atractiva en la página de tu evento, publicando una publicación de blog sobre el evento o publicando un comunicado de prensa, puedes beneficiarte de darle un poco de amor SEO.

¡Sin estrés! El SEO no es una caja negra mágica. No requiere un título. Todo se reduce a aprender algunos conceptos sencillos. En pocas palabras, todo se trata de:

1. Saber qué palabras usa la gente para buscar eventos
2. Optimizar su contenido para esas palabras clave

Digamos que su evento tiene un DJ y una pista de baile. Si sabes que la gente busca con frecuencia «lugares para bailar en Londres», es posible que quieras usar esa frase al describir tu evento.

Pero, ¿cómo sabes lo que busca la gente?

Gran pregunta. En realidad, tiene un número de (¡gratis!) herramientas de investigación de palabras clave que pueden ayudarte aquí. Para empezar, echa un vistazo a la Herramienta de palabras clave con el título adecuado o al Planificador de palabras Clave de Google (esta requiere una cuenta de AdWords, pero configurar una es bastante sencillo).

Si quieres aprender un poco más, aquí tienes una buena y breve guía de SEO.

3. Haga que sus boletos sean fáciles de comprar

Una gran parte de la promoción efectiva del evento es conocer a los compradores de boletos donde están. Eso significa facilitarles la compra de entradas en cualquier entorno en el que ya se encuentren.

Esto incluye:

Plataformas de venta de entradas de terceros

Si vendes tus entradas a través de una plataforma de venta de entradas de terceros como Billetto, deberías considerar mantener todos tus eventos bajo el mismo perfil. Eso le da a las personas una visión general súper rápida de todos tus próximos eventos.

Hay un beneficio añadido aquí. Alguien que venga a ver uno de tus eventos puede interesarse en algunos de los otros. O tal vez tienen un amigo que está interesado. De cualquier manera, es una excelente manera de dar un poco de exposición a todos los eventos que está organizando.

Tu propio sitio web o blog

Si ya tienes un sitio web, lo último que quieres es que la gente haga clic en él para comprar entradas o registrarse para tu evento. Deberían poder hacerlo directamente en su sitio.

Muchos proveedores de venta de entradas (incluido Billetto) le ofrecen un widget de entradas que puede incrustar en su sitio; de esa manera, las personas pueden comprar entradas y registrarse con solo unos pocos clics…y sin salir de su espacio en línea.

Canales de redes sociales

Si estás pegando enlaces a tu evento en las redes sociales, asegúrate de que haya una llamada a la acción de «Obtener entradas» en tu publicación (y preferiblemente en la página a la que estás enlazando).

Sugerencia rápida: Si creas un evento de Facebook usando tu página de Facebook (en lugar de un perfil personal), podrás pegar un enlace directo a tu página de evento dentro de un campo de «URL de ticket» separado, como:

De esta manera, las personas obtendrán un enlace de «Buscar entradas» en el evento de Facebook, lo que debería hacer que la compra de entradas sea más sencilla:

La clave es: No hagas que la gente haga clic más de lo necesario.

4. Haga crowdsourcing de su material de marketing

Los asistentes a su evento pueden ser una mina de oro de excelente material de marketing.

Si ya has organizado eventos similares y ya tienes una base de clientes, pide a los asistentes anteriores que publiquen fotos o videos del evento. (No olvides pedirles que usen el hashtag de tu evento.) Nada es más creíble que los recuerdos de su evento que provienen de invitados reales.

¿Es este tu primer evento? ¡No te preocupes! En su lugar, puedes organizar un concurso en el que los posibles invitados puedan enviar imágenes y videos sobre un tema relacionado con tu evento y etiquetarlos con el hashtag de tu evento. Esa es una gran manera de crear rumores sobre el evento en las redes sociales. Los ganadores pueden obtener boletos gratis, vales para bebidas u otros regalos.

Felicitaciones, ahora tienes un gran material que puedes usar para promocionar el evento.

5. Vender entradas especiales

Las entradas clásicas de vainilla están bien. Pero si realmente quieres intentar aumentar tus ventas, considera mezclar un poco las cosas. Estos son solo algunos de los boletos «especiales» que pueden darle a los compradores un empujón suave:

• Boletos para madrugadores
  Este es un boleto con descuento que recompensa a las personas por actuar rápido. Establezca un número limitado de boletos para la venta desde el principio, a un precio inferior a sus boletos estándar. Las personas que compran sus boletos para «madrugar» pueden ahorrar dinero. Obtienes algo de tracción temprana en vender tu evento. Todos ganan.
• Entradas para grupos
  ¿Por qué no atraer a sus invitados para que traigan a sus amigos? Haga que sea más barato comprar varios boletos como grupo. De esta manera, las personas tienen una motivación para correr la voz e invitar a alguien que conocen, dándote publicidad gratuita en el proceso.

Paquetes de entradas
Si está sirviendo comida, bebidas o vendiendo algún tipo de mercancía en su evento, piense en combinarlos con una compra de entradas. «Compre un boleto y obtenga su primera bebida en el bar de forma gratuita» es una propuesta de valor atractiva. Vender paquetes de boletos también te ayuda a tener una idea general de cuántas personas están interesadas en la comida y la mercancía que ofreces.

• Entradas VIP
  Estas convierten el concepto de entradas con descuento en su cabeza. Los boletos VIP cuestan más que sus boletos de admisión general, pero aquellos que los compran obtienen privilegios especiales, como mejores asientos o una forma más rápida de entrar al lugar. Sé creativo.

Las entradas especiales pueden hacer maravillas para la promoción de tu evento, así que no las descuides.

6. Abraza las redes sociales

Sabías que esto se avecinaba. Ninguna guía para la promoción de eventos estaría completa sin la mención de las redes sociales. Amarlo o odiarlo, ahí es donde la mayoría de nosotros pasamos su tiempo.

Sin embargo, no es suficiente saber que estos sitios de redes sociales existen. Deberías aprender a usarlos a tu favor. Lo más importante es limitarse a unos pocos canales clave en lugar de tratar de estar en todas partes y extenderse demasiado. Tu audiencia probablemente tenga un canal social preferido, por lo que es un buen lugar para comenzar.

En general, así es como puedes usar los diferentes canales sociales:

• Facebook: Este será probablemente el lugar para tu perfil principal. Puedes compartir actualizaciones detalladas sobre el evento, agregar un enlace de «Buscar entradas» (como describimos) e interactuar con tu público.
• Twitter: Ideal para actualizaciones rápidas y en tiempo real, tanto antes como durante el evento. Uno de los mejores lugares para usar tu hashtag.
• LinkedIn: Si tu evento está enfocado a un público profesional, aquí es donde los encontrarás. Hay comunidades de personas interesadas en un tema específico, así que encuentra una que se ajuste al tema principal de tu evento.
• Instagram y Pinterest: Estos canales muy visuales son perfectos para compartir algunas imágenes teaser del evento, junto con las fotos de sus asistentes anteriores de las que hemos hablado, y para ofrecer a las personas tomas exclusivas detrás de escena de p. ej. preparativos de eventos y oradores o intérpretes clave.

Los canales de redes sociales también son perfectos para correr competiciones con regalos de entradas u otras promociones geniales. Hablaremos de esto un poco más tarde.

7. Ir donde está tu audiencia

Intentar atraer tráfico a tus canales sociales o sitio web es genial, pero también debes conocer a tus clientes potenciales donde ya están. Únase a las conversaciones en curso en la web y mencione su evento donde tenga sentido.

Una forma de hacerlo es buscar eventos pasados similares a los tuyos en Facebook. Luego puede publicar en ese evento anunciando el suyo. Recuerde pedir permiso al organizador. Mejor aún, mira si están dispuestos a publicarlo como administradores en tu nombre. De esa manera, los asistentes anteriores de ese evento recibirán una notificación sobre el tuyo. ¿Qué tan genial es eso?

Pero no te detengas en Facebook. Cada ciudad tiene una comunidad activa de personas interesadas en tipos específicos de eventos. Una simple búsqueda en Google a menudo descubrirá foros y otros lugares de reunión para personas que preguntan sobre eventos como el suyo. Adivina qué. ¡Por casualidad tienes la respuesta!

Para endulzar el trato, considere una oferta especial para cada comunidad o foro en el que anuncie su evento.

Tenga en cuenta que los sitios de venta de entradas—sí, Billetto incluido— vienen con una comunidad existente de asistentes al evento. Simplemente publicar la página de tu evento allí tiene el beneficio adicional de exponerla a los invitados potenciales.

8. Active a sus asistentes

¿Adivina quiénes son algunos de sus defensores más apasionados? Sus invitados al evento! Les gustó tu evento lo suficiente como para inscribirse o comprar entradas en primer lugar. No se necesita mucho esfuerzo para convencerlos de que corran la voz.

Anímelos a promocionar el evento entre sus amigos y a usar activamente su hashtag cada vez que hablen de él. Tal vez se sienta lo suficientemente generoso como para ofrecerles algunos vales de bebidas u otros beneficios. Si muestras a tus invitados que los aprecias, a menudo encontrarás que están más que dispuestos a devolver el favor.

Pero no te detengas en tus invitados. Sus artistas y oradores tienen un interés personal en promover el evento. Cuanta más gente venga, más ojos verán su acto o presentación, ¿verdad? Puede involucrarlos en sus esfuerzos de promoción y grabar videos o fotos de avance que anuncian su rendimiento.

Haga que sea fácil para los oradores y artistas compartir su evento con sus seguidores existentes. ¿Recuerdas el widget de entradas que mencionamos en el número 3? Deje que lo usen en su propio sitio o blog para hacer que los boletos sean rápidos y fáciles de comprar. Sus fans no tendrán que hacer clic en un sitio diferente. Inteligente.

9. Mejora tu juego de marketing por correo electrónico

Sí. Las redes sociales son enormes hoy en día. Pero no subestimes el poder de una gran lista de correo. De hecho, el correo electrónico sigue siendo el canal digital más efectivo que existe.

Si ya tienes una lista de asistentes de un evento anterior, el correo electrónico es la forma perfecta de actualizarlos en el próximo. Si no, comience a construir uno de inmediato. Simplemente agrega una forma para que las personas se registren a tus actualizaciones por correo electrónico en la página o sitio de tu evento. Podrán recibir los últimos anuncios sobre el evento y tendrás una línea directa de comunicación con tus invitados.

Cree un incentivo para que la gente se inscriba en sus anuncios por correo electrónico (p. ej. los primeros 100 en inscribirse obtienen un boleto con descuento).

Aquí hay algunas ideas sobre cómo puedes usar el correo electrónico como herramienta para difundir la palabra:

• oferta» Cuéntale a un amigo » – – – p. ej. si consiguen que tres personas se inscriban, les das una tarifa especial para grupos
• Anuncie cuándo boletos especiales—madrugador, última oportunidad, etc.—salga a la venta
• Recuérdeles sobre concursos y regalos en curso en otros canales
• Envíeles vistas previas exclusivas de sus oradores, artistas y actividades
• Solicite comentarios a través de cuestionarios o encuestas

Un recordatorio suave: Mientras que el correo electrónico es, con mucho, el marketing directo más poderoso herramienta en tu arsenal, úsala con moderación. Las bandejas de entrada de la gente te lo agradecerán.

10. Organiza concursos y regalos

Aprovecha la naturaleza competitiva y el deseo de ganar de las personas. Inicia concursos y obsequios regulares en todos tus canales de marketing clave. Tus tácticas dependerán del canal. Aquí hay algunos consejos para usarlos de manera efectiva:

Su primera tentación aquí podría ser organizar una competencia de «Compartir este evento con amigos» o «Etiquetar a un amigo». Facebook es bastante estricto con los concursos que requieren que las personas compartan cosas en sus perfiles personales:

«Las promociones pueden administrarse en Páginas o dentro de aplicaciones de Facebook. Las líneas de tiempo personales y las conexiones de amigos no se deben usar para administrar promociones (por ejemplo, «comparte en tu línea de tiempo para ingresar» o «comparte en la línea de tiempo de tu amigo para obtener entradas adicionales» y «etiqueta a tus amigos en esta publicación para ingresar» no están permitidas).»

No dejes que esto te desanime. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer:

• Concurso»Pie de foto»
• Concurso «Vota por tu favorito»
• Concursos que piden a la gente que comente en una publicación (p. ej. «dinos por qué mereces ganar «o»con quién te gustaría asistir a este evento»)

Cada vez que tus invitados participen en tus competiciones, existe la posibilidad de que tu evento se exponga a sus amigos y te ayude a llegar a nuevas audiencias.

Twitter

Twitter te permite animar a las personas a seguir tu página y transmitir a la competencia, así que úsalo a tu favor. Piensa en concursos que animen a las personas a ser creativas y a encontrar respuestas curiosas a preguntas o twittear sobre sus preferencias.

Hashtags realmente entran en juego aquí. Considera la posibilidad de introducir como prefacio tus tweets #GANAR o #COMPETICIÓN, o de construir toda tu competición en torno a un hashtag especial que mencione tu evento (por ejemplo, #Tweet4Tickets).

Instagram, Snapchat, Pinterest

Aprovecha la naturaleza visual de estos y crea tus competiciones alrededor de personas que publican fotos creativas. Anímales a usar tu hashtag o logotipo de evento en sus fotos.

Esta es una excelente manera de recopilar material fotográfico para su propio marketing. Solo recuerde dejar en claro en sus términos y condiciones que puede usar sus fotos para este propósito.

Correo electrónico

Ya hemos mencionado un concurso de «Cuéntale a un amigo», pero no tienes que detenerte ahí. Dado que sus suscriptores de correo electrónico son un subconjunto limitado de sus invitados, aproveche ese factor de exclusividad en sus competiciones.

Organiza concursos solo para suscriptores que ofrecen regalos o boletos con descuento que no pueden obtener en ningún otro lugar. (Pssst, tales concursos «ocultos» también podrían funcionar como un buen incentivo para que la gente se registre en tu lista de correo electrónico en primer lugar.)

Felicitaciones. Ahora deberías saber cómo planificar, organizar y promocionar tu evento.

En el siguiente capítulo, te guiaremos para organizar el evento cuando llegue el gran día.

¿Quieres más?

• Para obtener más consejos sobre la venta de entradas especiales: Cómo Aprovechar al Máximo Sus Ventas Previas al Evento
• Para una buena introducción al marketing en redes sociales: Manténgalo en las redes Sociales: Promocione Sus Eventos en las Redes Sociales
• Para obtener un recorrido por el marketing por correo electrónico: Marketing por correo electrónico para Eventos
• Para ver más a fondo los concursos: Cómo Ejecutar Una Campaña de Sorteo de Entradas Exitosa en Cada Canal de Redes Sociales
• Para ver la venta de entradas de último minuto: 8 Consejos para Aumentar La Venta de Entradas de Última Hora

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