Eine Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten ist der Prozess, dem ein Mitarbeiter folgen muss, um von seinem Arbeitgeber bei geschäftsbezogenen Ausgaben zurückgezahlt zu werden. In der Regel bezieht sich eine Erstattungsrichtlinie auf einen Mitarbeiter, der zur Arbeit reist, an Geschäftsessen teilnimmt oder arbeitsbezogene Lieferungen oder Werkzeuge kauft.Die Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten sollte ein Abschnitt in Ihrem Mitarbeiterhandbuch sein, in dem die Unterschrift des Mitarbeiters erforderlich ist, um sicherzustellen, dass er die Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten in ihrer Gesamtheit versteht.

Verwenden Sie unsere Vorlage für Ihre Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten als Ausgangspunkt und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.

Vorlage für Richtlinien zur Erstattung von Mitarbeiterkosten

Das Folgende ist die Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten für ABC Productions, die alle unsere Mitarbeiter befolgen müssen, wenn es um Geld geht, das für arbeitsbezogene Angelegenheiten ausgegeben wird.

Es gibt nur zwei arbeitsbezogene Ausgabenkategorien, die ABC Productions abdeckt:

• Ausgaben, die direkt von ABC Productions im Namen der Mitarbeiter bezahlt werden.
• Ausgaben, die von Mitarbeitern von ABC Productions bezahlt werden und erstattungsfähig sind.

Der Mitarbeiter kann Anspruch auf vollständige oder teilweise Erstattung haben, nachdem HR die Ansprüche überprüft hat.

Was sind/sind Arbeitskosten?

Arbeitsbezogene Ausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit einem Mitarbeiter von ABC Productions während einer Leistung (wie einem Geschäftstelefon) oder einer geschäftsbezogenen Unterhaltungsausgabe (wie einem Abendessen mit Kunden oder Mitarbeitern).

Beachten Sie, dass die arbeitsbezogenen Ausgaben gedeckelt werden können und dass der HR-Manager sie genehmigen muss. Wenn ein Mitarbeiter mehr als den von HR genehmigten Betrag ausgibt, müssen die zusätzlichen Kosten nur vom Mitarbeiter übernommen werden.

Das Folgende wird nicht als Arbeitsaufwand betrachtet, daher wird ABC Productions es nicht abdecken:

• Ein nicht autorisiertes Treffen mit Kunden, Partnern oder Firmenkandidaten.
• Bußgelder oder Straftaten beim Fahren eines Firmenwagens.
• Ein nicht geschäftliches Abonnement oder Training.
• Eine persönliche Reise.

Bitte beachten Sie, dass das obige nur einige Beispiele sind, sprechen Sie mit HR, um mehr über erstattungsfähige Ausgaben zu erfahren, bevor Sie überhaupt einen Anspruch geltend machen.

Reisekosten

Während der Teilnahme an einer genehmigten Geschäftsreise für ABC Productions werden die folgenden Ausgaben teilweise oder vollständig erstattet:

• Transporttarife (Flugzeug, Auto, Schiff usw.)
• Unterkunft
• Ausgaben für Rechtsdokumente (Visum)
• Erforderliche/notwendige medizinische Ausgaben (Impfungen)
• Nahverkehr während der Reise (Taxifahrten, Mietwagen usw.)
• Kleinere Ausgaben, die vom Manager des Mitarbeiters vorab genehmigt wurden (Mahlzeiten, Geschäftsmaterial usw.)

Wenn nach einem reisebedingten Vorfall oder Unfall Gebühren für die medizinische Versorgung anfallen, kann der Arbeitnehmer durch eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gedeckt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, kann ABC Productions dem Mitarbeiter die medizinischen Kosten erstatten, sofern dies für angemessen erachtet wird.

Nicht erstattungsfähige Ausgaben

Im Folgenden finden Sie eine ausführlichere Liste der Ausgaben, die ABC Productions einem Mitarbeiter nicht erstattet:

• Der Verlust oder Diebstahl von persönlichem Eigentum eines Mitarbeiters, wie Gepäck.
• Nicht autorisierte Upgrades, wie Business Class während des Fluges oder ein Hotelzimmer-Upgrade.
• Persönliche Dienstleistungen wie Massagen, Schönheitsbehandlungen usw.
• Persönliche Einkäufe wie Kleidung, Geschenke, Snacks für das Büro usw.
• Die Ausgaben, die einem Ehepartner oder einem anderen Nichtangestellten entstanden sind, als er den ABC Productions-Mitarbeiter auf Reisen begleitete.

Dies ist keine vollständige Liste, bitte sprechen Sie mit HR über alle erstattungsfähigen Ausgaben, bevor Sie auf Geschäftsreise gehen.

Vorgehensweise

Wenn ein Mitarbeiter von ABC Productions eine Arbeitsreise unternimmt, organisiert HR Ihre Unterkunft, Ihren Transport und dokumentiert die Kosten. Sie müssen jedoch Folgendes tun:

• Dokumentausgaben, die ABC Productions nicht direkt arrangiert hat, wie Taxifahrten. Bitte fragen Sie nach Möglichkeit nach Quittungen, da Sie ggf. Anspruch auf eine Tagessumme zur Deckung zusätzlich notwendiger Reisekosten haben.
• Reichen Sie innerhalb von zwei Wochen nach Ihrer Reise eine Spesenabrechnung mit allen erforderlichen Unterlagen bei HR ein.

HR ist für die Genehmigung der Mitarbeitererstattungsansprüche zuständig. Nach der Genehmigung erhalten Sie die Rückerstattung in Ihrem Gehaltsscheck innerhalb von zwei Zahlungsperioden.

Wenn Mitarbeiter arbeitsbedingte Kosten verursachen, müssen sie:

• Die Zustimmung der Personalabteilung und ihres Managers einholen.
• Reichen Sie einen Erstattungsanspruch bei HR ein.
• Reichen Sie alle relevanten Quittungen und Rechnungen für Geschäftsessen und Transporte innerhalb von zwei Wochen ein.

Überhöhte Ausgaben werden untersucht, und wenn Fälle von gefälschten oder übertriebenen Behauptungen festgestellt werden, wird ABC Productions disziplinarische Maßnahmen ergreifen.