Die tatsächlichen Aufgaben eines Staatssekretärs variieren stark von Staat zu Staat. In den meisten Staaten ist das Büro des Staatssekretärs eine Kreation des ursprünglichen Entwurfs der Staatsverfassung. In vielen Fällen wurden jedoch Verantwortlichkeiten per Gesetz oder Durchführungsverordnung hinzugefügt.

Aufgaben in den meisten Staaten

Die häufigste und wohl wichtigste Funktion von Staatssekretären besteht darin, als oberster Wahlbeamter des Staates zu fungieren (obwohl viele Staaten auch Wahlleiter haben, bei denen es sich normalerweise um gewählte Beamte des Landkreises handelt). In 38 Staaten liegt die letztendliche Verantwortung für die Durchführung von Wahlen, einschließlich der Durchsetzung von Qualifikationsregeln, der Aufsicht über die Finanzregulierung und der Einrichtung von Wahltagsverfahren, beim Außenminister. Die Ausnahmen sind Alaska, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, New York, North Carolina, Oklahoma, South Carolina, Utah, Virginia und Wisconsin.Florida ist einer der vielen Staaten, für die dies zutrifft, und aus diesem Grund wurde die Florida-Außenministerin Katherine Harris während der Neuauszählung der Florida-Wahlen zu einer der wenigen Staatssekretäre, die national bekannt wurden.In der überwiegenden Mehrheit der Staaten ist der Außenminister auch für die Verwaltung des Uniform Commercial Code verantwortlich, ein Gesetz, das die einheitliche Anwendung von Geschäftsverträgen und -praktiken in den Vereinigten Staaten vorsieht, einschließlich der Registrierung von Pfandrechten an persönlichem Eigentum. Hand in Hand mit dieser Aufgabe, in den meisten Zuständen ist der Staatssekretär für Zustandsmarkeneintragung und für Charterngeschäfte (normalerweise einschließlich Partnerschaften und Korporationen) verantwortlich, die innerhalb ihres Zustandes funktionieren möchten. Dementsprechend führt der Staatssekretär in den meisten Staaten auch alle Aufzeichnungen über Geschäftsaktivitäten innerhalb des Staates. Und in einigen Staaten hat der Außenminister auch eine weitreichende Regulierungsbehörde für Unternehmen.

Zusätzlich zu den Geschäftsunterlagen ist das Büro des Außenministers das primäre Aufbewahrungsort für offizielle Aufzeichnungen in vielleicht einer Mehrheit der Staaten. Dies schließt in den meisten Staaten die offiziellen Kopien staatlicher Dokumente ein, einschließlich der tatsächlichen offiziellen Kopie der Staatsverfassung (und in Delaware die staatliche Kopie der United States Bill of Rights) formelle Kopien von Gesetzgebungsakten, die vom Gouverneur erlassen wurden, und Verordnungen und Interpretationen von Statuten, die von staatlichen Aufsichtsbehörden erlassen wurden. In mindestens einem halben Dutzend Staaten erstreckt sich diese Aufzeichnungsbehörde auf zivilrechtliche Handlungen wie Ehen, Geburtsurkunden sowie Adoptions- und Scheidungsurteile. Viele Staaten verlangen auch, dass das Büro des Außenministers auch Aufzeichnungen über Landtransaktionen und Eigentum führt.

In mindestens 35 Staaten ist der Staatssekretär auch für die Verwaltung der Notare zuständig. Und fast alle Staaten bestimmen auch (fast immer in der Staatsverfassung selbst), dass der Staatssekretär der „Hüter des Großen Siegels“ des Staates sein soll. Angeblich erfordert dies, dass der Sekretär Entscheidungen darüber trifft, wo das Staatssiegel angebracht werden soll, sei es auf Gesetzen, Staatsverträgen oder anderen offiziellen Dokumenten.

Die Staaten, die Programme zur Vertraulichkeit von Adressen haben, beauftragen häufig den Außenminister mit deren Verwaltung.

Weniger häufige Pflichtenbearbeiten

Etwa ein Dutzend Staaten geben dem Außenminister die Aufgabe, Berufslizenzen auszustellen. Dazu gehören Ärzte, Klempner, Kosmetikerinnen, Generalunternehmer und in mindestens zwei Staaten Minister (zur Durchführung von Ehen). In Nevada, Pennsylvania und West Virginia muss der Außenminister jeden freistellen, der als Sportagent für einen Profisportler fungieren möchte.In mehreren Staaten (einschließlich Indiana, Mississippi, Massachusetts und Wyoming) ist der Außenminister für die Aufsicht über die Wertpapierindustrie verantwortlich.

In Illinois, Maine und Michigan ist der Staatssekretär für die Ausstellung von Führerscheinen, Kraftfahrzeugzulassungen und die Erhebung von Kraftfahrzeugsteuern zuständig. In vielen anderen Staaten fallen diese Aufgaben unter eine Organisation wie Abteilungen von Kraftfahrzeugen, Transport oder Staatspolizei.

In mehreren Staaten ist der Staatssekretär auch für die Überwachung der Aktivitäten von Lobbyisten zuständig. Während einige dies als eine natürliche Erweiterung der Rolle als Chief Elections Officer betrachten könnten, ist der Sekretär des Commonwealth of Virginia, der nicht für Wahlen in diesem Staat verantwortlich ist, dennoch für die Regulierung der Lobbyarbeit verantwortlich.

In etwa fünf Staaten ist der Staatssekretär der Beamte, der für das offizielle Staatsmuseum verantwortlich ist. In einigen dieser Staaten und auch in einigen Staaten ohne offizielle Museen wird der Staatssekretär als Beamter mit der Verantwortung für die Pflege der historischen Aufzeichnungen des Staates bezeichnet.

In einigen Staaten ist der Staatssekretär für die Nutzung öffentlichen Eigentums zuständig. In den meisten Fällen bedeutet dies nur öffentliche Gebäude (in der Regel das State Capitol Building), aber in Mississippi umfasst es auch einige Länder, die gesetzlich als dem Staat zugehörig definiert sind, wie Tidelands.Mehrere Staaten gewähren dem Außenminister eine technische gesetzliche Befugnis im Bereich der Begnadigungen und Kommutationen. In den meisten Fällen ist dies nichts anderes als die Verantwortung, das Staatssiegel auf der Proklamation des Gouverneurs anzubringen. In Delaware und Nebraska sitzt der Außenminister jedoch in einem Begnadigungsausschuss mit dem Gouverneur, und der Außenminister verfügt über die gleiche Autorität wie der Gouverneur bei allen erlassenen Begnadigungsentscheidungen.

Seit den frühen 1980er Jahren haben viele Staaten ihre Bemühungen verstärkt, direkte Handelsbeziehungen mit dem Ausland aufzubauen. In einigen dieser Staaten wurde dem Staatssekretär des Staates die Hauptverantwortung in diesem Bereich übertragen. Trotzdem sollte es keine Verwechslung der Aufgaben des Außenministers eines bestimmten Staates mit denen des Außenministers der Vereinigten Staaten geben. Das Verbot der Verfassung der Vereinigten Staaten gegen einzelne Staaten, die diplomatische Beziehungen zu ausländischen Staaten unterhalten, ist absolut; Diese kürzlich entwickelten Pflichten sind rein kommerzieller Natur.

In Maine und Kalifornien ist es im Falle einiger Wahlbindungen der Außenminister, der den Gewinner durch Losziehung bestimmt. In Kalifornien erstreckt sich dies nicht auf Vorwahlen oder auf die Wahlen des Gouverneurs oder des Vizegouverneurs. In Maine gilt diese Pflicht nur für Vorwahlen.

Einzigartige Verantwortungenbearbeiten

Mehrere Staaten haben ihrem Außenminister mindestens eine Verantwortung übertragen, die von keinem anderen Staatssekretär geteilt wird:

• In Kalifornien können einwilligende Erwachsene eine häusliche Partnerschaft eingehen, indem sie sich beim Außenminister registrieren.
• In Connecticut erfordert es eine Lizenz des Außenministers, Moderator für politische Debatten zu werden.
• In Colorado sind Gesellschaften für darstellende Künste verpflichtet, bestimmte Informationen beim Staatssekretär einzureichen.
• In Delaware überwacht der Staatssekretär das Delaware Office of Veterans Services.
• In Illinois ist der Staatssekretär von Amts wegen Angestellter des Court of Claims. Darüber hinaus ist der Staatssekretär für die Durchsetzung der staatlichen Kraftfahrzeugdiebstahlgesetze und die Regulierung der Automobilindustrie verantwortlich.
• In Indiana ist der Staatssekretär für die Regulierung von Autohäusern verantwortlich. In Iowa vergibt der Staatssekretär den Carrie Chapman Catt Award an jede Schule in Iowa, die sich anmeldet und mindestens 90 Prozent ihrer wahlberechtigten Schüler registriert. Der Preis ist nach der Iowan benannt, die eine nationale Führungspersönlichkeit in der Frauenwahlrechtsbewegung war. In Kentucky beaufsichtigt der Staatssekretär das State Land Office, das eine permanente Aufzeichnung der staatlichen Landzuschüsse, Optionsscheine und Umfragen führt.
• In Louisiana werden Pensionierungsbescheide von Staatsbeamten und Angestellten beim Staatssekretär eingereicht.
• In Maryland, Entwickler von Wohn-Eigentumswohnungen und Timesharing müssen mit dem Secretary of State registrieren. In Massachusetts fungiert der Secretary of the Commonwealth als Register of Deeds für den gesamten Staat und unterhält Zweigstellen in jedem County.
• In Michigan müssen Autor-Versicherer, die Policen für Einwohner von Michigan schreiben, Informationen über die Versicherungsnehmer beim Staatssekretär einreichen. In Minnesota werden Mitglieder von Staatsräten, Kommissionen und Räten durch ein leistungsorientiertes offenes Ernennungsverfahren ernannt, das vom Außenminister verwaltet wird. Das staatliche Gesetz verlangt auch, dass der Außenminister einen Jahresbericht veröffentlicht, der eine Auflistung und Beschreibung der Aufgaben, der Mitgliedschaft und der Statistiken für jeden staatlichen Vorstand, jede Kommission oder jeden Rat enthält. In Mississippi hat der Staatssekretär eine treuhänderische Verantwortung für die Durchsetzung der sechzehnten Abschnitt Public School Trust Lands und Lieu Lands Gesetze, Pflege und Verwaltung der staatlichen Public Trust Tidelands, und die Disposition von Land verfallen an den Staat für die Nichtzahlung von ad valorem Steuern, unter anderem Aufgaben.
• In Montana sitzt der Staatssekretär im Prüfungsausschuss, der als Emittent von Staatsschulden fungiert und den Verkauf von Staatsanleihen genehmigt.
• In Nebraska können Schuldenverwaltungsagenturen keine Geschäfte tätigen, ohne zuvor eine Lizenz des Außenministers eingeholt zu haben. In Nevada ist der Außenminister Mitglied des Verwaltungsrates der Tahoe Regional Planning Agency, die die Umwelt im Lake Tahoe Basin durch Landnutzungsvorschriften schützt.
• In New Hampshire liegt die Verwaltung der Vitaldaten in der Verantwortung des Außenministers.
• In New Jersey ist der Staatssekretär dafür verantwortlich, das Bewusstsein für ethnische Vielfalt zu stärken und zu stärken. Weitere Aufgaben sind die Förderung von Freiwilligenarbeit und Alphabetisierung.
• In New York ist der Staatssekretär mit der Aufsicht über die Tausenden von Friedhöfen des Staates beauftragt. Darüber hinaus verwaltet der Staatssekretär das Küstenmanagementprogramm des Staates gemäß den Bestimmungen des Bundesgesetzes über das Küstenzonenmanagement. In North Carolina schützt der Staatssekretär die Anleger, indem er Verstöße gegen die Wertpapiergesetze des Staates verfolgt.
• In North Dakota ist der Außenminister Mitglied und von Amts wegen Sekretär der Notfallkommission. In Ohio ist der Außenminister Mitglied des Apportionment Board, das sich alle zehn Jahre nach der zehnjährigen Volkszählung trifft, um die Grenzen für jeden der 99 Ohio House und 33 Ohio Senate Bezirke neu zu zeichnen. Andere Mitglieder des Zuteilungsausschusses sind der Gouverneur, der Rechnungsprüfer des Staates und zwei Mitglieder, ein Republikaner und ein Demokrat, ernannt von den gesetzgebenden Führern des Staates.
• In Oregon ist der Staatssekretär aufgrund der Landesverfassung Rechnungsprüfer und führt in dieser Eigenschaft Finanz-, Compliance- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen von staatlichen Stellen und lokalen Regierungen durch. In Pennsylvania überwacht der Sekretär des Commonwealth die State Athletic Commission, die professionelles Boxen und Mixed Martial Arts reguliert.
• In Puerto Rico erteilt der Staatssekretär Bingo-Lizenzen. In Rhode Island sind staatliche Behörden und lokale Regierungen verpflichtet, Mitteilungen über öffentliche Versammlungen beim Staatssekretär unter der Schirmherrschaft des Open Meetings Act des Staates einzureichen. Der Staatssekretär wiederum veröffentlicht diese Mitteilungen online.
• In South Carolina ist der Staatssekretär für die Registrierung von Kabelfernseh-Franchises verantwortlich.
• In South Dakota ist der Secretary of State die Behörde für die Erteilung von Genehmigungen für verdeckte Waffen.
• In Tennessee regelt der Staatssekretär die Mittelbeschaffung für Katastrophenhilfe.
• In Texas registriert der Staatssekretär Heilbäder. In Utah müssen sich lokale Regierungen und Zweckgesellschaften beim Vizegouverneur registrieren lassen, der die Rolle des Außenministers übernimmt. In Virginia verwaltet der Sekretär des Commonwealth Gnadengesuche, die Wiederherstellung der Bürgerrechte und Auslieferungen und fungiert gleichzeitig als Verbindungsmann des Gouverneurs zu den Indianerstämmen Virginias.
• In Washington ist der Außenminister von Amts wegen Vorsitzender des Produktivitätsrates des Staates. Laut Gesetz ist das Productivity Board damit beauftragt, Vorschläge von Beamten zu überprüfen, um die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen zu verbessern und die Effizienz staatlicher Operationen zu steigern.
• In West Virginia können Landbanken nur tätig werden, wenn sie sich beim Außenminister registriert haben.
• In Wisconsin ist der Staatssekretär gemäß der Landesverfassung von Amts wegen Mitglied des Wisconsin Board of Commissioners of Public Lands zusammen mit dem Staatsschatzmeister und dem Generalstaatsanwalt. Das Board of Commissioners of Public Lands investiert die vier Schultrustfonds von Wisconsin und verwaltet die verbleibenden Schultrustländer nachhaltig zugunsten der öffentlichen Bildung, Vorkindergarten durch Universität. Eine Haupteinnahmequelle für die School Trust Funds – der größte ist der Common School Fund mit einem fairen Marktwert von über 1 Milliarde US-Dollar – ist das staatliche Treuhandfonds-Darlehensprogramm von BCPL, das Treuhandfonds an Schulbezirke und Gemeinden zur Finanzierung von öffentlichen Projekten vergibt, die zur wirtschaftlichen Entwicklung, zur lokalen Infrastruktur, zu Investitionsgütern und Fahrzeugen, zu Gebäudereparaturen und -verbesserungen oder zur Refinanzierung bestehender Verbindlichkeiten beitragen, um zukünftige Kreditkosten zu senken.
• In Wyoming ist der Staatssekretär für den Empfang und die Einreichung von Ethikerklärungen von allen staatlichen Gesetzgebern und jedem der Verfassungsbeamten des Staates verantwortlich. Wyoming ist der einzige Staat in der Union, der keine Ethikkommission hat.