Donnerstag, 27. August 2020

Im Laufe des Jahres 2020 mussten Sie wahrscheinlich das Budget Ihrer gemeinnützigen Organisation neu bewerten. Die beispiellosen Herausforderungen, die die globale Pandemie mit sich gebracht hat, haben viele kleine bis mittlere gemeinnützige Organisationen gezwungen, mit einem noch knapperen Budget als üblich zu arbeiten.

Dies macht es zu einem perfekten Zeitpunkt für Ihre Organisation, Ihr Verständnis von Betriebsbudgets aufzufrischen, um Ihre eigenen Strategien zu überdenken und das Beste daraus zu machen.

Hier bei Jitasa helfen wir Führungskräften und Finanzdirektoren gemeinnütziger Organisationen, ihre Finanzen effizienter zu gestalten. In unseren Erfolgsgeschichten erfahren Sie mehr über andere Organisationen, die ihre Finanzinformationen unseren Experten anvertraut haben, und wie diese Beziehung es ihnen ermöglichte, ihre Energie umzuleiten und sich auf ihre Mission zu konzentrieren.

Eine effektive Finanzplanung und Budgetierung ist in diesen schwierigen Zeiten noch wichtiger. Die offene Kommunikation mit einem Experten über die Finanzen Ihrer gemeinnützigen Organisation kann Ihnen helfen, Ihr gemeinnütziges Budget zu bewerten und Ziele gemäß den Best Practices von Experten neu zu definieren.

Das bringt uns zurück zur Bedeutung eines umfassenden Verständnisses der operativen Budgets von gemeinnützigen Organisationen. In diesem Leitfaden werden wir die Grundlagen behandeln und einen tiefen Einblick geben, um Ihrer gemeinnützigen Organisation zu helfen, Ihr Budget für das Jahr neu zu analysieren. Wir werden die folgenden Punkte behandeln:

1. Was ist ein gemeinnütziges Budget?
2. Funktionen effektiver Budgets
3. Budgetkomponenten
4. Nonprofit Budget Template
5. Budget Reviews

Verwenden Sie die obige Navigation, um zu dem Abschnitt zu springen, der Ihre Interessen für Ihre Organisation am meisten weckt. Oder lesen Sie mit uns von Anfang an für einen vollständigen Überblick. Lass uns anfangen!

Was ist ein Nonprofit-Budget?

Ein gemeinnütziges Budget ist ein Planungsdokument, das verwendet wird, um Ausgaben vorherzusagen und Ressourcen für Ihre Organisation zuzuweisen. Es beschreibt sowohl die Kosten, die Ihrer Organisation entstehen, als auch die Einnahmen, die Sie über einen bestimmten Zeitraum erwarten.

Ihre gemeinnützige Organisation erstellt regelmäßig zwei primäre Budgets. Dies sind Ihr Betriebsbudget und Ihr Investitionsbudget.Ein Non-Profit-Betriebsbudget gliedert die jährlichen prognostizierten Einnahmen und Ausgaben für die Organisation. Es gliedert Ihre Einnahmen nach verschiedenen Finanzierungsquellen und Ihre Betriebskosten nach Programm- und Gemeinkosten auf.

Ihr Kapitalbudget projiziert die Ausgaben und Einnahmen, die mit mehrjährigen, langfristigen Projekten verbunden sind. Dies deckt in der Regel die Kapitalkampagnen Ihrer gemeinnützigen Organisation und andere wichtige Ausgabenkampagnen ab.

Im Laufe des Jahres überprüfen Sie diese Budgets regelmäßig, um den Prozess Ihrer verschiedenen Projekte, den Erfolg von Spendenaktionen und Ihre finanzielle Situation zu überwachen. Dies bedeutet, dass Ihr Budget nicht etwas ist, das Sie erstellen, aber nie wieder betrachten. Es ist ein lebendiges Dokument, das im Mittelpunkt Ihrer finanziellen Aktivitäten stehen sollte.

Funktionen effektiver gemeinnütziger Budgets

Das Tolle daran, Ihr gemeinnütziges Budget jetzt im Chaos von 2020 zu überprüfen? Sie haben die Möglichkeit, es noch effektiver zu machen. Wenn Sie und Ihr Buchhalter zusammenarbeiten, um ein effektives Budget zu erstellen oder neu zu strategisieren, müssen Sie die Funktionen berücksichtigen, die ein Budget am effektivsten machen.

Nach unserer Erfahrung umfassen diese Merkmale definierte Aktivitäten, einen spezifisch definierten Zeitraum und realistische und messbare Metriken. Lassen Sie uns jede dieser Funktionen ausführlich behandeln.

Definierte Aktivitäten

Das Budget Ihrer gemeinnützigen Organisation und Ihr strategischer Plan sollten Hand in Hand gehen. Jeder Aspekt Ihres Budgets sollte direkt mit einer speziell definierten Aktivität verknüpft sein, die Sie ausführen möchten.

Darüber hinaus sollte jede dieser Aktivitäten ein speziell definiertes separates Budget haben. Diese separaten Budgets werden alle zu einem einzigen organisationsweiten Betriebsbudget zusammengefasst.Zum Beispiel kann Ihre gemeinnützige Organisation ein Ziel setzen, 15.000 Dollar zu sammeln, um ein Computerlabor an einer innerstädtischen Schule zu bauen.

Sie müssen ein Budget zusammenstellen, das alle notwendigen Ausgaben für den Bau eines solchen Computerlabors vorsieht. Sie sollten beispielsweise die Kosten für den Kauf der Computer abschätzen, in effektives WLAN investieren und verschiedene Geräte (wie Versicherungen) sammeln, die für eine solche Investition erforderlich sind.

In Ihrem größeren, organisationsweiten Budget müssen Sie festlegen, aus welchen Quellen Sie diese 15.000 US-Dollar aufbringen und die Mittel für das Projekt bereitstellen.

Spezifischer Zeitraum

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Ziele für den Strategie- oder Entwicklungsplan Ihrer Organisation festlegt, stellen Sie sicher, dass diese Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert (oder INTELLIGENT) sind. Die Maßnahme, die wir hier hervorheben möchten, ist der Zeitaspekt. Ihre gemeinnützige Organisation sollte bei der Erstellung Ihres Budgets sehr auf Zeit achten.

Gemeinnützige Organisationen erstellen normalerweise ein einziges Budget für das Jahr. Es ist jedoch wichtig zu berücksichtigen, wann Ihre Organisation erwartet, Einnahmen zu erzielen, und wann Sie die im Dokument beschriebenen Aktivitäten abschließen möchten. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass #GivingTuesday und Spenden zum Jahresende eine wichtige Einnahmequelle für Ihre gemeinnützige Organisation sind, können Sie sich entscheiden, ein größeres Projekt direkt nach diesen Kampagnen abzuschließen.

Ein weiterer Grund, warum Zeit wichtig ist? Das Budget genehmigen lassen und Check-Ins für Ihr Team festlegen. Bevor Sie mit dem Budgetierungsprozess beginnen, sollten Sie einen Tag und eine Uhrzeit festlegen, an denen das Dokument vom Board genehmigt werden soll. Dies hält Sie zur Rechenschaft, indem Sie ein Fälligkeitsdatum angeben, um den Plan abzuschließen.

Sie sollten auch regelmäßige Check-Ins mit Ihrem Team einrichten, um sicherzustellen, dass Sie das geplante Budget einhalten. Viele gemeinnützige Organisationen führen monatlich einen schnellen Check-in mit einer eingehenderen Überprüfung jedes Quartal durch.

Realistische und messbare Metriken

Die Idee, realistische und messbare Metriken zu definieren, geht mit der Definition der Aktivitäten im Budget Ihrer Organisation einher. Jede Ihrer Aktivitäten sollte mit einem bestimmten Dollarbetrag für jede Ausgabe- und Einnahmequelle verbunden sein.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Organisation den Umsatzanteil des Budgets entwickelt. Die Finanzierung Ihrer gemeinnützigen Organisation sollte speziell mit verschiedenen Einnahmequellen in Verbindung gebracht werden.Wenn Sie beispielsweise erwarten, in diesem Jahr 100.000 US-Dollar aus einzelnen Spendenaktionen zu erhalten, können Sie feststellen, dass 50.000 US-Dollar von Großspendern, 20.000 US-Dollar aus Ihrer Peer-to-Peer-Kampagne, 20.000 US-Dollar aus Ihrer Online-Spendenseite und 10.000 US-Dollar aus Direktwerbung stammen.

Denken Sie daran, dass jede dieser Finanzierungsmetriken für Ihr Team realistisch sein sollte. Bestimmen Sie, was realistisch ist, indem Sie Ihre bisherigen Fundraising-Erfolge analysieren. Sie können jedoch auch ein ehrgeizigeres Ziel wählen, um Ihr Team dazu zu bringen, mehr zu sammeln. Setzen Sie es einfach nicht zu hoch, sonst können Sie Ihr Team entmutigen.

Nonprofit Budget Components

Egal, ob Sie ein Nonprofit-Budget selbst erstellen oder mit einem erfahrenen Buchhalter zusammenarbeiten, Sie müssen sicherstellen, dass es sowohl mit Ihren erwarteten Einnahmen als auch mit Ihren Ausgabenbudgets vollständig ist.

Dies sind die beiden Hauptkomponenten eines gemeinnützigen Budgets. Lassen Sie uns ein wenig tiefer in jedes Thema eintauchen.

Erwartete Einnahmen

Ihre erwarteten Einnahmen sollten nach jeder Spendenquelle getrennt und zugewiesen werden. Verwenden Sie frühere Daten aus Ihrem Entwicklungsteam, um besser zu verstehen und vorherzusagen, wie viel Sie aus jeder Quelle erhöhen werden.

Es gibt zwei Prognosemethoden, mit denen Sie die zukünftigen Einnahmen Ihrer gemeinnützigen Organisation vorhersagen können. Jede dieser Prognosemethoden schafft eine gewisse Flexibilität im Budget, sodass Ihre Organisation das ganze Jahr über mit größerer Wahrscheinlichkeit das Ziel erreicht. Diese beiden Prognosemethoden werden als Discount-Methode und Cutoff-Methode bezeichnet:

• Rabattmethode: Mit dieser Methode identifiziert Ihr Team den Dollarbetrag, den Sie von jeder Spendenquelle erwarten. Dann multiplizieren Sie diesen Dollarbetrag mit dem Prozentsatz der Fundraising-Wahrscheinlichkeit. Wenn Sie beispielsweise einen Zuschuss in Höhe von 10.000 USD beantragen und eine Wahrscheinlichkeit von 75% haben, den Zuschuss zu erhalten, aktualisieren Sie den prognostizierten Umsatz auf 7.500 USD.
• Cutoff-Methode: Mit dieser Methode identifiziert Ihr Team den Gesamtbetrag der vorhergesagten Spendeneinnahmen und multipliziert diesen dann mit Ihrer Gesamtwahrscheinlichkeitsschätzung. Zum Beispiel, wenn Sie eine erfolgreiche Geschichte in Fundraising haben und erwarten eine 80% ige Chance auf Erfolg in Ihrem vorhergesagten $ 100.000 der geschätzten Einnahmen, werden Sie $ 80.000 prognostizieren.

Ein gemeinnütziger Buchhalter kann Ihr Team bei der Entscheidung unterstützen, welche Prognosemethode für Ihr Budget am besten geeignet ist. Außerdem können sie mit Ihnen zusammenarbeiten, um die Wahrscheinlichkeitsraten für Ihre Prognose zu bestimmen.

Es kann gefährlich sein, vorherzusagen, dass Sie mit all Ihren prognostizierten Einnahmen 100% Erfolg haben werden. Es ist besser, bei der Planung im Voraus vorsichtig zu sein, damit Sie sicherer sind, dass Sie über die Mittel verfügen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen, unabhängig von den äußeren Umständen.

Spesenbudget

Der zweite Teil eines effektiven Nonprofit-Budgets ist Ihr Spesenbudget. Dies ist das Tool, mit dem Sie die Kosten Ihrer gemeinnützigen Organisation zur Finanzierung Ihrer verschiedenen Projekte ermitteln und vorhersagen können.

Dies kann in Ihre Fundraising-, Verwaltungs- und Programmkosten unterteilt werden. Die Kombination aus Fundraising- und Verwaltungskosten macht den Overhead Ihrer gemeinnützigen Organisation aus. Während das Ausgabenbudget jeder gemeinnützigen Organisation etwas anders aussieht, empfiehlt das Better Business Bureau, dass Organisationen nicht mehr als 35% Ihrer Mittel für ihre Gemeinkosten und mindestens 65% für ihre Programme ausgeben.

Wie bereits erwähnt, wird dies jedoch für jede gemeinnützige Organisation anders aussehen. Deshalb ist es wichtig, Ihre eigenen Ausgaben mit einem Buchhalter zu besprechen, der Erfahrung in der Arbeit mit gemeinnützigen Organisationen hat. Sie können helfen, sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben in Schach sind.

Auf einer detaillierteren Ebene sollte Ihre gemeinnützige Organisation die spezifischen Ausgaben berücksichtigen, auf die Sie stoßen werden, wie zum Beispiel:

• Fundraising-Ausgaben können in Ihr Kampagnenmarketing, Ihren Fundraising-Veranstaltungsort oder Ihre Investition in virtuelle Software und Fundraising-Technologie-Tools unterteilt werden.Verwaltungskosten können in Dinge wie das Gehalt, das Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, die Investitionen, die Sie tätigen, um Daten zu organisieren, die Miete für Ihre Büroräume und die Rechnungen, die Sie für Ihre Organisation bezahlen, aufgeschlüsselt werden.
• Programmkosten sind diejenigen, die notwendig sind, um Ihre Arbeit in der Gemeinschaft durchzuführen. Zum Beispiel könnte eine Organisation, die Musikerziehung für benachteiligte Kinder fördert, in Klassenraum, Instrumente und Musikbücher für ihr Programm investieren.

Der beste Weg, um die Ausgaben Ihrer gemeinnützigen Organisation abzuschätzen, besteht darin, zu untersuchen, was Sie in der Vergangenheit ausgegeben haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die festen und variablen Ausgaben Ihrer Organisation trennen und dann abschätzen, was verschiedene Budgetposten kosten werden.Fixkosten sind solche, die von Jahr zu Jahr konstant sind, wie die Büromiete Ihrer Organisation. Sie können sich darauf verlassen, dass dies aufgrund des Vertrags, den Sie mit Ihrer Verwaltungsgesellschaft haben, von Jahr zu Jahr der gleiche Preis ist. In der Zwischenzeit sind variable Ausgaben diejenigen, die sich von Jahr zu Jahr ändern können und nicht damit gerechnet werden können, dass sie konstant bleiben. Zum Beispiel können sich Ihre Spendenausgaben von Jahr zu Jahr ändern, abhängig von den Kampagnen, die Sie ausführen.

Es gibt viele Missverständnisse über gemeinnützige Ausgaben. Die Leute neigen dazu zu denken, dass gemeinnützige Mitarbeiter keine guten Gehälter verdienen sollten und dass Overhead eine inhärent schlechte Sache ist. Das stimmt einfach nicht. Der Ausgabenanteil Ihres Budgets sollte ein gesundes finanzielles Gleichgewicht für Ihre Organisation gewährleisten.

Vorlage für gemeinnützige Budgetierung

Wir empfehlen Ihrer gemeinnützigen Organisation, sich an einen ausgebildeten gemeinnützigen Buchhalter zu wenden, um Ihre Budgets von Jahr zu Jahr zu erstellen. Ein Buchhalter wird Ihnen helfen, in die richtige Richtung zu führen, wenn es darum geht, Möglichkeiten zu entdecken, verschiedene Ausgaben zu reduzieren. Sie unterstützen Ihre gemeinnützige Organisation auch dabei, neue Wege zu finden, um Ihr Fundraising zu verbessern und den Umsatz zu maximieren.

Wenn Sie Ihr jährliches gemeinnütziges Budget ausgefüllt haben und es zur Überprüfung an Ihr Board gesendet werden kann, sieht es ungefähr so aus wie die folgende Vorlage.

Überprüfen Sie Ihr Nonprofit-Budget

Dummies.com erklärt, „Ein gutes Budget ist zerknittert, Kaffee befleckt, und viel geprüft. Ein gutes Budget führt und prognostiziert.“ Dies bedeutet, dass Ihre gemeinnützige Organisation häufig in Ihr Budget einchecken sollte, um Ihren Fortschritt während des ganzen Jahres zu überwachen.

Ihre Organisation sollte regelmäßig Budgetkontrollen für gemeinnützige Organisationen durchführen. Viele empfehlen, dass Sie sie jährlich, vierteljährlich und monatlich durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation auf Kurs ist.

• Die jährliche Überprüfung Ihres gemeinnützigen Budgets erfolgt im Allgemeinen, wenn Sie das Budget für das nächste Jahr schreiben. Dies ist, wenn Sie (und Ihr Buchhalter) die budgetierten Finanzen aus dem vergangenen Jahr überprüfen und feststellen, wo das Budget auf Kurs geblieben ist und wo Ihre Finanzen vom Weg abgekommen sind. Sie verwenden diese Informationen, um Ihre prognostizierten Einnahmen und Ausgaben für das nächste Geschäftsjahr zu ermitteln.
• Wenn sich Ihr Team vierteljährlich trifft, um Ihr Budget zu überprüfen, sollten Sie Ihre budgetierten Einnahmen und Ausgaben für dieses Quartal mit den tatsächlichen Beträgen vergleichen. Sie sollten auch Ihre Zuschussbudgets überprüfen und feststellen, welche Mittel gewonnen, verwendet, nicht verwendet usw. wurden. Überprüfen Sie schließlich das gesamte Budget und suchen Sie nach Unstimmigkeiten. Es ist besser, diese frühzeitig zu erfassen und für zukünftige Budgets zu notieren.Monatliche Budgetüberprüfungen ermöglichen es Ihrem Team, sich häufig und regelmäßig zu treffen, um Ihre Finanzen für den Monat zu überprüfen und die budgetierten vs. tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen für einzelne Projekte zu ermitteln. Sie können auch Bilanzen auf Unstimmigkeiten überprüfen und sich darauf freuen, sicherzustellen, dass zukünftige Haushaltsposten im Einklang zu stehen scheinen.

Jedes Mal, wenn Ihre Organisation Ihr Budget und Ihre Konten überprüft, hilft Ihnen ein ausgebildeter Buchhalter dabei, sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Wenden Sie sich an die Buchhalter von Jitasa, um zu erfahren, wie ihre ausgebildeten Finanzfachleute Ihrer gemeinnützigen Organisation helfen können, das beste Budget für Ihren Erfolg zu erstellen.

Das Schöne an Ihrem gemeinnützigen Budget ist, dass es Ihrer gemeinnützigen Organisation ermöglicht, mit Ihrem Team, Ihren Vorstandsmitgliedern und Ihren Unterstützern transparent zu bleiben. Transparenz in den Finanzen ist der Schlüssel, um Vertrauen und Zuversicht für alle Beteiligten in der Organisation zu schaffen.

Wenn Sie daran interessiert sind, in einen ausgebildeten Buchhalter zu investieren, der Ihrer gemeinnützigen Organisation hilft, Transparenz und Rechenschaftspflicht bei den Finanzen sicherzustellen, führen Sie Ihre Recherchen durch. Hier sind einige zusätzliche Ressourcen, die Sie nach weiteren Anleitungen suchen können:

• Arbeiten mit einem gemeinnützigen Buchhalter: Was zu erwarten ist. Die Zusammenarbeit mit einem Buchhalter kann Ihrer Organisation helfen, ein effektives Budget zu entwickeln. Lesen Sie in diesem umfassenden Artikel mehr darüber, was ein Buchhalter für Sie tun kann.
• Buchhaltung und Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen. Möchten Sie ein Finanzteam einstellen oder auslagern? Erfahren Sie mehr über Buchhaltung und Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen, insbesondere über den Unterschied zwischen ihnen.
• Top 10+ ausgelagerte gemeinnützige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Die Zusammenarbeit mit einem Buchhalter, der sich speziell für gemeinnützige Organisationen einsetzt, ist wichtig für die Entwicklung eines fundierten gemeinnützigen Budgets. Erfahren Sie mehr über Fundlys Top-Ten-Tipps für ausgelagerte Unternehmen.