Der IRS betrachtet einige Leistungen an Arbeitnehmer als zu versteuerndes Einkommen. Aber fallen Mitarbeiterkostenerstattungen in diese Kategorie?

Frage

Ich arbeite für ein kleines Unternehmen und die Mitarbeiter haben keine Firmenkreditkarten.

Vor kurzem bat mich mein Chef, für eine Konferenz in eine andere Stadt zu reisen. Sie erklärte, ich muss meine Kreditkarten für die Flugtickets verwenden, Hotel, und Mahlzeiten, und das Unternehmen würde meine Reisekosten nach der Reise erstatten.

Natürlich war ich ein bisschen mürrisch mit meinen Karten. Schieben Sie meine Kreditkarte Guthaben in Richtung ihrer Kreditlimits könnte meine Kreditauslastung Prozentsatz erhöhen, was sich negativ auf meine Kredit-Score auswirken könnte.Auf der positiven Seite habe ich Treueprämien-Kreditkarten, so dass ich Meilen und Punkte sammeln kann, indem ich sie für Geschäftsreisen verwende. Ich könnte diese Punkte dann für ermäßigte persönliche Reisen verwenden.

Mein Chef erklärte mir, dass die Firma mir die Reisekosten am nächsten Zahltag erstatten würde.

Schulde ich Steuern auf den Erstattungsbetrag?

Antwort

Kurz gesagt, nein. Aber das ist, vorausgesetzt, Ihr Arbeitgeber vervollständigt die Pay Stub genau als Teil ihrer Kostenerstattung Prozess. Wenn sie den erstatteten Betrag fälschlicherweise mit Ihrem Lohn in einen Topf werfen, wird er besteuert.

Sprechen Sie mit Ihrer Buchhaltung, bevor Ihr Arbeitgeber Sie erstattet. Der Abschnitt „Bruttolohn“ Ihres Gehaltsstubs sollte den erstatteten Betrag nicht auflisten.

Ihre Gehaltsabrechnung sollte einen separaten Abschnitt für erstattete Beträge enthalten, die nicht der Besteuerung unterliegen. Ihre Gesamtkosten müssen auf Pass-Through-Basis bezahlt werden und dürfen nicht durch Steuern oder andere Abzüge reduziert werden.

Anspruch auf nicht erstattete Mitarbeiterkosten

Nehmen wir an, Ihr Arbeitgeber hat Ihnen die Kosten nicht erstattet. Du wärst wirklich mürrisch.Wenn Sie jedoch Abzüge in Ihrer jährlichen Steuererklärung auflisten, können Sie diese nicht erstatteten Mitarbeiterkosten als Teil Ihrer sonstigen Ausgaben auf Formular 1040, Schedule A, Einzelabzüge geltend machen.Einige spezifische sonstige Aufwendungen sind steuerlich absetzbar, jedoch nur in dem Umfang, in dem sie zwei Prozent Ihres bereinigten Bruttoeinkommens (AGI) übersteigen. Wenn Ihr AGI beispielsweise 50.000 USD beträgt und Ihre sonstigen Ausgaben insgesamt 3.000 USD betragen, können Sie nur 2.000 USD abziehen. Das liegt daran, dass die ersten 1.000 US-Dollar zwei Prozent Ihres AGI ausmachen.

Nicht ausgezahlte Mitarbeiterausgaben sind abzugsfähig, wenn sie diese Kriterien erfüllen:

• Während des Steuerjahres bezahlt oder angefallen
• Für die Ausübung Ihres Gewerbes oder Geschäfts als Angestellter
• Gewöhnlich und notwendig

Das Endergebnis mit Spesenerstattungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitgeber Ihren Lohnstummel korrekt ausfüllt, um Ihre Reisekosten zu erstatten. Andernfalls zahlen Sie möglicherweise zu Unrecht mehr Steuern.

Der Abzug der Geschäftskosten in Ihrer Steuererklärung ist nicht dasselbe wie eine Steuergutschrift. Es reduziert nicht direkt die Höhe der Steuern, die Sie schulden. Und die Anzahl der abzugsfähigen Ausgaben ist begrenzt.

Wenn Sie Ihre Abzüge nicht nach Zeitplan A auflisten, müssen Sie den Standardabzug vornehmen, der Ihre Ausgaben für die Geschäftsreise möglicherweise nicht ausreichend abdeckt.

Der beste Weg ist, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Ausgaben getrennt von Ihrem Lohn bezahlt. Sichere Reisen!