E-Mail ist seit langem ein Kernwerkzeug für die Geschäftskommunikation, aber eine Umfrage von Sendmail, Inc. aus dem Jahr 2013., fand heraus, dass es für 64 Prozent der Berufstätigen zu Spannungen, Verwirrung oder anderen negativen Folgen geführt hat.

Wie können Sie also vermeiden, dass Ihre E-Mails dies tun? Und wie können Sie E-Mails schreiben, die die gewünschten Ergebnisse erzielen? In diesem Artikel und Video betrachten wir Strategien, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Verwendung von E-Mails klar, effektiv und erfolgreich ist.

Effektive E-Mails schreiben

Der durchschnittliche Büroangestellte erhält täglich rund 80 E-Mails. Bei diesem Mailvolumen können einzelne Nachrichten leicht übersehen werden. Befolgen Sie diese einfachen Regeln, um Ihre E-Mails zu bemerken und darauf zu reagieren.

1. Überkommunizieren Sie nicht per E-Mail.
2. Verwenden Sie Betreffzeilen gut.
3. Halten Sie Nachrichten klar und kurz.
4. Sei höflich.
5. Überprüfen Sie Ihren Ton.
6. Korrekturlesen.

Überkommunizieren Sie nicht per E-Mail

Eine der größten Stressquellen bei der Arbeit ist die schiere Menge an E-Mails, die Menschen erhalten. Bevor Sie also mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen, fragen Sie sich: „Ist das wirklich notwendig?“

Als Teil davon sollten Sie das Telefon oder IM verwenden, um mit Fragen umzugehen, die wahrscheinlich hin und her diskutiert werden müssen. Verwenden Sie unser Kommunikationsplanungstool, um die Kanäle zu identifizieren, die für verschiedene Arten von Nachrichten am besten geeignet sind.

Außerdem ist E-Mail nicht so sicher, wie Sie es sich wünschen, insbesondere da Personen E-Mails weiterleiten können, ohne daran zu denken, den Konversationsverlauf zu löschen. Vermeiden Sie es also, vertrauliche oder persönliche Informationen in einer E-Mail zu teilen, und schreiben Sie nicht über etwas, das Sie oder der Betreff Ihrer E-Mail nicht gerne auf einer Werbetafel in Ihrem Büro sehen würden.

Wann immer möglich, überbringe schlechte Nachrichten persönlich. Dies hilft Ihnen, mit Empathie, Mitgefühl und Verständnis zu kommunizieren und Wiedergutmachung zu leisten, wenn Ihre Botschaft falsch verstanden wurde.

Betreffzeilen gut nutzen

Eine Zeitungsüberschrift hat zwei Funktionen: Sie erregt Ihre Aufmerksamkeit und fasst den Artikel zusammen, sodass Sie entscheiden können, ob Sie ihn lesen möchten oder nicht. Die Betreffzeile Ihrer E-Mail-Nachricht sollte dasselbe tun.

Eine leere Betreffzeile wird eher übersehen oder als „Spam“ abgelehnt. Verwenden Sie daher immer ein paar gut gewählte Wörter, um dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der E-Mail geht.

Möglicherweise möchten Sie das Datum in die Betreffzeile aufnehmen, wenn Ihre Nachricht zu einer regelmäßigen Reihe von E-Mails gehört, z. B. einem wöchentlichen Projektbericht. Für eine Nachricht, die eine Antwort benötigt, möchten Sie möglicherweise auch einen Aufruf zum Handeln einfügen, z. B. „Bitte antworten Sie bis zum 7. November.“

Eine gut geschriebene Betreffzeile wie die folgende liefert die wichtigsten Informationen, ohne dass der Empfänger die E-Mail überhaupt öffnen muss. Dies dient als Aufforderung, die Empfänger jedes Mal an Ihr Meeting erinnert, wenn sie in ihren Posteingang schauen.

Wenn Sie eine sehr kurze Nachricht zu übermitteln haben, und Sie können die ganze Sache in die Betreffzeile einfügen, verwenden Sie „EOM“ (Ende der Nachricht), um die Empfänger wissen zu lassen, dass sie die E-Mail nicht öffnen müssen, um alle Informationen zu erhalten, die sie benötigen.

Betreff: Könnten Sie bitte den Februar-Verkaufsbericht senden? Vielen Dank! EOM

(Dies ist natürlich nur nützlich, wenn die Empfänger wissen, was „EOM“ bedeutet.)

Nachrichten klar und kurz halten

E-Mails müssen wie herkömmliche Geschäftsbriefe klar und prägnant sein. Halte deine Sätze kurz und auf den Punkt. Der Text der E-Mail sollte direkt und informativ sein und alle relevanten Informationen enthalten. In unserem Artikel über Schreibfähigkeiten finden Sie Anleitungen zur klaren schriftlichen Kommunikation.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Briefen kostet es jedoch nicht mehr, mehrere E-Mails zu senden, als nur eine. Wenn Sie also mit jemandem über verschiedene Themen kommunizieren müssen, sollten Sie für jedes eine separate E-Mail schreiben. Dies macht Ihre Nachricht klarer und ermöglicht es Ihrem Korrespondenten, jeweils auf ein Thema zu antworten.

Hier ist es wichtig, das Gleichgewicht zu finden. Sie möchten niemanden mit E-Mails bombardieren, und es ist sinnvoll, mehrere verwandte Punkte in einer E-Mail zu kombinieren. Wenn dies geschieht, halten Sie die Dinge einfach mit nummerierten Absätzen oder Aufzählungszeichen, und betrachten „Chunking“ Informationen in kleine, gut organisierte Einheiten, um es leichter zu verdauen.

Beachten Sie auch, dass Monica im obigen guten Beispiel angegeben hat, was Jackie tun soll (in diesem Fall den Bericht ändern). Wenn Sie es den Leuten leicht machen, zu sehen, was Sie wollen, besteht eine bessere Chance, dass sie Ihnen dies geben.

Seien Sie höflich

Die Leute denken oft, dass E-Mails weniger formell sein können als herkömmliche Briefe. Aber die Nachrichten, die Sie senden, spiegeln Ihre eigene Professionalität , Werte und Liebe zum Detail wider, so dass ein gewisses Maß an Formalität erforderlich ist.

Wenn Sie mit jemandem nicht gut zurechtkommen, vermeiden Sie informelle Sprache, Slang, Jargon und unangemessene Abkürzungen. Emoticons können nützlich sein, um Ihre Absicht zu verdeutlichen, aber es ist am besten, sie nur mit Personen zu verwenden, die Sie gut kennen.

Schließen Sie Ihre Nachricht mit „Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Alles Gute“, je nach Situation.

Empfänger können sich entscheiden, E-Mails zu drucken und mit anderen zu teilen, also seien Sie immer höflich.

Überprüfen Sie den Ton

Wenn wir Menschen von Angesicht zu Angesicht treffen, verwenden wir die Körpersprache, den Stimmton und den Gesichtsausdruck der anderen Person, um zu beurteilen, wie sie sich fühlen. E-Mail raubt uns diese Informationen, und das bedeutet, dass wir nicht sagen können, wenn Menschen unsere Nachrichten falsch verstanden haben.

Ihre Wortwahl, Satzlänge, Interpunktion und Großschreibung können ohne visuelle und akustische Hinweise leicht falsch interpretiert werden. Im ersten Beispiel unten könnte Emma denken, dass Harry frustriert oder wütend ist, aber in Wirklichkeit fühlt er sich gut.

Denken Sie darüber nach, wie sich Ihre E-Mail emotional „anfühlt“. Wenn Ihre Absichten oder Emotionen missverstanden werden könnten, finden Sie eine weniger zweideutige Art, Ihre Worte zu formulieren.

Korrekturlesen

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre E-Mail auf Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehler zu überprüfen. Ihre E-Mail-Nachrichten sind genauso Teil Ihres professionellen Images wie die Kleidung, die Sie tragen, Daher sieht es schlecht aus, eine Nachricht mit Tippfehlern zu senden.

Achten Sie beim Korrekturlesen sorgfältig auf die Länge Ihrer E-Mail. Menschen lesen eher kurze, prägnante E-Mails als lange, weitläufige, Stellen Sie also sicher, dass Ihre E-Mails so kurz wie möglich sind, ohne die erforderlichen Informationen auszuschließen.

Unser Artikel über Schreibfähigkeiten enthält Tipps und Strategien, die Sie beim Korrekturlesen Ihrer E-Mails verwenden können.

Infografik

Klicken Sie auf das Bild unten, um unsere Infografik zum Schreiben effektiver E-Mails anzuzeigen.