In einem Beitrag pro Monat zielen wir auf die wichtigsten internen Probleme ab, die unsere Kunden identifiziert haben, um die Fähigkeit ihrer Organisation zu verhindern, optimal zu funktionieren. In diesem Beitrag untersuchen wir Richtlinien und Verfahren.Richtlinien und Verfahren sind für eine reibungslose und effiziente Organisation mit weniger Konflikten und Nacharbeiten erforderlich. Es gibt jedoch oft Verwirrung zwischen einer Richtlinie und einer Prozedur und wie P&P’s erstellt werden, die effektiv sind. In ihren internen Bewertungen zur strategischen Planung kommentierten viele unserer Kunden, dass ihre Richtlinien und Verfahren fehlten oder ineffektiv waren. In diesem Blogbeitrag möchten wir die Definitionen verdeutlichen und Ihnen einige fundierte Tipps zum Schreiben guter Richtlinien und Verfahren geben.

Die Definitionen

Beginnen wir mit dem, was eine Richtlinie und was eine Prozedur ist.

• Die Richtlinien einer Organisation sind die klaren, prägnanten Aussagen der Parameter, nach denen eine Organisation ihre Geschäfte führt. Im Wesentlichen sind die Richtlinien die Regeln, an die sich die Mitarbeiter halten, wenn sie ihre verschiedenen Verantwortlichkeiten wahrnehmen.
• Die Prozeduren sind die Anweisungen oder Schritte, die beschreiben, wie eine Aufgabe abgeschlossen oder eine Aufgabe ausgeführt wird.

Eine der einfachsten und klarsten Erklärungen, die ich gehört habe, ist diese. Wenn Sie auf einer Fahrt abreisten, sind die Richtlinien für Ihre Fahrt die Regeln der Straße, der Sie folgen, d. H. Geschwindigkeitsbegrenzungen, Einbahnstraßen, keine Überholzonen usw. Die Verfahren für Ihre Fahrt sind die Anweisungen, denen Sie folgen, um dorthin zu gelangen, d. H., fahren Sie 75 Meilen westlich auf der Interstate 40 bis Sie Nashville erreichen, dann nehmen Sie die Interstate 65 nach Süden für 25 Meilen usw. Richtlinien regeln, wie Sie fahren, Verfahren sagen Ihnen, was zu tun ist, um an Ihr Ziel zu gelangen.

Gute Richtlinien und Verfahren schreiben

Bei PGS erstellen wir Richtlinien, die unsere Geschäftstätigkeit leiten. Wir verwenden eine Vorlage, die Folgendes enthält:

• Der Richtlinienname und die Abteilung der Organisation, für die er gilt (Finanzen, Vertrieb, Führungskräfte usw.)
• Der Zweck der Richtlinie. Dies ist eine kurze Erklärung, die definiert, was wir haben werden, wenn diese Richtlinie in Kraft tritt.
• Die Theorie für die Politik. Ähnlich wie Purpose, aber aus einem anderen Blickwinkel kommend, erklärt die Theorie, warum dies wichtig ist.
• Schließlich listen wir die Elemente der Richtlinie selbst oder spezifische Regeln auf, die wir alle in Bezug auf diese Richtlinie befolgen.

Zum Beispiel haben wir einen „Admin Day“ für PGS festgelegt, einen Tag, an dem wir alle versuchen, im Büro anwesend zu sein oder über Skype zu arbeiten, ohne geplante Kundenmeetings oder externe Termine. Bei der Klärung des Admin-Tages haben wir eine schriftliche Richtlinie.Der Zweck der Admin Day Policy lautet: Sicherzustellen, dass die Kommunikation zwischen Teammitgliedern angemessen ist, dass der Zustand des Unternehmens den Teammitgliedern bekannt ist und dass Probleme umgehend identifiziert und gelöst werden.

Die Theorie besagt: Aufrechterhaltung starkes Verständnis unter den Teammitgliedern re. der Zustand des Unternehmens und die Lösung von Problemen, die die Produktivität der Teammitglieder hemmen, führen zu einem leistungsstarken Team und einer leistungsstarken Organisation.

Die Richtlinie selbst für den Admin-Tag enthält Aufzählungszeichen wie: „Jeder Mittwoch ist der von PGS festgelegte Admin-Tag.“, und „Teammitglieder werden voraussichtlich jeden Mittwoch um 8:30 Uhr an unserer Mitarbeiterversammlung teilnehmen.“

Die Abläufe bei PGS sehen anders aus. Fast alle unsere Verfahren sind als Flussdiagramme geschrieben. Zum Beispiel haben wir für jede Phase unseres strategischen Planungsprozesses von Vision Navigation® ein Flussdiagramm für Facilitatoren erstellt. Diese Flussdiagramme zeigen die allgemeinen Schritte auf, die befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass jeder Client ein qualitativ hochwertiges Endergebnis aus der Sitzung erhält.Prozeduren werden auch häufig als eine Reihe von Schritten in einem Word-Dokument geschrieben, wie die Schritte zum Eingeben von Rechnungsinformationen in Quickbooks.

Abschließende Hinweise zur Entwicklung von Richtlinien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren sind für ein Unternehmen unerlässlich, damit alle nach denselben Grundprinzipien arbeiten und ihre Aufgaben so erledigen, dass jedes Mal ein solides, zuverlässiges Produkt gewährleistet ist. Die einzige Vorsicht bei der Erstellung einer Reihe von Richtlinien und Verfahren: Achten Sie darauf, Overkill zu vermeiden.

Wir haben einige frühere Blogs darüber, wann Richtlinien zu erstellen sind und wann nicht, die Ihnen helfen werden, festzustellen, wann eine Richtlinie wichtig ist und wann nicht. Ebenso sind Verfahren wichtig, wenn eine Abweichung vom Prozess zu Nacharbeiten oder einem schlecht gemachten Produkt oder zu einer hochkomplizierten und komplexen Aufgabe führt. Verfahren werden übertrieben, wenn sie für einfache Aufgaben oder Aufgaben erstellt werden, die auf verschiedene Arten effektiv ausgeführt werden können, um dasselbe Ergebnis zu erzielen.

Was war deine Erfahrung? Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Gedanken hören. Schreiben Sie uns eine E-Mail, um das Gespräch zu beginnen.