Prosci erforscht seit mehr als 20 Jahren Best Practices im Change Management. Für jede Ausgabe von Best Practices in Change Management fragen wir unsere Studienteilnehmer:

„Was sind die größten Beiträge zu einer erfolgreichen Change-Management-Initiative?“Kollektiv und konsequent weisen die Antworten der Teilnehmer auf sieben einfache Faktoren hin, die sich auf die Ergebnisse einer Änderungsinitiative auswirken. Dies sind die Best Practices des Change Managements, wie Prosci von mehr als 8.000 Personen berichtet, die am Change Management beteiligt sind.

7 Best Practices für Change Management

1. Mobilisieren Sie aktive und sichtbare Führungskräfte
2. Wenden Sie einen strukturierten Change-Management-Ansatz an
3. Kommunizieren Sie häufig und offen
4. Engage mit Front-Line-Mitarbeitern
5. Dedicate change management resources
6. Engage and Integrate with project management
7. Engage with and support middle managers

Forschungsteilnehmer, die diese Mitwirkenden identifizierten, waren erfahrene Praktiker, projektleiter, Führungskräfte und Berater. Zweiundsechzig Prozent der Teilnehmer an der 11. Ausgabe von Best Practices in Change Management hatten mehr als vier Jahre Erfahrung in der Anwendung von Change Management, und fast 25% hatten mehr als 12 Jahre.

Mobilisieren Sie aktives und sichtbares Sponsoring

Eine positive Führungskraft zu haben, die die Organisation aktiv durch Veränderungen führt und während des gesamten Lebenszyklus von Veränderungen sichtbar teilnimmt, ist der größte Beitrag zum Erfolg. Die Bedeutung von Sponsoring wurde viermal häufiger zitiert als der nächste Beitrag zum Erfolg von Change. Die Teilnehmer verwendeten konsequent die Schlüsselwörter „aktiv und sichtbar“, um diesen Top-Mitwirkenden zu beschreiben. Aktives und sichtbares Sponsoring bedeutet, dass der Sponsor:

• Unterstützung der Veränderung durch konsequente Beachtung der Veränderung und der Notwendigkeit des Change Managements
• Förderung der Veränderung durch Führung und Motivation anderer in der Organisation
• Effektive und einflussreiche Entscheidungen in Bezug auf die Veränderung treffen, einschließlich der Abstimmung der Prioritäten unter anderen Führungskräften in der Organisation
• Aufrechterhaltung der direkten Kommunikation mit dem Projektmanagement und den Change Management-Teams und bleibt während der Veränderung zugänglich
• Beeinflussung von Peers, um das Buy-in aufrechtzuerhalten und an einer Koalition von Sponsoren teilzunehmen

Der Graph unten zeigt eine klare Korrelation zwischen der Wirksamkeit des Sponsorings und der Wahrscheinlichkeit, die Projektziele zu erreichen. Projekte mit äußerst effektiven Sponsoren erreichten ihre Ziele mehr als doppelt so häufig wie Projekte mit sehr ineffektiven Sponsoren.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihrem Sponsor helfen können, aktiv und sichtbar zu werden, oder wenn Sie ein Sponsor sind und weitere Informationen wünschen, lesen Sie diesen Artikel über die Rolle eines Sponsors.

Anwenden eines strukturierten Change-Management-Ansatzes

Ein absichtlicher und definierter Ansatz zum Management von Veränderungen bietet die Struktur, die erforderlich ist, um auf Kurs zu bleiben. Es sieht ausreichend Zeit für sinnvolle Aktivitäten vor und gibt Raum, um Lücken während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren und zu schließen. Die Verwendung eines formalen Ansatzes macht Prozesse auch wiederholbar, um das Änderungsmanagement konsistent auf mehr Initiativen im gesamten Unternehmen anzuwenden. Zu den Schlüsselwörtern, die bei der Beschreibung dieser Best Practice durch die Teilnehmer auftauchten, gehörten:

• Etabliert
• Anpassbar
• Skalierbar
• Einfach über mehrere Änderungen hinweg zu implementieren
• Einfach in jeder Phase des Projekts anzuwenden

Wie Organisationen einen strukturierten Ansatz verwenden, variiert in der Forschung. Sechsundsiebzig Prozent verwenden eine Änderungsmanagementmethodik als allgemeine Anleitung, während 46% sie als Checkliste für Aktivitäten und 38% zur Überwachung des Fortschritts verwenden (die Teilnehmer konnten mehrere Antworten auswählen, was zu insgesamt mehr als 100% führte).

Auch hier zeigt die Forschung, wie sehr die Anwendung eines strukturierten Ansatzes zum Erfolg beiträgt. Teilnehmer, die einen strukturierten Ansatz anwendeten, erlebten mit 33% höherer Wahrscheinlichkeit eine gute oder ausgezeichnete Effektivität des Änderungsmanagements als Teilnehmer ohne Methodik.

Kommunizieren Sie häufig und offen

Change Management Praktiker kämpfen oft gegen das Missverständnis, dass Change Management „nur Kommunikation ist.“ Obwohl Change Management viel mehr als das ist, ist effektive Kommunikation entscheidend, um Veränderungen erfolgreich zu führen. Über die Häufigkeit hinaus nannten die Teilnehmer diese Faktoren als wichtig für den Erfolg:

• Trittfrequenz
• Konsistenz
• Transparenz
• Nutzung mehrerer Kommunikationskanäle
• Bevorzugte Absender

Darüber hinaus identifizierten die Teilnehmer wichtige Kommunikationsthemen, z. B. warum die Änderung stattfindet, Erwartungen, langfristige Planperspektiven, Auswirkungen der Änderung auf die Mitarbeiter und wesentliche Geschäftstreiber.

Engage With Front-Line Employees

Wir wenden Change Management an, um Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und wie sie sich auf sie auswirken, und sie für den erfolgreichen Übergang durch den Prozess auszustatten — was zu erfolgreichen Ergebnissen für Organisationen führt. Angesichts dieses Ziels wird deutlich, warum Mitarbeiterengagement und -partizipation als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren identifiziert wurden. Taktiken zur Steigerung des Engagements umfassen:

• Hervorheben von „Was ist für mich drin?“ (WIIFM)
• Identifizierung und Aufbau von Beziehungen zu betroffenen Gruppen
• Sicherstellen, dass betroffene Gruppen ein angemessenes Schulungsniveau erhalten
• Einbeziehung der Mitarbeiter bei der Identifizierung einer vorgeschlagenen Lösung und eines zukünftigen Zustands

Das Ziel dieser Bemühungen ist es, den Mitarbeitern zu helfen, die Bereitschaft zu demonstrieren, an der Veränderung teilzunehmen und mit den Menschen zusammenzuarbeiten, die die Veränderung anführen.

Verstärkung ist ein kritischer Schritt im Change-Management-Prozess. Da die meisten Organisationen heute mit Veränderungen gesättigt sind und Praktiker viele Veränderungen gleichzeitig jonglieren müssen, vernachlässigen sie diesen Schritt oft. Die unzureichende Berücksichtigung von Verstärkungs- und Nachhaltigkeitsaktivitäten wirkt sich negativ auf das Gesamtergebnis der Änderung aus. Teilnehmer, die Verstärkungsaktivitäten planten, erreichten mit 20% höherer Wahrscheinlichkeit die Projektziele als diejenigen, die dies nicht taten.

Dedizierte Ressourcen für das Änderungsmanagement

Ihr Projekt benötigt dedizierte Ressourcen und Finanzmittel, um die Arbeit am Änderungsmanagement zu erledigen. Dedicated change management resources and funding means having access to:

• Appropriate funding and resources
• Dedicated resources with change management experience
• A change team or community of flexible, ambitious, decisive, collaborative individuals

Ein Forschungsteilnehmer lieferte diesen aufschlussreichen Kommentar: „Wenn es nicht jemandes Job ist, dann ist es niemandes Job.“ Um die Vorteile des Change Managements zu realisieren, muss jemand dafür verantwortlich sein und Zugang zu einer angemessenen Finanzierung haben. Die Daten zeigen eine positive und aussagekräftige Korrelation zwischen einer dedizierten Ressource (Person) und der allgemeinen Effektivität des Änderungsmanagements. Teilnehmer, die über dedizierte Ressourcen verfügten, erzielten signifikant häufiger eine gute oder hervorragende Effektivität des Änderungsmanagements als Teilnehmer ohne dedizierte Ressource.

Engage and Integrate With Project Management

Die Forschung von Prosci hat den allgemeinen Trend der Integration von Change Management-Arbeit mit Projektmanagement-Aktivitäten unterstrichen. Diese komplementären Disziplinen kreuzen sich natürlich während des gesamten Lebens einer Initiative. In der neuesten Studie integrierten 74% der Teilnehmer Projektmanagementarbeit und Change Management-Arbeit bis zu einem gewissen Grad. Als sie dies als einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren identifizierten, gaben sie Beispiele dafür, wie sie Integration erreicht haben:

• Hinzufügen von Change-Management-Aktivitäten zum Projektplan
• Zusammenarbeit mit dem Projektteam
• Ausrichten von Change-Plänen an Projektplänen
• Kombinieren oder Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Rollen
• Bereitstellung von Change-Management-Schulungen für das Projektteam

Immer mehr Organisationen erkennen den Wert der Integration von Projektmanagement und Change Management. Teilnehmer, die diese beiden Disziplinen integrierten, erreichten oder übertrafen die Projektziele mit einer um 17% höheren Wahrscheinlichkeit als diejenigen, die sich nicht integrierten.

Engage With and Support Middle Managers

Manager können in Zeiten des Wandels zum größten Verbündeten eines Change Practitioners werden, da sie den von Veränderungen betroffenen Mitarbeitern am nächsten stehen. Die Teilnehmer erklärten diesen Top-Mitwirkenden als:

• Betonung der Kommunikation über die Veränderung und die Rolle der Manager im Wandel
• Durchführung von Einzelgesprächen, Teambesprechungen und Ausrichtungssitzungen
• Konzentration auf die Bewusstseinsbildung, einschließlich der Auswirkungen der Veränderung, der geschäftlichen Gründe für die Veränderung und der Notwendigkeit eines Änderungsmanagements
• Bereitstellung von Materialien, Werkzeugen und Unterstützung, die Managern helfen, die Veränderung zu verstehen und zu steuern
• Einbindung und Einbeziehung von Managern in den frühen Phasen der Veränderung und während des gesamten Projektlebenszyklus

Die neueste Studie zeigt: manager als die Gruppe, die am widerstandsfähigsten gegen Veränderungen ist, wobei 42% der Teilnehmer sie als solche identifizieren. Die Teilnehmer glauben, dass ein Großteil dieses Widerstands hätte gemildert werden können, indem diese Gruppe im Änderungsplan gründlich angesprochen würde.

Was das für Sie bedeutet

Prosci hat in den letzten zwei Jahrzehnten 11 Best Practices für Change Management-Berichte erstellt und Daten von mehr als 8.000 Change Leadern in 85 Ländern zusammengestellt. Verwenden Sie diese Best Practices, um:

• Beginnen Sie Ihre Change-Management-Arbeit mit den wichtigsten Konzepten
• Bewerten Sie Ihren aktuellen Ansatz
• Integrieren Sie absichtlich Best Practices in Ihre tägliche Arbeit

Die Disziplin des Change Managements wächst immer noch, und die Best Practices sind im Laufe der Jahre gewachsen und haben sich verändert. Durch die Berücksichtigung und Implementierung der hier vorgestellten Best Practices können Sie und Ihre Organisation weiter wachsen und mit der Disziplin lernen.