Stellt Ihr Unternehmen den Mitarbeitern Petty Cash zur Verfügung? Kleingeldfonds sind kleine Geldbeträge, mit denen Unternehmen kostengünstige Ausgaben wie Briefmarken oder Donuts für ein Meeting bezahlen. Wenn Sie jedoch in Ihrem kleinen Unternehmen einen Kleingeldfonds einrichten möchten, sollten Sie darauf vorbereitet sein, ein Kleingeldbuchhaltungssystem zu erstellen.

Sie müssen Kleingeldtransaktionen aufzeichnen, auch wenn Sie denken, dass sie zu niedrig sind, um eine Rolle zu spielen. Ohne ein Kleingeldsystem kann die regelmäßige Verwendung kleiner Bargeldbeträge zu einer großen Diskrepanz in Ihren Büchern führen. Und wenn Sie Aufzeichnungen über alle Ausgaben Ihres Unternehmens führen, können Sie Steuerabzüge geltend machen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Einrichtung eines Kleingeldfonds, die Abwicklung der Kleingeldbuchhaltung, die Abstimmung Ihres Kleingeldkontos und die Beantragung eines Steuerabzugs zu erfahren.

Gründung eines Petty Cash Fund

Petty Cash Funds sind nützliche Alternativen zum Schreiben von Schecks oder zur Verwendung Ihrer Geschäftskreditkarte zur Deckung kleiner Ausgaben. Kleingeldmittel werden verwendet, um Artikel für Ihr Unternehmen zu kaufen, Mitarbeiter, die Geschäftsartikel gekauft haben, zu erstatten oder Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie sich entscheiden, einen Petty Cash Fund einzurichten, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um Ihre Petty Cash Accounting-Aufgaben zu vereinfachen:

• Wählen Sie einen Kleingeldverwalter und einen Kleingeldkassierer
• Bestimmen Sie den Betrag für den Kleingeldfonds
• Entscheiden Sie, wofür Kleingeldfonds verwendet werden können
• Wählen Sie einen Höchstbetrag für Kleingeldanträge

Der Kleingeldverwalter ist ein Mitarbeiter, der für die Verwaltung und Verteilung von Kleingeld an die Mitarbeiter verantwortlich ist. Der Kleingeldkassierer ist jemand (z. B. Sie oder ein Angestellter), der Geld in den Kleingeldfonds steckt, wenn es zu niedrig wird, und die Kleingeldbuchhaltung übernimmt. Sie sollten separate Mitarbeiter bitten, diese Rollen zu übernehmen, um Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern.

Sie müssen bestimmen, wie hoch der Petty Cash Fund ist. Einige Unternehmen legen $ 50 in ihren Petty Cash Fund, während andere $ 250 setzen — die Höhe Ihres Fonds hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab.

Was können Mitarbeiter mit Petty Cash Funds kaufen? Sie sollten Grenzen setzen, bevor Sie Kleingeld verteilen. Zum Beispiel können Mitarbeiter kein Kleingeld verwenden, um sich Kaffee zu kaufen.

Schließlich sollten Sie einen Höchstbetrag auswählen, den Mitarbeiter für Kleingeldtransaktionen anfordern können. Wenn der Mitarbeiter mehr als das Kleingeldanforderungslimit ausgeben muss, kann er die Geschäftskreditkarte verwenden.

Kleingeldbuchhaltung

Wie bei jeder anderen Art von Transaktion müssen Sie Kleingeldtransaktionen in Ihren Buchhaltungsbüchern für kleine Unternehmen erfassen.

Um die Art und Weise zu verbessern, wie Sie mit der Kleingeldbuchhaltung umgehen, benötigen Sie für jede Transaktion einen Kleingeldbeleg. Erstellen Sie außerdem einen Kassenzettel mit dem Betrag, dem Namen des Mitarbeiters und dem Datum, an dem Sie den Mitarbeitern Kleingeld geben. Wenn Sie oder Mitarbeiter mit Kleingeld bezahlen, bewahren Sie die Quittung auf und fügen Sie den Kleingeldschein der Quittung für Ihre Unterlagen bei.

Für die Kleinkassenbuchhaltung müssen Sie ein Protokoll erstellen, in dem Ihre Transaktionen aufgeführt sind. Und Sie müssen einen Petty Cash Journaleintrag aufzeichnen, wenn Sie Geld in den Petty Cash Fund legen und wenn das Geld den Fonds verlässt. Erwägen Sie, mindestens einmal im Monat Kleingeldtransaktionen in Ihren Büchern aufzuzeichnen.

Also, wie funktioniert die Kleinkassenbuchhaltung?

Petty Cash log

Erstellen Sie ein Petty Cash Log, in dem angegeben ist, was gekauft wurde, der Betrag des Kaufs, das Datum des Kaufs, das betroffene Konto (z. B. Bürobedarfskonto) und welcher Mitarbeiter das Geld erhalten hat.

Hier ist ein Beispiel für ein Petty Cash-Protokoll:

Journaleintrag für die Einzahlung von Geld in den Petty Cash Fund

Wenn Ihr Petty Cash Kassierer Geld in den Petty Cash Fund steckt, muss er einen Journaleintrag in Ihren Büchern erstellen. Der Eintrag muss einen Anstieg Ihres Kleingeldkontos und einen Rückgang Ihres Geldkontos aufweisen. Um dies zu zeigen, belasten Sie Ihr Kleingeldkonto und schreiben Sie Ihr Geldkonto gut.

Ihr Kassenbuchformat sollte dem folgenden Eintrag ähneln:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Erstellen Sie dann einen weiteren Journaleintrag, der das Kleingeldkonto belastet und das Geldkonto gutschreibt.

Journaleintrag zum Entfernen von Geld aus dem Kleingeldfonds

Sie (oder Ihr Kleingeldkassierer) müssen auch Journaleinträge erstellen, aus denen hervorgeht, wofür Kleingeldmittel verwendet werden.

Um Journaleinträge zu erstellen, die Kleingeldkäufe anzeigen, müssen Sie die entsprechenden Konten belasten (z. B. Bürobedarfskonto, wenn Sie Verbrauchsmaterialien kaufen) und Ihr Kleingeldkonto gutschreiben.

Sie können mehrere Konten belasten, je nachdem, wie oft Sie Ihre Bücher für die Kleingeldbuchhaltung aktualisieren.

Ihr Kleingeldbuchhaltungsformat sollte folgendermaßen aussehen:

Petty cash accounting examples

Let’s say you weisen Sie Ihrem Kleingeldfonds 75 USD zu. Wenn Sie Geld in den Fonds einzahlen, müssen Sie einen Journaleintrag erstellen, der Ihr Kleingeldkonto belastet und Ihr Geldkonto gutschreibt.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 für Pizza für ein Team-Meeting
• $14.00 für Bürobedarf

Sie müssen Ihr Petty Cash Log aktualisieren, um die oben genannten Ausgaben detailliert darzustellen. Ihr Petty Cash Log würde folgendermaßen aussehen:

Aktualisieren Sie Ihre Bücher, nachdem Sie Quittungen von Ihren Mitarbeitern gesammelt haben, um die verwendeten Petty Cash anzuzeigen. Sie müssen Ihr Porto belasten, Mahlzeiten und Unterhaltung, und Bürobedarfskonten und Gutschrift Ihres Kleingeldkontos.

Petty Cash reconciliation

Ihre Petty Cash-Aufzeichnungen können aufgrund von Diebstahl durch Mitarbeiter oder Buchhaltungsfehlern ungenau sein. Um Unstimmigkeiten zu beheben, stimmen Sie Ihre Kleingeld ab.

Für die Petty Cash Reconciliation subtrahieren Sie den Betrag in Ihrem Petty Cash Fund von dem in Ihren Büchern angegebenen Betrag. Dies zeigt Ihnen, wie viel Geld Sie aus dem Fonds abgehoben haben. Vergleichen Sie diesen Betrag mit dem Gesamtbetrag, der auf Ihren Quittungen aufgeführt ist, um festzustellen, ob Ihre Konten gleich sind.

Petty Cash Steuerabzug

Viele Ihrer Geschäftsausgaben sind steuerlich absetzbar, einschließlich Einkäufe mit Ihrem Petty Cash Fund.

Sie können einige Kleingeldkäufe von Ihren Unternehmenssteuern abziehen, wenn Sie über die richtigen Unterlagen verfügen, um Ihre Ansprüche zu belegen.

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