Abschlussbuchungen erfolgen am Ende eines Abrechnungszyklus als Satz von Journaleinträgen. Die Abschlussbuchungen dienen dazu, die Guthaben von bestimmten temporären Konten auf permanente Konten zu übertragen. Dadurch wird der Saldo der temporären Konten auf Null zurückgesetzt, sodass die nächste Abrechnungsperiode beginnen kann.

Der Prozess überträgt diese temporären Kontostände in permanente Einträge in der Bilanz des Unternehmens. Temporäre Konten, die jeden Zyklus schließen, umfassen Konten für Einnahmen, Ausgaben und Dividenden.

Die Aktiva, Passiva und Eigenkapitalkonten der Bilanz werden jedoch nicht geschlossen. Diese permanenten Konten und ihre Endsalden dienen als Anfangssalden für die nächste Abrechnungsperiode.

Der Zweck des Abschlusses von Einträgen

Ein Begriff, der häufig für das Schließen von Einträgen verwendet wird, ist das „Abgleichen“ der Konten des Unternehmens. Buchhalter führen Abschlussbuchungen durch, um die Einnahmen, Ausgaben und temporären Kontostände in Vorbereitung auf den neuen Abrechnungszeitraum auf Null zurückzusetzen.

Die Abschlussbuchungen werden ebenfalls erfasst, so dass die Gewinnrücklagen der Gesellschaft einen tatsächlichen Umsatzanstieg aus dem Vorjahr sowie einen Rückgang aus Dividendenzahlungen und Aufwendungen ausweisen.Einbehaltene Gewinne sind jene Gewinne, die nicht als Dividenden an die Aktionäre ausgeschüttet werden, sondern für weitere Investitionen, oft in Werbung, Verkauf, Produktion und Ausrüstung, einbehalten werden.

Das Einkommenszusammenfassungskonto

Das Einkommenszusammenfassungskonto dient als temporäres Konto, das nur während des Abschlussvorgangs verwendet wird. Es enthält alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Mit anderen Worten, es enthält das Nettoeinkommen oder die Gewinnzahl, die nach Abzug aller Geschäftsausgaben, Abschreibungen, Schuldendienstkosten und Steuern verbleibt. Das Einkommenszusammenfassungskonto berücksichtigt bei der Erstellung des Jahresabschlusses nicht, da sein einziger Zweck darin besteht, während des Abschlussprozesses verwendet zu werden.

Vier Schritte zum Abschließen der Abschlusseinträge

Schließen Sie die Abschlusseinträge mit den folgenden Schritten ab:

1. Suchen Sie die Umsatzkonten im Testsaldo, der alle Umsatz- und Kapitalkonten im Hauptbuch des Unternehmens auflistet. Sie werden sehen, dass sie ein Guthaben haben. Um sie auf Null zurückzusetzen, müssen Sie für jedes Umsatzkonto eine Abbuchung vornehmen, um den Saldo auf das Ertragszusammenfassungskonto zu verschieben.
2. Suchen Sie die Spesenkonten in der Testbilanz. Sie werden sehen, dass sie einen Sollsaldo haben. Führen Sie eine Gutschrift für jedes Ausgabenkonto auf dem Ertragszusammenfassungskonto durch, um die Gesamtsummen des Ausgabenkontos auf Null zurückzusetzen.
3. Wenn das Ertragszusammenfassungskonto nach Abschluss der Buchungen ein Guthaben aufweist oder die Gutschriftsbeträge die Belastungen überschritten haben, weist das Unternehmen ein Nettoeinkommen auf. Wenn der Sollsaldo die Gutschriften übersteigt, hat das Unternehmen einen Nettoverlust. Jetzt muss die Ergebnisübersicht für das Gewinnrücklagenkonto geschlossen werden. Führen Sie einen Journaleintrag durch, um das Ertragszusammenfassungskonto zu belasten und das Gewinnrücklagenkonto gutzuschreiben.
4. Der letzte Schritt besteht darin, das Dividendenkonto auf Gewinnrücklagen zu schließen. Das Dividendenkonto hat einen normalen Sollsaldo. Gutschrift des Dividendenkontos und Belastung des Gewinnrücklagenkontos. Die Gewinnrücklagen spiegeln nun den entsprechenden Betrag des ihm zugewiesenen Nettoergebnisses wider.

Für die meisten Unternehmen ist damit der Abrechnungszyklus für den aktuellen Zeitraum abgeschlossen.

Eine Verknüpfung und Softwarehandhabung

Die oben beschriebene vierstufige Methode funktioniert gut, da sie einen klaren Prüfpfad bietet. Für kleinere Unternehmen kann es sinnvoll sein, das Einkommenszusammenfassungskonto zu umgehen und stattdessen temporäre Einträge direkt auf dem Gewinnrücklagenkonto zu schließen.

Das Endergebnis ist ebenso genau, mit temporären Konten auf dem Gewinnrücklagenkonto für die Darstellung in der Bilanz des Unternehmens geschlossen.

In einigen Fällen kann Buchhaltungssoftware die Übertragung von Salden auf ein Einkommenszusammenfassungskonto automatisch verarbeiten, sobald der Benutzer den Abrechnungszeitraum schließt. Die Einträge finden „hinter den Kulissen“ statt, oft ohne Einkommenszusammenfassungskonto, das im Kontenplan oder in anderen Transaktionsdatensätzen angezeigt wird.