Seyfarth Synopsis: California Labor Code 221 säger att det är ”olagligt för någon arbetsgivare att samla in eller ta emot från en anställd någon del av lönerna … betalas … till nämnda anställd.”Med andra ord kan arbetsgivare inte bara ta tillbaka pengar för att korrigera en överbetalning av löner. Men vad händer om du upptäcker att du av misstag har betalat för mycket för en anställd?

det är inte en back to school special—det är ett fallfall (och en shoppingresa)! Nej, det är faktiskt en arbetsgivares överbetalning av en anställds lön. Det händer och tyvärr, tillräckligt arbetsgivare har gått om att återhämta överbetalningar på fel sätt, lämnar ett spår av rättsfall och väntetid straff.

så, som arbetsgivare, kan du återställa en överbetalning av löner till en anställd? Svaret är ett rungande … kanske!

Kom in i Black Friday: Kan jag dra av överbetalningen från den vanliga lönechecken?

Nej. Arbetsgivare kör ofta i konflikt med Kaliforniens lag när de automatiskt drar av lönerna från en anställds lönecheck eller slutlön för att återkräva en överbetalning av lönen. Även om en anställd muntligt håller med om att arbetsgivaren kan hålla tillbaka en överbetalning—antingen som ett engångsbelopp som dras av från nästa lönecheck eller i avdrag som dras av från flera lönecheckar—kan arbetsgivaren bryta mot lagen. Det rekommenderas starkt att få något återbetalningsavtal i en skrift undertecknad av både arbetstagaren och arbetsgivaren.

försök att träffa en affär

När en arbetsgivare upptäcker en överbetalning av löner är det bäst att först närma sig arbetstagaren och förklara det. Kanske har arbetstagaren inte märkt överbetalningen och är behaglig att skriva en check för att returnera överbetalningen. Ofta kommer anställda att finna det bekvämare att göra bra på överbetalningar över tid, och ofta genom löneavdrag. Denna praxis är acceptabel så länge avtalet är skriftligt, är frivilligt och undertecknas av arbetstagaren. Om en anställd lämnar företaget med återstående återbetalningsavbetalningar kan arbetsgivaren inte dra av det återstående saldot från en anställds slutlön, utan ett nytt skriftligt avtal. Se Barnhill mot Sanders, 125 Cal. App. 3d 1 (1981).

utestående belopp som är skyldiga av en anställd vid separation kan vara svåra att återhämta sig och kan kräva att arbetsgivaren lämnar in i domstol. Många belopp kan återvinnas genom småmål domstol men belopp över $10,000 måste återvinnas i Superior Court. Domstolsåtgärder för att återkräva överbetalda löner kan vara kostnads oöverkomliga, men en arbetsgivare framgångsrik i domstol kan få en dom och garnera arbetstagarens löner (från nästa arbetsgivare) för att återkräva överbetalningen.

se upp för minimilön!

När du ingår ett återbetalningsavtal med en anställd för en överbetalning, var försiktig så att någon betalning inte leder till att arbetstagarens löner sjunker under minimilönen för den löneperioden.

olagliga avdrag kan leda till mer gratis pengar!

om en arbetsgivare gör ett olagligt avdrag från en anställds lönecheck för att återkräva en löneöverbetalning, kan den förskräckta medarbetaren lämna in en löneanspråk hos DLSE eller lämna in en rättegång. Ett konstaterande mot en arbetsgivare kan utsätta arbetsgivaren för påföljder och arbetstagarens advokatkostnader. Anställda kan också lyckas med vedergällningsanspråk om de släpps ut eller drabbas av andra negativa anställningsåtgärder för att lämna in en fordran hos DLSE eller för att klaga på ett olagligt avdrag.

vad händer om en anställd vägrar att återbetala överbetalningen?

anställda som trotsar sin skyldighet att återbetala överbetalningar kan släppas, frånvarande särskilda omständigheter. Och om en anställd uppvisar oärlighet genom att vägra att återbetala pengar som erhållits i ett fallfall, kan även EDD tänka två gånger och förneka arbetslöshetsersättning.

Workplace Solutions

• utveckla en skriftlig policy i din handbok för att ta itu med förfaranden för överbetalning av löner.
• granska korrigeringarna för överbetalning till anställda med din lönepersonal.
• var uppmärksam på att hitta ett återbetalningsalternativ som inte kommer att orsaka ekonomiska svårigheter för arbetstagaren.
• när du behöver, kontakta din favorit Seyfarth advokat för att utarbeta ett återbetalningsavtal för dig.

redigerad av Christopher J. Truxler