idag är ett tryckt brev vanligtvis reserverat för viktig professionell kommunikation, såsom rekommendationsbrev, jobbbrev, avgångsbrev, juridisk korrespondens och företagskommunikation. Eftersom ett brev är ett formellt kommunikationssätt vill du veta hur man skriver ett som är professionellt.
korrekt formatering är särskilt viktigt om du skickar en papperskopia till mottagaren snarare än ett e-postmeddelande eftersom brevet måste passa sidan och se bra ut.
följande exempelbokstavsformat illustrerar den information du behöver inkludera när du skriver ett brev, tillsammans med råd om lämplig typsnitt, hälsning, avstånd, stängning och signatur för företagskorrespondens.
Sample Letter Format
kontaktinformation (inkludera din kontaktinformation om du inte skriver på brevhuvud som redan innehåller den.)
ditt namn
din adress
din Stad, Stat Postnummer
ditt telefonnummer
din e-postadress
Datum
kontaktinformation (personen eller företaget du skriver till)
namn
Titel
företag
adress
Stad, Stat Postnummer
hälsning (exempel på hälsning)
Kära Herr/Ms efternamn:
använd en formell hälsning, inte ett förnamn, om du inte känner personen väl. Om du inte känner till personens kön kan du skriva ut deras fulla namn. Till exempel” Kära Pat Crody ”istället för” kära Mr.Crody ”eller” kära ms. Crody.”Om du inte känner till mottagarens namn är det fortfarande vanligt och acceptabelt att använda det gammaldags ”som det kan beröra.”
Brevkropp
- första stycket i ditt brev bör ge en introduktion till varför du skriver så att din anledning att kontakta personen är uppenbar från början.
- ange sedan i följande stycken specifika detaljer om din begäran eller den information du tillhandahåller.
- Det sista stycket i ditt brev bör upprepa anledningen till att du skriver och tacka läsaren för att ha granskat din begäran. Om det är lämpligt bör det också artigt be om ett skriftligt svar eller om möjligheten att ordna ett möte för att ytterligare diskutera din begäran.
stängning
Med vänliga hälsningar, (avslutande exempel)
signatur
handskriven signatur (för en papperskopia brev, använd svart eller blått bläck för att underteckna brevet.)
typad signatur
brevmall för att ladda ner
Här är en provbokstav som du kan ladda ner (kompatibel med Google Docs och Word Online), eller så kan du se texten nedan. Observera att Nicole i detta exempel känner Jason Andrews tillräckligt bra för att använda sitt förnamn i hälsningen.
professionellt brev exempel
Nicole Thomas
35 Chestnut Street
dell village, Wisconsin 54101
555-555-5555
[email protected]
3 augusti 2020
Jason Andrews
chef
LMK Company
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101
kära Jason,
jag skriver för att avgå från min position som kundtjänstrepresentant, från och med den 14 augusti 2020.
Jag har nyligen bestämt mig för att gå tillbaka till skolan, och mitt program börjar i början av September. Jag lämnar in min avgång nu så att jag kan vara så hjälpsam som möjligt för dig under övergången.
Jag har verkligen haft min tid att arbeta med dig och alla andra i vårt team på LMK. Det är sällsynt att hitta en kundtjänstroll som erbjuder lika mycket möjlighet att växa och lära sig, liksom ett så positivt, inspirerande team av människor att växa och lära sig med.
Jag är särskilt tacksam för din vägledning medan jag övervägde att främja min utbildning. Ditt stöd har betytt så mycket för mig.
låt mig veta om det finns något jag kan göra för att hjälpa dig att hitta och träna min ersättare.
Tack och lyckönskningar,
Nicole Thomas (signatur papper)
Nicole Thomas
expandera
Tips för att formatera ditt brev
för att se till att ditt brev ser professionellt ut, följ dessa tips:
- ditt brev ska vara enkelt och fokuserat; gör syftet med ditt brev klart.
- vänster motivera ditt brev.
- enstaka mellanslag ditt brev och lämna ett mellanslag mellan varje stycke.
- Använd ett vanligt teckensnitt som Arial, Times New Roman, Courier New eller Verdana. Teckenstorleken ska vara 10 eller 12 poäng.
- lämna en tom rad efter hälsningen och före stängningen.
- affärsbrev ska alltid skrivas ut på vitt bondpapper snarare än på färgat papper eller personligt brevpapper.
- Om du skickar ett e-postbrev, här är vad du ska inkludera och hur du formaterar din signatur.
Sök efter formateringsfel och stavfel
När du har skrivit ditt affärsbrev, korrekturläsa det och stavningskontrollera det på skärmen. Skriv sedan ut det och läs det igenom minst en gång till, kontrollera eventuella fel eller stavfel. Detta är viktigt eftersom det ofta är lättare att upptäcka fel på en papperskopia.
att läsa det högt är ett bra sätt att fånga ett misstag.
var på jakt efter formateringsfel, till exempel två stycken som inte har ett mellanslag mellan dem eller rader som är indragna felaktigt. Sedan, innan du lägger ditt brev i ett kuvert, Skriv över ditt skrivna namn med svart eller blått bläck.
Om du använder Microsoft Word eller ett annat ordbehandlingsprogram för att skriva ditt brev finns det mallar som kan hjälpa dig att formatera ditt brev korrekt. Här är mer information om gratis Microsoft Word brev mallar.
mer Brevskrivningsinformation
att veta hur man skriver affärsbrev är en viktig färdighet, så här är flera ytterligare artiklar för dig att lära dig mer:
börja med grunderna
börja med grunderna om hur man skriver ett affärsbrev med ett allmänt format och granska olika affärsbrevsmallar. Dessutom kan du titta på dessa anställningsrelaterade affärsbrev exempel. Granska mer information om formatering och ta en titt på ett annat exempel på ett företags brevformat.
granska exempel
Om du gillar att lära dig genom att titta på exempel finns det många typer av affärsbrev att välja mellan, till exempel omslag, intervju tackbrev, uppföljningsbrev, jobbacceptans eller avvisningsbrev, avgångsbrev och uppskattningsbrev. Du hittar alla de tillsammans med prover av affärs-och anställningsrelaterade brev i denna översyn av brevprover.
skicka ett e-postmeddelande
inte alla affärsbrev skrivs ut och skickas. Om du planerar att skicka ett e-postmeddelande, granska dessa riktlinjer för professionella e-postmeddelanden och brevskrivning.