Prosci har undersökt bästa praxis för förändringshantering i mer än 20 år. För varje utgåva av bästa praxis inom förändringshantering frågar vi våra studiedeltagare,

”vilka är de största bidragsgivarna till ett framgångsrikt förändringshanteringsinitiativ?”

kollektivt och konsekvent pekar deltagarnas svar på sju enkla faktorer som påverkar resultaten av ett förändringsinitiativ. Dessa är de bästa metoderna för förändringshantering, som rapporterats till Prosci av mer än 8 000 personer som är involverade i förändringshantering.

7 bästa praxis för förändringshantering

1. mobilisera aktiv och synlig verkställande sponsring
2. tillämpa en strukturerad förändringshanteringsmetod
3. kommunicera ofta och öppet
4. engagera sig med frontlinjeanställda
5. ägna resurser för förändringshantering
6. engagera och integrera med projektledning
7. engagera och stödja mellanchefer

forskningsdeltagare som identifierade dessa bidragsgivare var erfarna utövare, projektledare, chefer och konsulter. Sextiotvå procent av deltagarna i den 11: e upplagan av Best Practices in Change Management hade mer än fyra års engagemang i att tillämpa change management, och nästan 25% hade mer än 12 år.

mobilisera aktiv och synlig sponsring

att ha en positiv ledare som aktivt guidar organisationen genom förändring och deltar synligt under hela förändringens livscykel är den största bidragsgivaren till framgång. Betydelsen av sponsring citerades fyra gånger oftare än nästa bidragsgivare för att ändra framgång. Deltagarna använde konsekvent nyckelorden” aktiv och synlig ” för att beskriva denna topp bidragsgivare. Aktiv och synlig sponsring innebär att sponsorn är:

• stödja förändringen genom att konsekvent uppmärksamma förändringen och behovet av förändringshantering
• kämpa för förändringen genom att leda och motivera andra i organisationen
• fatta effektiva och inflytelserika beslut angående förändringen, inklusive att anpassa prioriteringar bland andra ledare i organisationen
• upprätthålla direkt kommunikation med projektlednings-och förändringsledningsgrupperna och förblir tillgänglig under förändringen
• påverka kamrater för att upprätthålla inköp och delta i en koalition av sponsring

grafen nedan visas en tydlig korrelation mellan sponsorskapets effektivitet och sannolikheten för att uppfylla projektmålen. Projekt med extremt effektiva sponsorer var mer än dubbelt så benägna att uppfylla sina mål än de med mycket ineffektiva sponsorer.

om du inte är säker på hur du hjälper din sponsor att bli aktiv och synlig, eller om du är sponsor och vill ha mer förtydligande, läs den här artikeln om sponsorns Roll.

tillämpa en strukturerad Förändringshanteringsmetod

ett avsiktligt och definierat tillvägagångssätt för att hantera förändringar ger den struktur som krävs för att hålla sig på rätt spår. Det öronmärker tillräcklig tid för meningsfulla aktiviteter och ger utrymme för att identifiera och åtgärda luckor under hela projektets livscykel. Att använda ett formellt tillvägagångssätt gör också processer repeterbara för konsekvent tillämpning av förändringshantering på fler initiativ i hela organisationen. Nyckelord som uppstod när deltagarna beskrev denna bästa praxis inkluderade:

• etablerad
• anpassningsbar
• skalbar
• lätt att implementera över flera ändringar
• lätt att applicera i varje fas av projektet

hur organisationer använder ett strukturerat tillvägagångssätt varierat i forskningen. Sjuttiosex procent använder en förändringshanteringsmetod för allmän vägledning, medan 46% använder den som en checklista för aktiviteter och 38% använder den för att övervaka framstegen (deltagarna kunde välja flera svar, vilket resulterade i totalt mer än 100%).

återigen avslöjar forskningen hur mycket att tillämpa ett strukturerat tillvägagångssätt bidrar till framgång. Deltagare som tillämpade ett strukturerat tillvägagångssätt var 33% mer benägna att uppleva god eller utmärkt förändringsledningseffektivitet än de utan metodik.

kommunicera ofta och öppet

förändringshanteringsutövare kämpar ofta mot missuppfattningen att förändringshantering är ” bara kommunikation.”Även om förändringshantering är mycket mer än så är effektiv kommunikation avgörande för att leda förändringar framgångsrikt. Utöver frekvensen citerade deltagarna dessa faktorer som viktiga för framgång:

• Cadence
• konsistens
• transparens
• utnyttja flera kommunikationskanaler
• föredragna avsändare

dessutom identifierade deltagarna viktiga ämnen att kommunicera som varför förändringen sker, förväntningar, långsiktiga planperspektiv, hur förändringen kommer att påverka anställda och viktiga affärsdrivrutiner.

engagera med frontlinjen anställda

Vi tillämpar förändringsledning för att hjälpa anställda att förstå varför förändring är nödvändig och hur det kommer att påverka dem, och att utrusta dem att övergången genom processen framgångsrikt—vilket resulterar i framgångsrika resultat för organisationer. Med tanke på detta mål är det tydligt varför medarbetarnas engagemang och deltagande identifierades som en ledande bidragsgivare till framgång. Taktik för att öka engagemanget inkluderar:

• markering ” Vad är det för mig?”(WIIFM)
• identifiera och bygga relationer med påverkade grupper
• säkerställa påverkade grupper får lämplig Utbildningsnivå
• involvera anställda i att identifiera en föreslagen lösning och framtida tillstånd

målet med dessa ansträngningar är att hjälpa anställda att visa vilja att delta i förändringen och samarbeta med de personer som leder förändringen.

förstärkning är ett kritiskt steg i förändringshanteringsprocessen. Eftersom de flesta organisationer är mättade med förändring idag, och utövare måste jonglera många förändringar samtidigt, försummar de ofta detta steg. Otillräcklig hantering av förstärknings-och hållbarhetsverksamhet har en negativ inverkan på det övergripande resultatet av förändringen. Deltagare som planerade för förstärkningsaktiviteter var 20% mer benägna att uppnå projektmål än de som inte gjorde det.

ägna Förändringshanteringsresurser

ditt projekt behöver dedikerade resurser och finansiering för att få förändringsarbetet gjort. Dedikerade förändringshanteringsresurser och finansiering innebär att ha tillgång till:

• lämplig finansiering och resurser
• dedikerade resurser med förändringshanteringserfarenhet
• ett förändringsteam eller en gemenskap av flexibla, ambitiösa, avgörande, samarbetande individer

en forskningsdeltagare gav denna insiktsfulla kommentar: ”om det inte är någons jobb, så är det ingen jobb.”För att förverkliga fördelarna med förändringshantering måste någon vara ansvarig för det och ha tillgång till en lämplig mängd finansiering. Uppgifterna avslöjar en positiv och meningsfull korrelation mellan att ha en dedikerad resurs (person) och övergripande förändringshanteringseffektivitet. Deltagare som hade dedikerade resurser var betydligt mer benägna att uppnå god eller utmärkt förändringshanteringseffektivitet än de utan en dedikerad resurs.

engagera och integrera med Projektledning

Prosci: s forskning har understrukit den gemensamma trenden att integrera förändringsarbete med projektledningsaktiviteter. Dessa kompletterande discipliner korsar naturligtvis vägar under hela initiativets liv. I den senaste studien integrerade 74% av deltagarna projektledningsarbete och förändringsarbete till viss del. När de identifierade detta som en topp bidragsgivare till framgång, de gav exempel på hur de uppnådde integration:

• lägga till förändringshanteringsaktiviteter i projektplanen
• arbeta tillsammans med projektgruppen
• anpassa förändringsplaner med projektplaner
• kombinera eller tilldela ansvar och roller
• tillhandahålla förändringsledningsutbildning till projektgruppen

fler och fler organisationer inser värdet av att integrera projektledning och förändringsledning. Deltagare som integrerade dessa två discipliner var 17% mer benägna att uppfylla eller överträffa projektmålen än de som inte integrerade.

engagera och stödja mellanchefer

chefer kan bli en förändringspraktikers största allierade i förändringstider eftersom de är närmast anställda som påverkas av förändring. Deltagarna förklarade denna topp bidragsgivare som:

• betona kommunikation om förändringen och chefernas roller i förändring
• hålla en-mot-en-möten, gruppmöten och anpassningssessioner
• fokusera på medvetenhetsskapande, inklusive hur förändringen kommer att påverka dem, affärskälen till förändringen och behovet av förändringshantering
• tillhandahålla material, verktyg och support som hjälper chefer att förstå och navigera i förändringen
• engagera och involvera Chefer under de tidiga faserna av förändringen och under hela projektets livscykel

den senaste studien avslöjar mitten chefer som den grupp som är mest motståndskraftig mot förändring, med 42% av deltagarna som identifierar dem som sådana. Deltagarna tror att en majoritet av detta motstånd kunde ha mildrats genom att noggrant ta itu med denna grupp i förändringsplanen.

vad detta betyder för dig

Prosci har producerat 11 bästa praxis i Förändringshanteringsrapporter under de senaste två decennierna och sammanställt data från mer än 8 000 förändringsledare i 85 länder. Använd dessa bästa metoder för att:

• börja ditt förändringsarbete med de begrepp som betyder mest
• utvärdera din nuvarande strategi
• avsiktligt införliva bästa praxis i ditt dagliga arbete

disciplinen för förändringshantering växer fortfarande, och de bästa metoderna har vuxit och förändrats genom åren. Genom att överväga och implementera de bästa metoderna som presenteras här kan du och din organisation fortsätta växa och lära dig tillsammans med disciplinen.