ger ditt företag petty cash till anställda? Små kontantfonder är små mängder kontanter som företag använder för att betala för billiga kostnader, som frimärken eller munkar för ett möte. Men om du ska etablera en liten kontantfond hos ditt lilla företag, var beredd att skapa ett småkontant redovisningssystem.

Du måste spela in småskaliga kontanttransaktioner, även om du tycker att de är för låga för att betyda. Utan ett litet kontantsystem kan du använda små kontantbelopp regelbundet till en stor skillnad i dina böcker. Och när du håller register över alla dina företags utgifter kan du göra anspråk på skatteavdrag.

läs vidare för att lära dig om att skapa en petty cash fund, hantera petty cash accounting, förena ditt petty cash-konto och kräva skatteavdrag.

att upprätta en liten kontantfond

små kontantfonder är användbara alternativ till att skriva checkar eller använda ditt företagskreditkort för att täcka små utgifter. Små kontantmedel används för att köpa varor för ditt företag, ersätta anställda som köpt affärsartiklar eller för att göra ändringar.

Om du bestämmer dig för att upprätta en liten kontantfond, kan du göra följande för att förenkla dina småskaliga redovisningsansvar:

• välj en Petty cash depå och petty cash kassör
• Bestäm beloppet för petty cash fund
• Bestäm vilka petty cash fonder som kan användas för
• Välj ett maximalt belopp för petty cash förfrågningar

petty cash depå är en anställd som ansvarar för petty cash management och distribution till anställda. Petty cash cashier är någon (t.ex. du eller en anställd) som lägger pengar i petty cash fund när det blir för lågt och hanterar petty cash accounting. Du bör be separata anställda att ta på sig dessa roller för att motverka stöld av anställda.

Du måste bestämma hur mycket petty cash-fonden är inställd på. Vissa företag lägger $50 i sin lilla kontantfond medan andra lägger $250-beloppet på din fond beror på dina affärsbehov.

vad kan anställda köpa med små pengar? Du bör sätta gränser innan du distribuerar småpengar. Till exempel kan anställda inte använda småpengar för att köpa sig kaffe.

slutligen bör du välja ett maximalt belopp som anställda kan begära för småkontanttransaktioner. Om arbetstagaren behöver spendera mer än gränsen för småkontanter, kan de använda företagskreditkortet.

Petty cash accounting

precis som alla andra typer av transaktioner måste du registrera petty cash-transaktioner i dina småföretags bokföringsböcker.

för att förbättra hur du hanterar petty cash accounting, kräver ett petty cash kvitto för varje transaktion. Och skapa en liten kontantkredit som anger beloppet, anställdas namn och datum när du ger anställda småpengar. När du eller anställda betalar med petty cash, behåll kvittot och fäst petty cash slip till kvittot för dina poster.

För petty cash accounting måste du skapa en logg som beskriver dina transaktioner. Och, du måste spela in en petty cash journal post när du lägger pengar i petty cash fonden och när pengar lämnar fonden. Överväg att spela in småkontanttransaktioner i dina böcker minst en gång per månad.

Så, hur fungerar petty cash bokföring?

Petty cash log

skapa en petty cash log som beskriver vad som köptes, inköpsbeloppet, inköpsdatumet, det berörda kontot (t.ex. Kontorsmaterielkonto) och vilken anställd som fick pengarna.

Här är ett exempel petty cash log:

Journal entry för att sätta pengar i petty cash fund

När din petty cash kassör sätter pengar i petty cash fund, måste de skapa en journalpost i dina böcker. Posten måste visa en ökning av ditt Petty Cash-konto och en minskning av ditt Cash-konto. För att visa detta, debitera ditt Petty Cash-konto och kreditera ditt Cash-konto.

ditt petty cash book-format ska likna följande post:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Skapa sedan en annan journalpost som debiterar Petty Cash-kontot och krediterar Cash-kontot.

journalpost för att ta bort pengar från petty cash fund

Du (eller din petty cash kassör) måste också skapa journalanteckningar som visar vilka petty cash fonder går mot.

för att skapa journalanteckningar som visar petty fund-köp måste du debitera motsvarande konton (t.ex. Kontorsmaterielkonto om du köper leveranser) och kreditera ditt Petty Cash-konto.

Du kan debitera flera konton, beroende på hur ofta du uppdaterar dina böcker för petty cash accounting.

ditt petty cash accounting format ska likna detta:

Petty cash accounting examples

Let’s say you utse $ 75 till din lilla kontantfond. När du lägger pengar i fonden måste du skapa en journalpost som debiterar ditt Petty Cash-konto och krediterar ditt Cash-konto.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 för pizza för ett lagmöte
• $14.00 för kontorsmaterial

Du måste uppdatera din lilla kontantlogg för att specificera ovanstående utgifter. Din petty cash log skulle se ut så här:

Efter att ha samlat in kvitton från dina anställda, uppdatera dina böcker för att visa de använda petty cash. Du måste debitera din Porto, måltider och underhållning, och kontorsmateriel konton och kredit din Petty Cash konto.

Petty cash avstämning

dina petty cash poster kan vara felaktiga på grund av anställd stöld eller bokföringsfel. För att åtgärda avvikelser, förena dina småpengar.

för petty cash avstämning, subtrahera beloppet i din petty cash fond från det belopp som anges i dina böcker. Detta visar hur mycket pengar du har tagit ut från fonden. Jämför detta belopp med det totala beloppet som anges på dina kvitton för att avgöra om dina konton är lika.

Petty cash skatteavdrag

många av dina affärskostnader är avdragsgilla, inklusive inköp gjorda med din petty cash fond.

Du kan dra av några små kontantköp från dina företagsskatter om du har rätt register för att stödja dina fordringar.

Vill du ha ett enkelt sätt att spela in småpengar i dina böcker? Patriots online bokföringsprogram är lätt att använda och görs för icke-revisor. Dessutom erbjuder vi Gratis, USA-baserad support. Få din GRATIS Provperiod idag!

detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.