Ah, RFPs. Om du planerar att samarbeta med en byrå på en webbplats redesign projekt, du kan ha till uppgift att skriva en av dessa skrämmande dokument. Tyvärr finns det ingen branschövergripande, steg-för-steg-guide för att begära förslag på tjänster, och ofta faller RFP—processen på axlarna hos någon—eller en grupp människor-som inte känner till alla komplexiteten i moderna webbplatsdesignprojekt, vilket gör det nervpåfrestande, förvirrande och svårt.

Så vad gör du? Om du är som många organisationer samlar du varje person i organisationen som har en andel på webbplatsen och du ber om en önskelista över allt de vill se. Du skyndar dig igenom RFP-skrivprocessen eftersom ditt slutdatum hotar, skicka snabbt ut din RFP till alla möjliga byråer du kan tänka dig, och hoppas på det bästa. Sedan, byråerna ta en titt på din RFP, och göra alla typer av antaganden om storlek, omfattning, bredd, eller budgeten för projektet baserat på dina listade krav.

de hamnar förvirrade över vad du faktiskt vill ha, pitch-tjänster du inte behöver, och du måste börja om eller bara gå med din tarm och välja förslaget med det snyggaste teckensnittet, snyggaste bilderna eller billigaste priset.

visst, att skriva RFP kan vara en skrämmande process, särskilt om ämnet ligger utanför ditt typiska kompetensområde. Om du inte är kristallklar om vad du vill uppnå med din nya webbplats får du inte det du behöver av projektet. I det ögonblick du börjar rusa genom din RFP eller försöker inkludera allt under solen, är din webbplats redesign dömd att misslyckas. Du kommer att spendera din tid och pengar på ett misslyckat, ineffektivt projekt och eventuellt förstöra din webbplats—i fokus för organisationens varumärke. Lita på oss, vi ser det varje dag.

nu låter det stort och läskigt, tycker du inte?

innan du börjar hyperventilera, ta ett djupt andetag. Vi är här för att gå igenom vanliga misstag vi ser i begäran om förslag, så att du inte upprepar dem. Vi hjälper dig att skapa RFP som ställer in dina projekt för framgång.

Problem #1: Du skapar en RFP när du inte behöver

Vissa organisationer krävs av företagets policyer, intressenters stadgar eller lagstiftningsbestämmelser för att skapa en RFP när de behöver hjälp med att omforma sin webbplats. Högre ed-institutioner, myndigheter och ideella organisationer faller ofta i denna kategori.

men andra organisationer väljer bara att skapa en begäran om förslag när de behöver hjälp med ett projekt, även när det inte är nödvändigt. Organisationer med möjlighet att undvika att skapa en RFP kan välja att göra det ändå eftersom det är vanligt i sin bransch, de tycker att det är lättare, grundligare och sparar tid.

Kom ihåg att RFP kan vara stora projekt och bör inte tas lätt. Även om du går in i skrivprocessen med en uppfattning om hur lång tid det tar eller hur noggrant det måste vara, riskerar du fortfarande att stöta på problem som kräver att du backpedal och stift ner mer information, lägga till dagar eller veckor till skapelseprocessen.

lösning: prata med byråer

om du upptäcker att din organisation inte kräver att du skriver en RFP, gör det inte.

istället Schemalägg tid för att chatta med byråer du kanske vill arbeta med. Se till betrodda kollegor och personer i ditt nätverk för rekommendationer. Kanske finns det en företagswebbplats som fångade ditt öga nyligen. Kanske byrån de arbetade med är ett bra val. Läs vittnesmål om byråer i ditt område och ta in byråer för intervjuer; du kan till och med ringa dem! Det kommer att ta lite inledande grunt arbete för dig att hitta den byrå du vill anställa, men du sparar båtlaster tid och minska risken för fel om du avstå från RFP helt och hållet.

av naturen begränsar RFP-processen kommunikationen mellan ditt företag och potentiella byråpartners. Tänk på processen som en anställningsprocess. Du skulle inte anställa någon som bara tittat på deras CV, eller hur? Självklart inte. Du vill få en känsla av hur bra de lyssnar på dig, och hur deras tankeprocess ser ut. Du vill ta reda på om du gillar att träffa dem och om du ser dig själv samarbeta bra. Dessa faktorer är viktigare än till och med det mest välskrivna RFP-svaret.

Problem # 2: du har inte en Budget eller tidslinje etablerad

att ha en budget i åtanke är ett absolut måste. Kostnader kan lägga upp snabbt, så det är viktigt byråer vet din ideala budget. På så sätt kan de mer exakt prioritera och ge vägledning i sitt förslag och få dig den bästa servicenivån för den budget du är bekväm att spendera.

catch-all-lösningen på din webbplats RFP woes är att prata med potentiella byråer, även om du fortfarande arbetar genom RFP-processen. Vi är glada och ivriga att hjälpa till.

Tänk på det så här: låt oss säga att du bygger ett hus. Du borde nog sätta ner din budget innan du gör något annat, eller hur? Du skulle inte överväga att prata med ett byggföretag, fastighetsmäklare eller arkitekt utan att ge dem en grov uppfattning om en budget. Varför behandla din webbplats—din primära digitala egendom-annorlunda?

samma regel gäller för din tidslinje. Vill du att ditt nya hus ska byggas om sex månader? Ett år? Två år? Precis som i det husbyggnadsprojektet spelar tidslinjen för slutförande en stor roll i vad som är möjligt för din organisation, så det är viktigt att ta gissningen ur det för potentiella byråpartners.

utan tidslinje eller budget lider både du och potentiella byråpartners. Byråer gör bokstavligen gissningar om vad din budget tillåter, och du är därför mycket mindre benägna att få ett förslag du älskar i ditt prisklass och inom din önskade tidslinje.

lösning: inkludera en budgetberäkning och grov tidslinje

försök att hitta ett nummer som fungerar för din budget och ett preliminärt slutdatum. Om detta visar sig vara för svårt är ett intervall mycket bättre än att bara ge Ingen information. Har du ingen aning om hur mycket ett projekt som detta borde kosta? Det är också acceptabelt att prata med en byrå om vad du bör förvänta dig att betala och hur en genomförbar tidslinje ska se ut.

Vi måste fråga: när du granskar förslag, är du skyldig att bläddra direkt till sidan som listar budgeten och tidslinjen och sedan eliminera eventuella förslag som faller utanför de budget-eller tidsrambegränsningar du har bestämt dig för? Vi trodde det. Du är inte ensam.

summan av kardemumman är detta: din RFP är inte platsen att förhandla prissättning; det är där du får kommunicera exakt vad du vill och vad du förväntar dig att betala för det. Med en budget och tidslinje kan du läsa igenom varje förslag och veta att var och en är en skräddarsydd lösning på ditt problem, baserat på information du har lämnat. Det gör att du kan fokusera på att välja den bästa strategiska planen för ditt företag istället för den bästa prispunkten.

Problem #3: Du har inte angett vilken del av din webbplats som ska ingå i projektet

detta är ett alltför vanligt problem. Du är så bekant med det vissa problematiska avsnittet på din webbplats—du har sannolikt diskuterat det internt i flera månader—att du glömmer att vara specifik om vad du vill se ändrat.

till exempel, om du är en del av marknadsavdelningen vid ett 4-årigt universitet och du hoppas kunna förbättra atletiska avdelningens webbplats, är det inte bra att helt enkelt säga, ”vi vill att vår webbplats görs om.”För många organisationer—särskilt de med komplexa strukturer och flera intressenter—blir webbplatser större och större när sidor läggs till för att tillfredsställa det senaste initiativet eller kampanjen. Du kanske tänker på Hemsidan och produkt – /programsidorna som din ”webbplats” när din webbplats faktiskt innehåller tusentals sidor.

Om du inte är specifik om vad du vill omdesignas, lämnas byråer att gissa och lämnar för mycket upp till slumpen. Om de gissar fel, du kommer att lämnas för att jämföra en massa mycket olika förslag till varandra, vilket gör det svårt att välja den bästa byråpartnern.

lösning: stelna parametrarna för ditt projekt

det är svårt för byråer att ta hand om omfattningen av din webbplats när du är osäker på det själv. Det bästa sättet att definitivt avgöra vad som behöver ingå i din RFP är att göra en granskning av din webbplats innan du skapar den. Det finns flera verktyg du kan använda för att ”granska” din webbplats—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush eller Moz, för att nämna några—men det är lika viktigt att du har någon som kan tolka de data du samlar in, oavsett om de är en intern anställd eller byråpartner.

När du har utfört din webbplatsrevision kan du sedan tydligt bestämma vad som ska ingå i ditt webbdesignprojekt och vad som kan utelämnas.

Problem # 4: Du har inte detaljerat dina innehållsbehov

det är viktigt att förstå att ett webbplatsdesignprojekt är mycket mer än teckensnitt, bilder, HTML, CSS och färgpaletter. En stor del av en webbplats redesign kommer att fokusera på innehåll som för närvarande finns på sidorna eller innehåll som saknas från din webbplats.

”innehåll” behov av en webbplats redesign kan ta många former: en innehållsstrategi kan behöva utvecklas för att styra ytterligare innehållsresurser; webbplatsinnehåll kan behöva granskas för att bedöma relevans och värde; helt ny sida eller avsnitt innehåll kan behöva skrivas från grunden; befintligt innehåll kan behöva uppdateras, återanvändas eller omorganiseras; och i vissa situationer kan innehåll behöva migreras från ett innehållshanteringssystem till ett annat.

Om du inte lägger ut exakt vad du behöver när du säger ”innehåll” kan du satsa byråer antar att du behöver den typ av innehåll de tillhandahåller och det kommer att vara en stor del av deras förslag.

lösning: Tänk på din budget och få specifik

fel på sidan av att vara för specifik. Några av de frågor du bör överväga är:

• letar du efter innehållsskapande, innehållsstrategi eller båda?
• hur mycket nytt innehåll vill du ha eller behöver på din webbplats?
• vem kommer att skapa det nya innehållet? Du, eller den blivande byråpartnern?
• har du Innehåll som kräver repurposing? Har du interna ämnesexperter som kan ge vägledning om detta?
• behöver du en innehållsmigrering till ett nytt CMS?
• planerar du att göra din innehållsrevision? Eller bör partnerbyrån inkludera det i sitt förslag?

Tänk på att webbplatser idag behöver högkvalitativt, aktuellt innehåll för att vara relevant, så dina innehållskrav kommer sannolikt att ta upp en stor del av din budget. Om dina behov inkluderar skapande av nytt innehåll och en fullständig migrering av innehåll kan du förvänta dig att det blir dyrare än en innehållsförnyelse med ditt befintliga CMS. Oavsett dina krav är, Se till att din budget ligger i ett intervall som gör dina önskemål genomförbara.

Problem # 5: Du sammanfogar affärsmål och projektmål

Om du vill att potentiella byråpartners ska förstå dina önskemål och behov, var tydlig i din fråga. ”Affärsmål” och ”projektmål” är termer som är peppared i de flesta RFP: er, och även om de är liknande begrepp—det senare är en del av det förra—att använda dem omväxlande är felaktigt och förvirrar bara situationen.

ett affärsmål är en övergripande prestation som ditt företag hoppas kunna uppnå på lång sikt-överväga detta din organisations ” varför.”Projektmål fungerar som språngbrädor för att möta det affärsmålet—överväga detta din organisations ”hur.”Om ditt affärsmål till exempel är att öka varumärkesmedvetenheten på din marknad kan två projektmål vara att producera blogginnehåll av hög kvalitet och använda betalda sociala medier för att marknadsföra det till nya målgrupper och driva dem tillbaka till din webbplats.

detta är ett vanligt problem vi ser hela tiden: du måste förstå både ”hur” och ”varför” av ditt webbplatsdesignprojekt för att det ska lyckas. Conflating eller misslyckas med att tydligt formulera affärsmål och projektmål kommer att leda till att byråpartners förlorar syn på vad du hoppas kunna uppnå med din webbplatsredesign—och du kan satsa på att deras förslag kommer att svänga långt ifrån din vision.

lösning: tydligt definiera och differentiera dina affärsmål och projektmål

detta hjälper byråer att tydligt förstå dina långsiktiga och kortsiktiga mål och hur du bäst hjälper dig att uppnå dem. Detta kan också hjälpa byråer att bestämma hur du ska fördela din budget, vilka mätvärden som ska spåras och definiera sann framgång i ditt projekt. Ju tydligare du formulerar dina affärsmål och projektmål, desto mer sannolikt är det att du får högkvalitativa förslag som innehåller noggrant utformade strategier.

har” hur ”spikas ner, men har inte riktigt identifierat ”varför”? Prata med byråer, även om du fortfarande arbetar genom RFP-processen. Vi hjälper gärna till.

Problem # 6: Du har inte övervägt webbplatsens tillgänglighetskrav

Om du tänker, ” webbtillgänglighet? Aldrig hört talas om det,” du är inte ensam. Alltför få varumärken är medvetna om vad det betyder eller varför det är viktigt. Webbtillgänglighet handlar om att se till att alla som vill engagera sig med din webbplats kan göra det, och det är planerat att bli lagligt obligatoriskt för alla ”platser för offentligt boende” 2018.

om du startar en helt omdesignad webbplats som inte överensstämmer med tillgänglighetsriktlinjerna, gissa vad? Du kommer att leta efter en ny redesign senare i år!

På grund av det rekommenderar vi att alla webbplatsdesignprojekt följer riktlinjerna för webbplatstillgänglighet enligt WCAG 2.0. Som en allmän regel rekommenderar vi att du åtminstone uppfyller nivå AA, men det kan variera beroende på din kundbas eller bransch. Detta kommer att påverka webbplatsaspekter som textstorlekar, färganvändning, hyperlänkriktlinjer och mobilvänliga layoutboende.

lösning: Tänk på hur tillgänglighet kan se ut på din webbplats

arbeta med ditt juridiska eller efterlevnadsteam för att se vilka krav din organisations webbplats kan behöva uppfylla, och se till att du tydligt listar dem i din RFP så att byråer håller sig inom parametrarna för lagbestämmelser.

som alltid är catch-all-lösningen att prata med potentiella byråer. Även om vi inte är advokater kan vi ge vägledning och insikt om tillgänglighetsöverväganden och hur de kommer att påverka ditt omdesignprojekts omfattning.

Problem # 7: Du har inte inkluderat något om dina Branding behov

Även om din organisation letar efter en fullständig webbplats redesign, en sak som bör förbli konsekvent är ditt varumärke. Din webbplats ska fortfarande se ut och känna att den tillhör dig, men vara en ny och förbättrad version. Om du inte specifikt letar efter ett”rebrand ”—vilket är mycket annorlunda än en webbplats”redesign” —bör din webbplats fortfarande ha en liknande röst, ton, uppdrag, logotyp och färgpalett för att säkerställa att den är igenkännlig för dina nuvarande kunder. Om du vet att du vill börja nytt med ett nytt varumärke, men din RFP misslyckas med att nämna något om branding, kommer byråer att anta att ditt varumärke är solid och kommer inte att ta itu med det i sina förslag.

lösning: var tydlig och detaljerad om dina varumärkesbehov

ge dem så mycket du kan. Om du letar efter ändringar i din logotyp eller företagsuppdrag, vision eller värderingar, bra! Var tydlig med det. Ge information om vilka delar av ditt varumärke du vill behålla och vilka du vill förbättra. Om ditt varumärke bara behöver små uppdateringar är det okej att behålla varumärkesförfrågningar i samma RFP. Om du funderar på något mer betydelsefullt, som att ändra namnet på din organisation, bör det behandlas som en del av ett varumärkesstrategiinitiativ innan du går vidare till ett webbplatsdesignprojekt.

se till att du inte conflate en webbplats redesign med en rebrand och be om fel sak i din RFP. Om du inte vill ha en rebrand, dela dina nuvarande varumärkesriktlinjer med potentiella byråer så att de får chansen att lära sig lite om ditt varumärke.

Problem # 8: Du försöker döda för många fåglar med en sten

låt oss säga att du letar efter en byrå som hjälper dig med webbplatsdesign, varumärkesstrategi och en digital marknadsföringskampanj. Det är lättare att bara sätta dessa alla i en RFP, eller hur?

fel.

När du lägger flera olika projekt med varierande mål och tidslinjer i en enda RFP, glansar du över för många detaljer och lämnar potentiella byråpartners att göra detsamma. Även om du har listat din budget, hur mycket av det ska tilldelas varumärkesstrategi? Hur mycket ska gå till din nya webbplats? Är tidslinjen som gäller bara din webbplats redesign, eller allt det? Hur planerar du att mäta projektets framgång?

om en byrå hjälpte dig att starta en framgångsrik ny webbplats och bygga ett varumärke du och dina kunder älskar, men vacklade i sin digitala marknadsföringskampanj, utgör det ett misslyckande för hela projektet? Poängen är att omfattningen av din RFP alltid bör byggas kring huruvida projektets framgång kan mätas tydligt eller inte. Detta tillvägagångssätt hjälper dig att inse när du har skapat en RFP som är för bred, för allmän eller innehåller olika framgångsmått.

lösning: fokusera på det viktigaste projektet, för nu

Vi kan höra varningsklockorna som hörs i ditt huvud redan, men oroa dig inte. Detta är viktigt för ditt företags framgång, så investera inte tid, energi och resurser i ett projekt som är oöverkomligt brett eller vagt—det är så företag tappar intresset och projekt skjuts upp.

använd din RFP för att fokusera på ett enda problem eller initiativ och arbeta med din byråpartner för att prioritera och ta itu med de andra problemen när det är vettigt att göra det. Börja med de problem som är uppdragskritiska—det vill säga de som kommer att hindra din förmåga att uppnå dina affärsmål—och gå därifrån. Rätt byråpartner kan hjälpa dig att skapa en önskelista när nya initiativ dyker upp och utvecklar en plan för att ta itu med dem.att samarbeta med en byrå för att arbeta mot dina projektmål kommer att förbättra dina chanser att ha framgångsrika, effektiva projekt som ger verkligt värde till din organisation och dess kunder.

redo för din webbplats Redesign?

gå ut och skriv den begäran om förslag! Inte så stor och skrämmande längre, eller hur? Om du inte tar något annat från det här inlägget, gör det här: ditt primära mål när du skapar en RFP är att ta bort behovet av potentiella byråer att anta något. Ställ oss frågor. Få förtydligande. Låt oss prata.

det ögonblick som en byrå måste anta, gissa eller spekulera om vad du letar efter från dem är det ögonblick som din RFP är dömd. Detaljerna är din bästa vän här. Ta gissningsspelen ur det och sätt din RFP på vägen till framgång.

har du fortfarande frågor? Vi är här för att hjälpa till.