într-o postare în fiecare lună, vizăm problemele interne de top pe care clienții noștri le-au identificat ca împiedicând capacitatea organizației lor de a funcționa la maximum. În acest post vom examina politicile și procedurile.

politicile și procedurile sunt necesare pentru o organizare lină și eficientă, cu mai puține conflicte și reprelucrări. Cu toate acestea, există adesea confuzie între ceea ce este o politică și ceea ce este o procedură și cum se creează p&P care sunt eficiente. În evaluările lor interne de planificare strategică, mulți dintre clienții noștri au comentat că politicile și procedurile lor lipsesc sau sunt ineficiente. În această postare pe blog, intenționăm să clarificăm definițiile și să vă oferim câteva sfaturi solide pentru a scrie politici și proceduri bune.

definițiile

să începem cu ceea ce este o politică și ce este o procedură.

• politicile unei organizații sunt declarațiile clare și concise ale parametrilor prin care o organizație își desfășoară activitatea. În esență, politicile sunt regulile pe care personalul le respectă pe măsură ce își îndeplinesc diferitele responsabilități.
• procedurile sunt instrucțiunile sau pașii care descriu modul de finalizare a unei sarcini sau de realizare a unei sarcini.una dintre cele mai simple și mai clare explicații pe care le-am auzit este aceasta. Dacă plecați într-o călătorie cu mașina, politicile pentru unitatea dvs. sunt regulile drumului pe care îl urmați, adică limitele de viteză, drumurile cu sens unic, fără zone de trecere etc. Procedurile pentru călătoria dvs. de conducere sunt direcțiile pe care le urmați pentru a ajunge acolo, adică., mergeți 75 de mile vest pe Interstate 40 până ajungeți la Nashville, apoi luați Interstate 65 Sud pentru 25 de mile etc. Politicile guvernează modul în care conduceți, procedurile vă spun ce să faceți pentru a ajunge la destinație.
  

  scrierea unor politici și proceduri bune

  la PGS, creăm politici pentru a ghida modul în care operăm în cadrul afacerii noastre. Folosim un șablon care include următoarele:

  • numele politicii și diviziunea organizației căreia i se aplică (finanțe, vânzări, executiv și așa mai departe)
  • scopul politicii. Aceasta este o scurtă declarație care definește ce vom avea atunci când această politică va fi în vigoare.
  • teoria politicii. Similar scopului, dar provenind dintr-un unghi diferit, teoria explică de ce acest lucru este important.în cele din urmă, enumerăm elementele politicii în sine sau regulile specifice pe care le respectăm cu toții în ceea ce privește această politică.

  de exemplu, avem un set „Admin Day” pentru PGS, o zi în care încercăm cu toții să fim prezenți la birou sau să lucrăm prin Skype fără întâlniri programate cu clienții sau întâlniri externe. În clarificarea Admin Day, avem o politică scrisă.

  scopul politicii zilei de administrare este: să se asigure că comunicarea între membrii echipelor este adecvată, că starea companiei este cunoscută membrilor echipei și că problemele sunt identificate și rezolvate prompt.

  teoria afirmă: menținerea înțelegere puternică în rândul membrilor echipei re. starea afacerii și rezolvarea problemelor care inhibă productivitatea membrilor echipei vor duce la o echipă și o organizație performantă.

  politica în sine pentru Admin Day include gloanțe de genul: „fiecare miercuri este ziua adminului desemnată de PGS.”, și ” membrii echipei sunt așteptați să participe la întâlnirea personalului nostru în fiecare miercuri la 8:30 A.M.”

  procedurile de la PGS au un aspect diferit. Aproape toate procedurile noastre sunt scrise ca diagrame. De exemplu, avem o diagramă de facilitator creată pentru fiecare fază a procesului nostru de planificare strategică vision Navigation. Aceste diagrame diagramă pașii generali care trebuie urmate pentru a se asigura că fiecare client devine un rezultat final de înaltă calitate din sesiunea.

  procedurile sunt, de asemenea, scrise frecvent ca o serie de pași într-un document word, cum ar fi pașii pentru introducerea informațiilor de facturare în Quickbooks.

  note finale privind elaborarea politicilor și procedurilor

  politicile și procedurile sunt esențiale pentru ca o organizație să păstreze toată lumea care operează de la aceleași principii de bază și să-și îndeplinească sarcinile într-un mod care să asigure un produs solid și fiabil de fiecare dată. Singura precauție în crearea unui set de politici și proceduri: aveți grijă să evitați excesul.

  avem câteva bloguri anterioare despre când să creați o politică și când să nu o faceți, vă vor ajuta să determinați când o politică este esențială și când nu este. în mod similar, procedurile sunt importante atunci când o abatere de la proces va duce la reprelucrare sau la un produs prost făcut sau pentru o sarcină extrem de complicată și complexă. Procedurile devin excesive atunci când sunt create pentru sarcini simple sau sarcini care pot fi realizate cu adevărat eficient într-o varietate de moduri pentru a obține același rezultat.

  care a fost experiența ta? Ne-ar plăcea să auzi gândurile tale. Trimiteți-ne un e-mail pentru a începe conversația.